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NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

TÉCNICAS DE ARQUIVO: ARQUIVO E SUA DOCUMENTAÇÃO
O que significa a palavra arquivo para você? Pense sobre este assunto, analisando estas duas situações.
- DOUTORA, A SENHORA JÁ USOU OS DOCUMENTOS QUE ME PEDIU? POSSO GUARDÁ-LOS? - PERGUNTOU A SECRETÁRIA.
- ESSES PROCESSOS EMPILHADOS AQUI À ESQUERDA VOCÊ DEIXA SOBRE MINHA MESA, POIS AINDA VOU CONSULTAR. JÁ ESSAS PASTAS, PODE GUARDÁ-LAS NO ARQUIVO LÁ DA MINHA SALA.
- MARCOS, PRECISAMOS ANALISAR ALGUNS DOCUMENTOS SOBRE A ESCRAVIDÃO No BRASIL, PARA TERMINARMOS AQUELE TRABALHO!
- VAMOS ENTÃO Ao ARQUIVO NACIONAL? LÁ, com CERTEZA, ENCONTRAREMOS MUITO MATERIAL INTERESSANTE!
Você percebeu que a palavra arquivo foi empregada nessas situações com dois sentidos diferentes, não é mesmo?
Na primeira situação, a doutora se referiu a arquivo como um móvel próprio, geralmente de aço ou madeira, usado para guardar documentos. Mas no caso seguinte, Marcos usou a palavra arquivo para citar o Arquivo Nacional, que é um órgão público encarregado de guardar e conservar a documentação produzida ou recebida por instituições governamentais de âmbito federal.
E você, se lembrou de outros usos para a palavra arquivo? Veja se algum deles aparece aqui, pois a palavra arquivo é utilizada em nosso dia-a-dia com diferentes sentidos, ainda que bastante relacionados entre si.
Com qual desses sentidos vamos trabalhar no manual? Para começar, podemos analisar a origem da palavra, que ainda não está esclarecida.
Há estudiosos que defendem a idéia de ela ter se originado do grego arché, que significa palácio dos registrados, tendo evoluído mais tarde para o termo archeion, que é o local de guarda e depósito de documentos. Outros, no entanto, dizem que a palavra é originária do latim archivum que significa, também no conceito antigo, o lugar onde os documentos eram guardados.
Atualmente, adotamos um outro conceito para arquivo, como este do americano Solon Buck:

Arquivo
É O CONJUNTO DE DOCUMENTOS OFICIALMENTE PRODUZIDOS E RECEBIDOS POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, ARQUIVADOS E CONSERVADOS POR SI E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS.
Podemos, então, a partir desse conceito, tirar algumas conclusões sobre a finalidade e as funções de um arquivo.
A primeira finalidade de um arquivo e servir à administração de uma instituição qualquer que seja a sua natureza. Depois que a atividade administrativa acaba, os arquivos começam a funcionar para a história e para a cultura. Temos aí a outra finalidade, que surge em conseqüência da anterior: servir à história, como fonte de pesquisa.
No entanto, qualquer que seja a finalidade de um arquivo, as suas funções básicas são as mesmas: guardar e conservar os documentos, de modo a serem utilizados para atender a interesses pessoais ou oficiais.

CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS
Provavelmente, vários tipos de arquivo já passaram pela sua cabeça até agora, não é?
O arquivo da escola onde estudou; aquele organizado pela família de um amigo; o que foi consultado para fazer uma pesquisa; o que havia no setor de pessoal onde você trabalhou por algum tempo; ou, ainda, o arquivo de discos que viu em uma gravadora.
E cada um desses arquivos apresentam características bem variadas. Daí serem classificados em quatro grupos, de acordo com:
- a natureza da entidade que os criou;
- os estágios de sua evolução;
- a extensão da sua atenção;
- a natureza dos seus documentos.
Vamos analisar cada um desses grupos em separado.
De acordo com a entidade criadora
Considerando a natureza da entidade que criou o arquivo, ele se classifica em:
PÚBLICO - arquivo de instituições governamentais de âmbito federal (central ou regional) ou estadual ou municipal.
Exemplos: o arquivo de uma secretaria estadual de saúde ou da prefeitura de um município.
INSTITUCIONAL - está relacionado, por exemplo, às instituições educacionais, igrejas, corporações não-lucrativas, sociedades e associações.
Exemplos: o arquivo de um centro de educação experimental ou de um sindicato.
COMERCIAL- arquivo de firmas, corporações e companhias.
Exemplos: o arquivo de uma loja, de um escritório de engenharia ou de um banco.
FAMILIAR OU PESSOAL- diz respeito ao arquivo organizado por grupos familiares ou por pessoas, individualmente.
Exemplo: o arquivo preparado por uma dona de casa, contendo certidões de nascimento e casamento; declarações de imposto de renda; documentos relativos a transações de compra e venda de imóveis; recibos de pagamentos efetuados a terceiros; fotos e cartas.
De acordo com o estágio de evolução
Quando levamos em conta o tempo de existência de um arquivo, ele pode pertencer a um destes três estágios:
ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE OU CORRENTE - guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada. Pode ser mantido em local de fácil acesso para facilitar a consulta.
Somente os funcionários da instituição têm competência sobre o seu trato, classificação e utilização. O arquivo corrente é também conhecido como arquivo de movimento.
Exemplo: o arquivo do setor de almoxarifado de uma empresa de exportação, contendo as requisições de material do ano em curso.
ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE OU INTERMEDIÁRIO - inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque deixaram de ser usados com freqüência. Mas eles ainda podem ser consultados pelos órgãos que os produziram e os receberam, se surgir uma situação idêntica àquela que os gerou. Não há necessidade de esses documentos serem conservados nas proximidades das repartições ou escritórios, e a sua permanência no arquivo é transitória, uma vez que estão apenas aguardando para serem eliminados ou remetidos ao arquivo permanente.
Exemplo: o arquivo dos dez últimos anos da documentação de pessoal de uma empresa.
ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE OU PERMANENTE - nele se encontram os documentos que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, é esporádico. Eles são conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram. Esse tipo de arquivo é o que denominamos arquivo propriamente dito
Exemplo: o arquivo de uma secretaria de estado com os planos de governo do início do século.

De acordo com a extensão da atenção
Os arquivos se dividem em:
ARQUIVO SETORIAL -estabelecido junto aos órgãos operacionais, cumprindo as funções de um arquivo corrente.
Exemplo: o arquivo da contabilidade de uma empresa comercial.
ARQUIVO CENTRAL OU GERAL - destina-se a receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos que integram a estrutura de uma instituição. Nesse caso, portanto, as atividades de arquivo corrente são centralizadas.
Exemplo: o arquivo único das diversas faculdades de uma universidade.

De acordo com a natureza de seus documentos
Dependendo das características dos documentos que compõem o arquivo, ele se classifica em:
ARQUIVO ESPECIAL - guarda documentos de variadas formas físicas como discos, fitas, disquetes, fotografias, microformas (fichas microfilmadas), slides, filmes, entre outros. Eles merecem tratamento adequado não apenas quanto ao armazenamento das peças, mas também quanto ao registro, acondicionamento, controle e conservação.
Exemplo: o arquivo de microfilmes de uma instituição financeira ou os disquetes de uma firma de advocacia.

ARQUIVO ESPECIALIZADO - tem sob sua guarda os documentos de um determinado assunto, de um campo específico, como o hospitalar, o da medicina, engenharia, imprensa, entre outros. São chamados, inadequadamente, de arquivos técnicos.
Exemplo: o arquivo de peças como ossos, dentes e fetos de uma escola de enfermagem.
Você percebeu, pelos exemplos apresentados, que um mesmo arquivo pode pertencer a mais de um grupo? Veja!
. O arquivo de uma secretaria estadual de saúde foi exemplificado como um arquivo público, de âmbito estadual porque estávamos considerando o tipo de instituição que o criou: um órgão do governo do estado. Mas ele também pode ser classificado como um arquivo de primeira idade ou corrente, caso seus documentos sejam utilizados com freqüência pelos funcionários. Pode ser ainda um arquivo central, que serve a todos os setores daquela secretaria.
Vamos continuar o estudo? já falamos bastante sobre os diferentes tipos de arquivos e demos alguns exemplos de documentos que compõem os arquivos. Mas o que caracteriza, exatamente, o documento de um arquivo?

CLASSIFICAÇÃO DOS DOCUMENTOS
Pense novamente sobre os vários tipos de arquivo aqui apresentados e faça uma lista de alguns documentos que possam estar sob sua guarda.
Você, com certeza, se lembrou de diferentes documentos, já que eles são bem variados. Só para exemplificar, apresentamos alguns para você conferir com os seus e complementar a sua lista:
- cadastros de funcionários, de escolas, de clientes, de vendedores;
- histórico escolar de alunos, avaliação de desempenho de funcionários;
- discos, fitas, disquetes, fotos, gravuras, filmes, microfilmes, jornais, revistas, mapas, quadros;
- notas fiscais, faturas, duplicatas, promissórias;
- relatórios variados, atas de reuniões, ofícios, cartas, memorandos;
- fichas, tabelas e formulários de qualquer natureza;
- certidões de um modo geral.
A partir desses exemplos e de outros escritos em sua lista, o que você conclui a respeito do que seja um documento de arquivo? Pense e depois veja se também chegou a esta conclusão:

Documento
É TODO MATERIAL RECEBIDO OU PRODUZIDO POR UM GOVERNO, ORGANIZAÇÃO OU FIRMA, NO DECORRER DE SUAS ATIVIDADES, E QUE SE CONSTITUI ELEMENTO DE PROVA OU DE INFORMAÇÃO. ELE É ARQUIVADO E CONSERVADO POR ESSAS INSTITUIÇÕES E SEUS SUCESSORES, PARA EFEITOS FUTUROS. UM DOCUMENTO DE ARQUIVO TAMBÉM PODE SER AQUELE PRODUZIDO OU RECEBIDO POR PESSOA FÍSICA, NO DECURSO DE SUA EXISTÊNCIA.
Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formas diferentes. Daí eles serem classificados em dois grupos:
Quanto ao gênero
Considerando o aspecto externo, se em texto, audiovisual, sonoro, isto é, o gênero dos documentos de um arquivo, eles podem ser bem variados, como você vê nestas figuras.
É importante destacar que a documentação escrita ou textual se apresenta de inúmeros tipos físicos ou espécies documentais. Alguns deles já foram até lembrados aqui, em exemplos anteriores: contratos, folhas de pagamento, livros contábeis, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários e correspondências.
Quanto à natureza do assunto
Quando levamos em conta a natureza do assunto tratado em um documento, ele pode ser:
OSTENSIVO - cuja divulgação não prejudica a administração. Exemplos: notas fiscais de uma loja; escala de plantão de uma imobiliária.
SIGILOSO - de conhecimento restrito e que, por isso, requer medidas especiais de salvaguarda para sua divulgação e custódia. Os documentos sigilosos ainda se subdividem em outras quatro categorias, tendo em vista o grau necessário de sigilo e até onde eles podem circular.
ULTRA-SECRETO - seu assunto requer excepcional grau de segurança que deve ser apenas do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: documentos relacionados à política governamental de alto nível e segredos de Estado (descobertas e experiências de grande valor científico; negociações para alianças militares e políticas; planos de guerra; informações sobre política estrangeira de alto nível).
SECRETO - seu assunto exige alto grau de segurança, mas pode ser cio conhecimento de pessoas funcionalmente autorizadas para tal, ainda que não estejam intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.
Exemplos: planos, programas e medidas governamentais; assuntos extraídos de matéria ultra-secreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão (planos ou detalhes de operações militares); planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; projetos de aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros, e também, os meios e processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos (escritos em cifras ou códigos) importantes e sem classificação anterior.
CONFIDENCIAL - seu assunto, embora não requeira alto grau de segurança, só deve ser do conhecimento de pessoas autorizadas, para não prejudicar um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
Exemplos: informações relativas a pessoal, finanças e material de uma entidade ou um indivíduo, cujo sigilo deve ser mantido por interesse das partes; rádio-freqüência de importância especial ou aquelas que são usualmente trocadas; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes para a segurança nacional.
RESERVADO - seu assunto não deve ser do conhecimento do público, em geral.
Exemplos: partes de planos, programas, projetos e suas respectivas ordens e execução; cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

ORGANIZAÇÃO
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição, pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho, Estas fases se constituiriam em:
- levantamento de dados;
- análise dos dados coletados;
- planejamento;
- implantação e acompanhamento.
Levantamento de dados
Se arquivo é o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade – sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento seria bastante difícil compreender e avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.
O levantamento deve ter início pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituição mantenedora do arquivo e ser complementado pela coleta de informações sobre a sua documentação.
Assim sendo, é preciso analisar o gênero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartográficos, iconográficos, informáticos etc.); as espécies de documentos mais freqüentes (cartas, faturas, relatórios, projetos, questionários etc.); os modelos e formulários em uso; volume e estado de conservação do acervo; arranjo e classificação dos documentos (métodos de arquivamento adotados); existência de registros e protocolos (em fichas, em livro); média de arquivamentos diários; controle de empréstimo de documentos; processes adotados para conservação e reprodução de documentos; existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação etc.
Além dessas informações, o arquivista deve acrescentar dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, nível de escolaridade, formação profissional); o equipamento (quantidade, modelos, estado de conservação); a localização física (extensão da Área ocupada, condições de iluminação, umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio).
Análise dos dados coletados
De posse de todos os dados mencionados no item anterior, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo, e fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
Em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem A sua realidade operacional. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razoes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.
Planejamento
Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a formulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir.
Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição; centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo; escolha de métodos de arquivamento adequados; estabelecimento de normas de funcionamento; recursos humanos; escolha das instalações e do equipamento; constituição de arquivos intermediário e permanente; recursos financeiros.
Posição do arquivo na estrutura da instituição
Embora não se possa determinar, de forma generalizada, qual a melhor posição do órgão de arquivo na estrutura de uma instituição, recomenda-se que esta seja a mais elevada possível, isto é, que o arquivo seja subordinado a um órgão hierarquicamente superior, tendo em vista que irá atender a setores e funcionários de diferentes níveis de autoridade. A adoção desse critério evitará sérios problemas na Área das relações humanas e das comunicações administrativas.
Se a instituição já contar com um órgão de documentação, este será, em principio, o órgão mais adequado para acolher o arquivo, uma vez que a tendência moderna é reunir todos os órgãos que tenham como matéria-prima a informação.
Ao usuário não interessa onde se encontra armazenada a informação - numa biblioteca, numa memória de computador, num microfilme, ou num arquivo tradicional. Daí a importância da constituição de sistemas de informação, dos quais o arquivo deve participar, dotados de recursos técnicos e materiais adequados para atender à acelerada demanda de nossos tempos.
Centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo
Ao se elaborar um plano de arquivo, um aspecto importante a ser definido diz respeito à centralização ou descentralização dos serviços de arquivo.
Centralização
Por sistema centralizado de arquivos correntes entende-se não apenas a reunião da documentação em um único local, como também a concentração de todas as atividades de controle - recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição - de documentos de uso corrente em um único órgão da estrutura organizacional, freqüentemente designado de Protocolo e Arquivo, Comunicações e Arquivo, ou outra denominado similar.
Dentre as inúmeras e inegáveis vantagens que um sistema centralizado oferece, citam-se: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo; maiores possibilidades de padronização de normas e procedimentos; nítida delimitação de responsabilidades; constituição de conjuntos arquivísticos mais completes; redução dos custos operacionais; economia de espaço e equipamentos.
A despeito dessas vantagens, não se pode ignorar que uma centralização rígida seria desaconselhável e até mesmo desastrosa como no caso de uma instituição de âmbito nacional, em que algumas de suas unidades administrativas desenvolvem atividades praticamente autônomas ou específicas, ou ainda que tais unidades estejam localizadas fisicamente distantes uma das outras, As vezes em Áreas geográficas diferentes - agências, filiais, delegacias -carecendo, portanto, de arquivos próximos para que possam se desincumbir, com eficiência, de seus programas de trabalho.
Descentralização
Recomenda-se prudência ao aplicar esse sistema. Se a centralização rígida pode ser desastrosa, a descentralização excessiva surtirá efeitos iguais ou ainda piores.
O bom senso indica que a descentralização deve ser estabelecida levando-se em consideração as grandes áreas de atividades de uma instituição.
Suponha-se uma empresa estruturada em departamentos Como Produção, Comercialização e Transportes, Além dos órgãos de atividades-meio ou administrativos, e que cada um desses departamentos se desãobre em divisões e/ou seções. Uma vez constatada a necessidade da descentralização para facilitar o fluxo de informações, esta deverá ser aplicada a nível de Departamento, isto é, deverá ser mantido um arquivo junto a cada Departamento, onde estarão reunidos todos os documentos de sua área de atuação, incluindo os produzidos e recebidos pelas
divisões e seções que o compõem.. Para completar o sistema deverá ser mantido também um arquivo para a documentação dos órgãos administrativos.
A descentralização dos arquivos correntes obedece basicamente a dois critérios:
- centralização das atividades de controle (protocolo) e descentralização dos arquivos;
- descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos.
Quando se fala em atividades de controle está-se referindo Aquelas exercidas em geral pelos órgãos.- de comunicações, isto é: recebimento, registro, classificação, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes.
a) Centralização das atividades de controle (protocolo) descentralização dos arquivos Neste sistema, todo o controle da documentação é feito pelo órgão central de comunicações, e os arquivos são localizados junto aos órgãos responsáveis pela execução de programas especiais ou funções específicas, ou ainda junto As unidades administrativas localizadas em áreas fisicamente distantes dos órgãos a que estão subordinadas.
Quando o volume de documentos é reduzido, cada órgão deverá designar um de seus funcionários para responder pelo arquivo entregue A sua guarda, e por todas as operações de arquivamento decorrentes, tais Como abertura de dossiês, controle de empréstimo, preparo para transferência etc.
Se a massa documental for muito grande, é aconselhável que o órgão central de comunicações designe um ou mais arquivistas ou técnicos de arquivo de seu próprio quadro de pessoal para responder pelos arquivos nos órgãos em que forem localizados.
A esses arquivos descentralizados denomina-se núcleos de arquivo ou arquivos setoriais.
b) Descentralização das atividades de controle (protocolo) e dos arquivos
Este sistema só deverá ser adotado quando puder substituir com vantagens relevantes os sistemas centralizados tradicionais ou os parcialmente descentralizados.
O sistema consiste em descentralizar não somente os arquivos, Como as demais atividades de controle já mencionadas anteriormente, isto é, os arquivos setoriais encarregar-se-ão, além do arquivamento propriamente dito, do registro, classificação, tramitação dos documentos etc.
Neste caso, o órgão de comunicações, que também deve integrar o sistema, funciona Como agente de recepção e de expedição, mas apenas no que se refere A coleta e A distribuição da correspondência externa. Não raro, além dessas tarefas, passa a constituir-se em arquivo setorial da documentação administrativo da instituição.
A opção pela centralização ou descentralização não deve ser estabelecida ao sabor de caprichos individuais, mas fundamentada em rigorosos critérios técnicos, perfeito conhecimento da estrutura da instituição A qual o arquivo irá servir, suas atividades, seus tipos e volume de documentos, a localização física de suas unidades administrativas, suas disponibilidades em recursos humanos e financeiros, enfim, devem ser analisados todos os fatores que possibilitem a definição da melhor política a ser adotada.
Coordenação
Para que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurança e eficiência é imprescindível a criação de uma COORDENAÇÃO CENTRAL, tecnicamente planejada, que exercerá funções normativas, orientadoras e controladoras.
A Coordenação terá por atribuições: prestar assistência técnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazei cumprir normas gerais de trabalho, de forma a manter a unidade de operação e eficiência do serviço dos arquivos setoriais; determinar normas específicas de operação, a fim de atender As peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organização ou reorganização dos arquivos setoriais, quando necessário; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais, tendo em vista a eficiência e a unidade de execução de serviço; promover reuniões periódicas com os encarregados dos arquivos setoriais para exame, debate e instruções sobre assunto de interesse do sistema de arquivos.
Esta Coordenação poderá constituir-se em um órgão da administração ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade, pois toda instituição, seja qual for o sistema adotado para os seus arquivos correntes,. deverá contar sempre com um arquivo permanente, centralizado, também chamado arquivo de terceira idade.
Assim, tendo em vista que o acervo dos arquivos permanentes é constituído de documentos transferidos dos arquivos correntes (sejam eles setoriais ou centrais), justifica-se perfeitamente que a COORDENAÇÃO DO SISTEMA seja uma de suas principais atribuições, a fim de que os documentos ao Ihe serem entregues para guarda permanente estejam ordenados e preservados dentro dos padrões técnicos de unidade e uniformidade exigidos pela Arquivologia.
Escolha de métodos de arquivamento
A importância das etapas de levantamento e análise se faz sentir de modo marcante no momento em que o especialista escolhe os métodos de arquivamento a serem adotados no arranjo da documentação corrente.
Na verdade, dificilmente se emprega um único método, pois há documentos que devem ser ordenados ora pelo assunto, nome, local, data e número.
Entretanto, com base na análise cuidadosa das atividades da instituição, aliada à observação de como os documentos são solicitados ao arquivo, é possível definir-se qual o método principal a ser adotado e quais os seus auxiliares. Exemplificando:
PATRIMÔNIO
Brasília
Rio de Janeiro
São Paulo
PESSOAL
ADMISSÃO
Aguiar, Celso
Bareta, Haydde
Borges, Francisco
Cardoso, Jurandir
Castro, Lúcia
Paes, Oswaldo
Paiva, Ernesto
Séllos, Zilda
Silva, Ana Maria
DEMISSÃO
FOLHAS DE PAGAMENTO
jan. a jul. de 1980
ago. a dez. de 1980
jan. a jul. de 1981

PROMOÇÃO
Supondo-se que esse esquema tenha sido elaborado observando-se as considerações assinaladas anteriormente, verifica-se que o arranjo principal é por assunto. No assunto Patrimônio encontra-se um arranjo secundário, por localidade (geográfico). Já no assunto Admissão tem-se um arranjo secundário, em ordem alfabética, pelo nome dos funcionários. Em Folhas de Pagamento encontra-se um arranjo secundário, em ordem cronológica.
Como se vê, o método principal escolhido foi o de assuntos, coadjuvado pelos métodos geográfico, alfabético e numérico cronológico, como auxiliares.
Outras modalidades de arranjo podem ainda ocorrer.
Para melhor atender aos usuários de um banco de investimentos, por exemplo, a documentação pode ser separada em dois grandes grupos: o de projetos de financiamento - ordenados e arquivados pelo número de controle que Ihe é atribuído ao dar entrada e que, daí por diante, irá Ihe servir de referência - e o grupo constituído de todo o restante da documentação, ordenada por assuntos.
Estabelecimento de normas de funcionamento
Para que os trabalhos não sofram solução de continuidade e mantenham uniformidade de ação é imprescindível que sejam estabelecidas normas básicas de funcionamento não só do arquivo em seus diversos estágios de evolução, como também do protocolo, uma vez que esse serviço é, na maioria das vezes, desenvolvido paralelamente aos trabalhos de arquivo.
Tais normas, depois de aplicadas e aprovadas na fase de implantação irão juntamente com modelos e formulários, rotinas, códigos de assunto e índices, integrar o Manual de Arquivo da instituição.

RECURSOS HUMANOS
Formação e regulamentação profissional
O arquivo possui, atualmente, importância capital em todos os ramos da atividade humana. No entanto, ainda é bastante comum a falta de conhecimentos técnicos por parte das pessoas encarregadas dos serviços de arquivamento, falta essa que ire influir, naturalmente, na vida da organização.
Teoricamente, o arquivamento de papéis é um serviço simples. Na prática, no entanto, essa simplicidade desaparece diante do volume de documentos e da diversidade de assuntos, surgindo dificuldades na classificação dos papéis.
Uma das vantagens da técnica de arquivo é a de capacitar os responsáveis pelo arquivamento para um perfeito . trabalho de seleção de documentos que fazem parte de um acervo, ou seja, separação dos papéis que possuem valor futuro, contendo informações valiosas, dos documentos inúteis.
Um serviço de arquivo bem organizado possui valor inestimável. E a memória viva da instituição, fonte e base de informações; aproveita experiências anteriores, o que evita a repetição, simplifica e racionaliza o trabalho.
Para que se atinjam esses objetivos, toma-se necessária a preparação de pessoal especializado nas técnicas de arquivo.
"Em questão de arquivo, a experiência não substitui a instrução, pois 10 anos de prática podem significar 10 anos de arquivamento errado e inútil' afirma a Prof.a Ignez B. C. D'Arafijo.
Até recentemente a formação profissional dos arquivistas vinha sendo feita através de cursos especiais, ministrados pelo Arquivo Nacional, Fundação Getúlio Vargas e outras instituições.
O valor e a importância dos arquivos oficiais e empresariais, para a administração e para o conhecimento de nossa História, passou a ser também objeto de interesse do Governo federal. Assim é que, a é de março de 1972, o Conselho Federal de Educação aprovou a criação do curso superior de arquivos, e a 7 do mesmo mês aprovou o currículo do curso de arquivística como habilitação profissional no ensino de segundo grau. Em agosto de 1974, foi instituído o Curso Superior de Arquivologia, com duração de três anos e, em 4 de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546, regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de é de novembro do mesmo ano, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de arquivo.
Atributos
Para o bom desempenho das funções dos profissionais de arquivo, são necessárias, além de um perfeito conhecimento da organização da instituição em que se trabalha e dos sistemas de arquivamento, as seguintes características: saúde, habilidade em lidar com o público, espírito metódico, discernimento, paciência, imaginação, atenção, poder de análise e de crítica, poder de síntese, discrição, honestidade, espírito de equipe e entusiasmo pelo trabalho.
Escolha das instalações e equipamentos
De igual importância para o bom desempenho das atividades de arquivo é a escolha do local adequado, quer pelas condições físicas que apresente - iluminação, limpeza, índices de umidade, temperatura, quer pela extensão de sua área, capaz de conter o acervo e permitir ampliações futuras.
Michel Duchein, especialista em instalações de arquivos e inspetor-geral dos Arquivos da Franga, tem vários livros e artigos publicados sobre a matéria, os quais devem ser consultados por tantos quantos se defrontam com problemas de construção ou adaptação de locais destinados A guarda de documentos. A lista dessas publicações encontra-se na bibliografia ao final deste volume.
Da mesma forma, a escolha apropriada do equipamento deverá merecer a atenção daqueles que estão envolvidos com a organização dos arquivos.
Considera-se equipamento, o conjunto de materiais de consumo e permanente indispensáveis a realização do trabalho arquivístico.
Material de consumo
Material de consumo é aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.
Ficha - é um retângulo de cartolina, grande ou pequeno, liso ou pautado, onde se registra uma informação. As dimensões variam de acordo com as necessidades, podendo ser branca ou de cor.
Guia divisória - é um retângulo de cartão resistente que serve para separar as partes ou seções dos arquivos ou fichários, reunindo em grupos as respectivas fichas ou pastas. Sua finalidade é facilitar a busca dos documentos e o seu rearquivamento.
No estudo das guias divisórias distinguem-se diversos elementos relacionados com a sua finalidade e funções, conforme veremos em seguida.
Projeção - é a saliência na parte superior da guia. Pode ser recortada no próprio cartão, ou nele ser aplicada, sendo então de celulóide ou de metal.
A abertura na projeção que recebe a tira de inserção chama-se janela.
Pé - é a saliência, na parte inferior da guia, onde há um orifício chamado ilha. Por este orifício passa uma vareta que prende as guias à gaveta.
Notação - é a inscrição feita na projeção, podendo ser alfabética, numérica ou alfanumérica.
A notação pode ser ainda aberta ou fechada. aberta quando indica somente o início da seção, e fechada quando indica o princípio e o fim.
Posição - é o local que a projeção ocupa ao longo da guia. O comprimento pode corresponder à metade da guia, a um terço, um quarto ou um quinto. Daí a denominação de: primeira posição, segunda posição, terceira posição, quarta posição, quinta posição.
Quanto à sua função, a guia pode ser ainda:
- primária - indica a primeira divisão de uma gaveta ou seção de um arquivo;
- secundária - indica uma subdivisão da primária;
- subsidiária - indica uma subdivisão da secundária;
- especial - indica a localização de um nome ou assunto de grande freqüência.
O que indica se uma guia é primária, secundária, subsidiaria ou especial é a notação e não a projeção. O ideal seria que as guias primárias estivessem sempre em primeira posição, as secundárias em segunda posição e assim por diante.
Guia-fora - é a que tem como notação a palavra FORA e indica a ausência de uma pasta do arquivo.
Tira de inserção - é uma tira de papel gomado ou de cartolina, picotada, onde se escrevem as notações. Tais tiras são inseridas nas projeções das pastas ou guias.
Pasta - é uma folha de papelão resistente, ou cartolina, dobrada ao meio, que serve para guardar e proteger os documentos. Pode ser suspensa, de corte reto, isto é, lisa, ou ter projeção. Elas se dividem em:
- individual ou pessoal - onde se guardam' documentos referentes a um assunto ou pessoa em ordem cronológica;
- miscelânea - onde se guardam documentos referentes a diversos assuntos ou diversas pessoas em ordem alfabética e dentro de cada grupo, pela ordenação cronológica.
Material permanente
O material permanente é aquele que tem grande duração e pode ser utilizado várias vezes para o mesmo fim. Na sua escolha, além do tipo e do tamanho dos documentos, deve-se levar em conta os seguintes requisites:
- economia de espaço (aproveitamento máximo do móvel e mínimo de dependências);
- conveniência do serviço (arrumação racional);
- capacidade de expansão (previsão de atendimento a novas necessidades);
- invulnerabilidade (segurança);
- distinção (condições estáticas);
- resistência (conservação).
Recomenda-se, ainda, que a escolha do equipamento seja precedida de pesquisa junto as firmas especializadas, uma vez que constantemente são lançadas no mercado novas linhas de fabricação. As mais tradicionais são os arquivos, fichários, caixas de transferência, boxes, armários de aço etc. As mais recentes são os arquivos e fichários rotativos eletromecânicos e eletrônicos, bem como as estantes deslizantes.
Armário de aço - é um móvel fechado, usado para guardar documentos sigilosos, ou volumes
encadernados.
Arquivo - móvel de aço ou de madeira, com duas, três, quatro ou mais gavetas ou gabinetes de diversas dimensões, onde são guardados os documentos.
Arquivo de fole - é um arquivo de transição entre o arquivo vertical e o horizontal. Os documentos eram guardados horizontalmente, em pastas com subdivisões, e carregados verticalmente.
Arquivos horizontais antigos
- pombal (em forma de escaninhos);
- sargento (tubos metálicos usados pelo exército em campanha).
Box - pequeno fichário que se coloca nas mesas. É usado para lembretes.
Caixa de transferencia - caixa de aço ou papelão, usada especialmente nos arquivos permanentes.
Estante - móvel aberto, com prateleiras, utilizado nos arquivos permanentes, onde são colocadas as caixas de transferência. Modernamente, é utilizada para arquivos correntes, empregando-se pastas suspensas laterais.
Fichário - É um móvel de aço próprio para fichas, com uma, duas, três ou quatro gavetas, ou conjugado com gavetas para fichas e documentos.
Fichário horizontal - aquele em que as fichas são guardadas em posição horizontal, umas sobre as outras - modelo KARDEX. As fichas são fixadas por meio de bastões metálicos presos às gavetas.
Dessa disposição das hastes resulta que a primeira ficha presa, a partir do fundo, ficará inteiramente visível, deixando que da imediatamente inferior apareça uma faixa correspondente à dimensão da barra, e assim sucessivamente, lembrando o aspecto de uma esteira - "arquivo-esteirinha". As faixas que aparecem funcionam como verdadeiras projeções, nas quais são feitas as notações.
Fichário vertical - aquele em que as fichas são guardadas em posição vertical, umas atrás das outras, geralmente separadas por guias. É o modelo mais usado por ser mais econômico. As gavetas ou bandejas comportam grande número de fichas.
Suporte - armação de metal que se coloca dentro das gavetas dos arquivos, servindo de ponto de apoio para as pastas suspensas.
Constituição de arquivos intermediários e permanentes
Toda organização, seja ela pública ou privada, de pequeno, médio ou grande porte, acumula através dos tempos um acervo documental que, mesmo depois de passar por fases de análise, avaliação e seleção rigorosas, deve ser preservado, seja para fins administrativos e fiscais, seja por exigências legais, ou ainda por questões meramente históricas.
Nenhum plano de arquivo estaria completo se não previsse a constituição do arquivo permanente, para onde devem ser recolhidos todos aqueles documentos considerados vitais.
Quanto aos arquivos ou depósitos intermediários, estes só deverão ser criados se ficar evidenciada a sua real necessidade.
Em geral, existem em âmbito governamental, em face do grande volume de documentação oficial e de sua descentralização física.
As entidades e empresas de caráter privado dificilmente necessitam desse organismo, salvo no caso de instituições de grande porte, com filiais, escritórios, representações ou similares, disperses geograficamente e detentores de grande volume de documentação.
Recursos financeiros
Outro aspecto fundamental a ser considerado diz respeito aos recursos disponíveis não apenas para instalação dos arquivos, mas, sobretudo, para sua manutenção.
Nem sempre os responsáveis pelos serviços públicos ou dirigentes de empresas compreendem a importância dos arquivos e admitem as despesas, algumas vezes elevadas, concernentes a tais serviços. Toma-se necessária, então, uma campanha de esclarecimento no sentido de sensibilizá-los.
Considerados todos os elementos descritos, o especialista estará em condições de elaborar o projeto de organização, a ser dividido em três partes. A primeira constara de uma síntese da situação real encontrada. A segunda, de análise e diagnóstico da situação. A terceira será o plano propriamente dito, contendo as prescrições, recomendações e procedimentos a serem adotados, estabelecendo-se, inclusive, as prioridades para a implantação.
Implantação e acompanhamento. Manuais de arquivo
Recomenda-se que a fase de implantação seja precedida de uma campanha de sensibilização que atinja a todos os níveis hierárquicos envolvidos.
Esta campanha, feita por meio de palestras e reuniões, objetiva informar as alterações a serem introduzidas nas rotinas de serviço e solicitar a cooperação de todos, numa tentativa de neutralizar as resistências naturais que sempre ocorrem ao se tentar modificar o status que administrativo de uma organização.
Paralelamente à campanha de sensibilização deve-se promover o treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços.
A implantação das normas elaboradas na etapa anterior exigirá do responsável pelo projeto um acompanhamento constante e atento, a fim de corrigir e adaptar quaisquer impropriedades, falhas ou omissões que venham a ocorrer.
Somente depois de implantar e testar os procedimentos - verificar se as normas, rotinas, modelos e formulários atendem as necessidades - é que deverá ser elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos.
Seria impossível estabelecer padrões rígidos para a elaboração dos manuais, uma vez que estes devem refletir as peculiaridades das instituições a que se referem. Entretanto, a experiência nos permite indicar, em linhas gerais, os elementos que devem constituir os manuais de arquivo. São eles:
- apresentação, objetivos e abrangência do manual;
- informações sobre os arquivos da instituição, suas finalidades e responsabilidades; sua interação e subordinação;
- organogramas e fluxogramas;
- concertos gerais de arquivo, definição das operações de arquivamento; terminologia;
- detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulários utilizados; plano de classificação de documentos com seus respectivos códigos e índices; - tabelas de temporalidade de documentos, que, pela sua amplitude, podem ser apresentadas em separado.
Por ser o arquivo uma atividade dinâmica, o manual devera ser periodicamente revisto e atualizado, a fim de atender É alterações que surgirem como decorrência da evolução da própria instituição.

ORGANIZAÇÃO E ADMINISTRAÇÃO DE ARQUIVOS CORRENTES
Os arquivos correntes são constituídos de documentos em curso ou freqüentemente consultados como ponto de partida ou prosseguimento de planos, para fins de controle, para tomada de decisões das administrações etc.
No cumprimento de suas funções, os arquivos correntes quase sempre respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso, freqüentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar.
Devido ao íntimo relacionamento dessas áreas de trabalho, pode-se distribuir em quatro setores distintos as atividades dos arquivos correntes:
1. Protocolo, incluindo recebimento e classificação; registro e movimentação
2. Expedição
3. Arquivamento - o arquivo propriamente dito
4. Empréstimo e consulta
4.1 Protocolo
No que se refere às rotinas, poder-se-ia adotar as seguintes, com alterações indicadas para cada caso:
4.1.1 Recebimento e classificação
4.1.2 Registro e movimentação
Este setor funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos.

ARQUIVO CORRENTE E PROTOCOLO
Você já sabe que arquivo corrente é aquele formado por documentos de uso freqüente e que funciona na própria empresa ou em locais de fácil acesso, próximos a ela. Mas como encaminhamos documentos para o arquivo corrente? Como analisamos suas atividades? Para analisarmos suas atividades vamos trabalhar com uma situação e mostrar o encaminhamento dado a alguns documentos em uma empresa.
FERNANDA É ENCARREGADA DE ANALISAR A DOCUMENTAÇÃO QUE A EMPRESA RECEBE E DAR-LHE O DEVIDO ENCAMINHAMENTO. HOJE CHEGARAM ÀS SUAS MÃOS:
- UMA CARTA PARA UM EMPREGADO DA DIRETORIA FINANCEIRA, COM A ETIQUETA DE PESSOAL;
- VÁRIOS EXEMPLARES DE UM JORNAL DO SINDICATO DA CLASSE, PARA OS FUNCIONÁRIOS;
- DOIS ENVELOPES ENDEREÇADOS À ASSESSORIA JURíDICA E ENTREGUES POR UM MENSAGEIRO DE OUTRA EMPRESA.
Agora pense: que tratamento você acha que Fernanda deve dar a cada um desses documentos?
Anote seu pensamento em uma folha de papel e, depois, compare-o com o que apresentamos.
Fernanda não vai abrir e nem registrar a carta porque contém a anotação pessoal, indicando tratar-se de uma correspondência particular. A carta será encaminhada diretamente a quem se destina, na Diretoria Financeira. Nesse caso, portanto, não há qualquer preocupação com o seu arquivamento.
Quanto aos jornais, Fernanda também não precisa registrã-los, porque não são documentos oficiais. Eles devem ser distribuídos aos funcionários e, após serem lidos, podem ser jogados fora.
Já os envelopes entregues pelo mensageiro são correspondências oficiais. Eles precisam ser abertos, os documentos registrados e encaminhados, no caso, à Assessoria jurídica, de acordo com os procedimentos adotados pela administração.
Todo o andamento desses documentos dentro da empresa é controlado e, só após cumprirem suas finalidades, é que são arquivados. Muitos deles até podem aguardar decisões e prazos já nos arquivos.
E dependendo das normas da empresa e da natureza dos documentos arquivados, eles podem ser emprestados ou consultados no próprio local do arquivo.
Desde a chegada dos documentos à empresa já deve haver uma preocupação com o seu possível arquivamento. O técnico de arquivo precisa estar atento a isso e determinar a classificação que cada documento recebe no momento do seu registro, pois ela se repetirá mais tarde, quando for arquivado.
Portanto, num sistema de arquivos correntes, os serviços de recebimento, registro, controle de tramitação (distribuição e movimentação) e expedição da correspondência, não podem ser desvinculados dos serviços de arquivamento e empréstimo ou consulta de documentos.
As atividades de recebimento de documentos, registro, controle de tramitação e expedição de correspondências constituem os serviços de protocolo. E as atividades de arquivamento e empréstimo de documentos são os serviços de arquivo.
Então, não podemos separar os serviços de protocolo dos serviços de arquivo. Daí ser comum, na estrutura organizacional das instituições, a existência de setores, normalmente denominados Arquivo e Protocolo, ou Arquivo e Comunicação ou outro nome parecido, que respondem tanto pelo protocolo como pelo arquivamento.
Em relação aos serviços de arquivo e protocolo, é importante destacarmos que as rotinas e procedimentos para sua execução devem ser criados pela própria instituição, obedecendo a um critério adequado às suas características. Não podemos predeterminar e nem impor qualquer rotina ou procedimento a uma empresa, mas apenas sugerir.

SERVIÇOS DE PROTOCOLO
Observe este ofício:
Para:Banco do Estado S.A.
Diretoria Financeira
Senhor Diretor,
Encaminhamos em anexo, para seu conhecimento e análise, cópia do Balanço Patrimonial de nossa empresa...
Este ofício, ao ser recebido pelo banco, foi registrado de acordo com os procedimentos adotados na empresa. Depois foi distribuído, sendo encaminhado ao Diretor Financeiro.
Na diretoria, a secretária recebeu o documento, registrou-o na entrada nos controles específicos do órgão e encaminhou-o ao diretor. Esse, após conhecer o teor do ofício, despachou-o para um dos assessores, solicitando-lhe análise e parecer.
Concluída a solicitação, o assessor retornou o documento com o parecer à sua chefia que, após analisar, pediu algumas providências, dentre as quais a expedição de uma resposta à Andes Turismo S.A. Finalmente, ele devolveu a documentação à sua secretária - ofício, despachos, parecer -, solicitando-lhe o arquivamento.
A secretária registrou a saída do documento em seus controles e depois encaminhou-o ao Setor de Arquivo da empresa.
Veja que o ofício passou por vários setores dentro do Banco do Estado S.A., envolvendo tarefas que constituem o serviço de protocolo de uma empresa: recebimento; registro; distribuição e movimentação; expedição de correspondência.

PROTOCOLO
É A DENOMINAÇÃO ATRIBUÍDA AOS SETORES ENCARREGADOS DO RECEBIMENTO,
REGISTRO, DISTRIBUIÇÃO E MOVIMENTAÇÃO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS. É TAMBÉM O NOME ATRIBUÍDO AO NUMERO DE REGISTRO DADO AO DOCUMENTO OU, AINDA, AO LIVRO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS RECEBIDOS E EXPEDIDOS.
E como esses serviços de protocolo funcionam? Que procedimentos são adotados para que eles cumpram suas finalidades com eficiência?
Rotinas de recebimento e classificação
Cada instituição precisa criar suas próprias rotinas de trabalho, tendo em vista suas particularidades. Mas, de um modo geral, as rotinas de recebimento e classificação de documentos são:
- Recebimento da correspondência chegada à empresa pelo malote,
- Correios ou entregue em mãos.
- Separação da correspondência oficial da particular.
- Distribuição da correspondência particular.
- Separação da correspondência oficial de caráter ostensivo das de caráter sigiloso.
- Encaminhamento da correspondência sigilosa aos seus destinatários.
- Abertura da correspondência ostensiva.
- Leitura da correspondência para tomada de conhecimento do assunto, verificando a existência de antecedentes.
- Requisição dos antecedentes ao arquivo. Se eles não estiverem lã, o setor encarregado de registro e movimentação informará onde se encontram e os solicitará, para ser feita a juntada, isto é, agrupar, por exemplo, dois ou mais documentos, ou processos.
- Interpretação da correspondência e sua classificação de acordo com o código adotado pela empresa e definido pelo arquivista.
- Carimbo do documento no canto superior direito (de preferência com um carimbo numerador datador do protocolo). Abaixo da data e do número, escrevemos para onde o documento será encaminhado (destino) e o código atribuído a ele, quando foi classificado.
- Elaboração do resumo do assunto tratado no documento.
- Encaminhamento dos papéis ao setor responsável pelo registro e movimentação.
Rotinas de registro e movimentação
Esse serviço funciona como um centro de distribuição e redistribuição de documentos. Ali os documentos chegam e são encaminhados aos setores, são devolvidos e reencaminhados aos outros setores ou ao arquivo. Mesmo que algumas de suas rotinas possam variar de uma empresa para outra, de modo geral, elas compreendem:
- Preparação da ficha de protocolo, em duas vias, que podem ser de diferentes modelos, dentre os quais selecionamos três para seu conhecimento e verificação de como são preenchidas.
Observe que nos três modelos, há espaço para escrevermos o mesmo código ou número de classificação colocado no documento, quando foi registrado no protocolo. E também há uma parte denominada dístribuíção, andamento ou carga, onde anotamos cada etapa da tramitação do documento (desde o momento de sua saída do setor de protocolo até o seu arquivamento).
Desse modo, quando desejamos saber algo sobre um documento, basta verificarmos seu andamento na ficha de protocolo. Se, por exemplo, a destinação dele estiver para o arquivo, é possível sabermos sob que notação ele está arquivado, que é a mesma atribuída ao documento.
- Acréscimo da segunda via da ficha de protocolo ao documento já carimbado e encaminhamento ao seu destino. Se existirem antecedentes, eles e suas respectivas fichas, com registro e anotações, devem ser anexados ao documento.
Quando o documento chegar ao seu destino, o responsável naquele setor precisa retirar a ficha de protocolo, que só é anexada novamente ao documento quando ele seguir para outro setor. Essa passagem do documento de um setor a outro, a redístribuição, deve ser feita através do setor responsável pelo registro e movimentação.
- Registro dos dados constantes da ficha de protocolo para as fichas de procedência e de assunto, rearquivando-as em seguida. Essas fichas são preenchidas não só para controlar a documentação que passa pelos serviços de protocolo como também, para facilitar a pesquisa do documento, quando necessário. Eis um exemplo de ficha de procedência
- Arquivamento das fichas de protocolo obedecendo à ordem dos números de protocolo.
- Recebimento, dos vários setores da empresa, dos documentos a serem redistribuídos e anotação do novo destino nas respectivas fichas.
- Encaminhamento dos documentos aos respectivos destinos.
Rotinas de expedição
Em geral, são adotadas estas rotinas nos serviços de expedição de uma empresa:
- Recebimento da correspondência a ser expedida: o original, o envelope e as cópias, nas cores e quantidades determinadas pela empresa.
Os setores que desejarem manter uma coleção de cópias em suas unidades, para consulta imediata, devem prepará-las em papel de cor diferente. Essas cópias são devolvidas ao setor de origem, após a expedição.
- Verificação da falta ou não de folhas ou anexos nas correspondências a serem expedidas.
- Numeração e complementação de data, tanto no original como nas cópias.
- Separação do original das cópias.
- Expedição do original com os anexos, se existirem, pelos Correios, malotes ou em mãos.
- Encaminhamento das cópias ao setor de arquivamento, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem.

SERVIÇOS DE ARQUIVO
Preste atenção a esta situação, bem comum em uma empresa:
- FLÁVIA, PRECISO DAQUELE PROJETO DE AMPLIAÇÃO DA FIRMA PARA RETIRAR UNS DADOS
QUE VOU INCLUIR NESTE RELATÓRIO.
- MAS DR. SANTANA, O PROJETO SAIU DAQUI PARA O DIRETOR-GERAL E AGORA JÁ DEVE ESTAR ARQUIVADO. O SENHOR QUER QUE EU SOLICITE UM EMPRÉSTIMO AO SETOR DE ARQUIVO?
Como você vê, o projeto citado foi arquivado, depois de passar pelos setores competentes. Do arquivo, no entanto, ele pode ser recuperado para consultas, por meio de empréstimo.
E isso é o que deve acontecer com qualquer documentação oficial de uma empresa. Depois de tramitar pelos devidos setores e cumprir suas finalidades, é arquivada. No arquivo fica guardada, podendo ser emprestada ou consultada a qualquer momento, pelo pessoal da instituição.
Vemos, assim, que os serviços de arquivo compreendem duas atividades específicas: o arquivamento propriamente dito dos documentos e seu empréstimo ou consulta, sempre que necessário.
E o que compreende cada uma dessas atividades?
Arquivamento da documentação
Lembramos que, desde o momento em que o documento chega a uma empresa, já deve haver a preocupação com o seu possível arquivamento. Por isso é que a classificação dada ao documento no serviço de protocolo, quando ele entra na empresa é a mesma utilizada para arquivá-lo. E como esses documentos são classificados?
Volte atrás e observe novamente as fichas de protocolo e os códigos usados para classificar os documentos.
Repare que não há uma norma específica em relação a esses códigos: eles são criados pelos técnicos responsáveis, em função dos métodos de arquivamento adotados pela empresa. E esses métodos de arquivamento variam - cada empresa, de acordo com o seu ramo de atividade, escolhe os métodos mais indicados e adequados às suas finalidades. Somente assim o arquivo pode cumprir plenamente a sua finalidade primordial -o acesso aos documentos, por meio de empréstimos e consultas aos funcionários e setores da empresa.
Empréstimo e consulta de documentos do arquivo
Quantas vezes já não ouvimos alguém dizer:
- ESTE ASSUNTO ESTÁ ENCERRADO!JÁ FOI PARA O ARQUIVO.
- AQUELE DOCUMENTO FOI PARA O ARQUIVO MORTO.
São frases que nos passam a idéia de que arquivo é algo sem vida, onde fica guardado tudo aquilo que não vamos mais precisar.
Mas já vimos que a finalidade principal de um arquivo é servir à administração. Desde o recebimento da documentação até o seu arquivamento, o trabalho arquivístico precisa ser feito de modo a possibilitar a recuperação rápida e completa da informação.
Logo, é necessário que o arquivo esteja bem vivo! E ele só vai conseguir isso, facilitando o empréstimo e consulta de seus documentos aos funcionários ou setores da empresa que deles precisarem. Essa é uma tarefa que precisa ser feita com a máxima ética e segurança, para que nenhum documento seja divulgado indevidamente ou mesmo que se perca.
Assim, as rotinas de empréstimo e consulta dos documentos do arquivo podem ser:
- Atender às requisições de empréstimos vindas dos diferentes órgãos/setores.
- Preencher o formulário de recibo de documentação, em duas vias cujo modelo pode ser:
Esse recibo é muito importante, já que registra a saída do documento, permitindo informar, com segurança, onde ele se encontra.
- Colocar a segunda via do recibo no mesmo lugar de onde foi retirada a pasta para empréstimo, juntamente com a guia-fora.
- Arquivar a primeira via do recibo de documentação no fichário de lembretes, em ordem cronológica, do mais atual para o mais antigo.
- Preencher o formulário de cobrança da documentação, sempre que a pasta emprestada não for devolvida no prazo estipulado.
Os prazos para empréstimo de documentos do arquivo variam de uma empresa para outra, embora possamos recomendar um período em torno de dez dias, podendo ser renovado mediante sua reapresentação ao setor.
- Encaminhar a cobrança de documentação ao requisitante.
- Arquivar a pasta devolvida ao setor, eliminando a segunda via do recibo (aquela que estava no lugar da pasta retirada).
- Colocar o carimbo de RESTITUÍDO na primeira via do recibo de documentação (a que foi assinada pelo requisitante). Esse carimbo pode ser colocado no verso do recibo e ser assim:
- Devolver a primeira via carimbada do recibo ao requisitante.

MÉTODOS DE ARQUIVAMENTO
Sistemas de arquivamento
Como é afirmamos anteriormente, a preocupação maior de quem faz arquivos não é apenas arquivar, mas também localizar as informações arquivadas no instante em que forem solicitadas.
A forma de consulta ou recuperação de uma informação arquivada é uma das primeiras preocupações que deve ter a secretaria, unia vez que é sua responsabilidade assessorar a chefia. Para tanto, necessita de alguns conhecimentos técnicos e outros relativos à empresa a que serve, como: tipos físicos de documentos, clientela a que se destinam, grau de sigilosidade, volume, assuntos de que tratam etc.
Tecnicamente, o sistema de arquivamento é o conjunto de princípios coordenados entre si com a finalidade de definir a forma de consulta do arquivo, que pode ser:
• Direta: quando a informação é recuperada diretamente no local em que se encontra arquivada.
• Indireta: quando a localização de uma informação é feita inicialmente através da consulta a um índice e posteriormente no local arquivado.
• Semi-indireta: quando a localização de uma informação arquivada é orientada pela consulta a uma tabela.
Como escolher o sistema adequado?
Para acertar, antes de mais nada é necessário o trabalho de análise e planejamento. Somente através do levantamento dos dados sobre a instituição à qual o arquivo servirá, pode-se escolher um sistema adequado e seguro para a localização de informações. Por exemplo, podemos concluir que os sistemas diretos de arquivamento só podem ser empregados em arquivos onde os documentos são de livre acesso a qualquer pessoa; os sistemas indiretos, como necessitam de índice para a localização dos documentos, resguardam mais a documentação e os semi-indiretos devem ser utilizados nos arquivos onde os usuários buscam as informações sem a orientação de uma pessoa, mas de uma tabela disposta no arquivo de forma a auxiliá-los.
Métodos de arquivamento
Método de arquivamento é um plano preestabelecido de colocação dos documentos que visa a facilidade de guarda e pesquisa. Os métodos de arquivamento estão relacionados com os sistemas, o que equivale a dizer que cada sistema de arquivamento tem métodos específicos que a ele se adaptam.
Tanto na organização de arquivos como na de fichários, os elementos a serem considerados nos documentos, para efeito de classificação, são:
• Nome (do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem).
• Local (de expedição ou recebimento dos documentos).
• Data (de elaboração, validade ou referência dos documentos).
• Assunto(s) (conteúdo ou argumento dos documentos).
• Número (de ordem, código etc.).
A escolha de um ou mais elementos determinará a estrutura de organização de um arquivo, respeitando-se o grau de importância e freqüência com que são solicitados.
No trabalho secretarial, os métodos de uso mais comum são:
• Alfabético.
• Geográfico.
• Numérico (simples, cronológico, decimal...
• Por assuntos.
Método alfabético
Consiste na organização do material tendo por base o nome de uma pessoa ou empresa, constante do documento ou material que será registrado (neste caso o nome passa a ser o elemento principal de classificação) e depois colocado em seqüência alfabética.
As pastas ou fichas são dispostas no arquivo segundo as determinações das normas de alfabetação, separadas pelas guias alfabéticas que orientação a consulta. O número e o tipo de guias a serem utilizadas dependerão do volume de documentos a serem organizados.
A confecção do arquivo é simples e barata. Inicia-se com a abertura de pastas individuais (uma para cada nome ou correspondente), dentro das quais os documentos devem ser ordenados cronologicamente.
Além das pastas individuais, utilizam-se também as pastas miscelâneas, para agrupar correspondentes avulsos. Recomenda-se um máximo de cinco documentos por correspondente dentro de cada miscelânea. O correspondente que ultrapassar este número deve receber pasta individual. A ordenação interna de correspondentes de uma miscelânea deve ser feita pela ordem alfabética de nomes e, dentro desta, pela ordem cronológica.
O método alfabético faz parte do sistema direto de arquivamento, uma vez que a consulta é efetuada diretamente no arquivo, sem a necessidade de recurso auxiliar. Contudo, o seu perfeito funcionamento esta condicionado ao emprego de Regras de Alfabetização: conjunto de determinações que comandam a ordenação alfabética de nomes de pessoas, firmas e instituições no arquivo, solucionando os casos duvidosos. Essas regras têm por finalidade:
• Uniformizar as entradas de nomes no arquivo, padronizando critérios que facilitem o arquivamento e a consulta.
• Proporcionar maior coerência à estrutura do arquivo, evitando entradas múltiplas e a conseqüente perda de informações.
A - Regras
1. Os nomes individuais devem ser colocados em ordem inversa, ou seja, primeiramente o último nome, depois os prenomes na ordem em que se apresentam. Quando houver nomes iguais, prevalece a ordem do prenome.
Exemplos:
Barbosa, Anibal
Corrêa, Antônio
Corrêa, João Carlos
Correa, Paulo
2. As partículas estrangeiras (D', Da, De, Del, Des, Di, Du, Fitz, La, Le, Les, Mac, Mc, O', Van, Vanden, Van der, Von, Vonder etc.), se escritas com inicial maiúscula, são consideradas como parte integrante do nome.
Exemplos:
Oliveira, Carlos Santos de
Von Johnson, Erick
Vonder Blun, Eduardo
3. Os nomes compostos de um substantive e um adjetivo, ligados ou não por hífen, não são separados.
Exemplos:
Castelo Branco, Sérgio
Villa-Lobos, Heitor
4. Os nomes como Santo, Santa ou São seguem a regra anterior.
Exemplos:
Santa Rita, Válter
Santo lnácio, Ana
São Benito, Inácio
5. Os nomes que exprimem grau de parentesco, abreviados ou não, não são considerados na ordenação alfabética.
Exemplos:
Freitas Jr., Ary
Ribeiro Neto, Henrique
Vasconcelos Sobrinho, Alcides
Observação: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.
Exemplos:
Abreu Filho, Jorge
Abreu Neto, Jorge
Abreu Sobrinho, Jorge
6. Os títulos honoríficos, pronomes de tratamento e artigos são colocados entre parênteses depois do nome e não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Araújo, Paulo (General)
Estado de São Paulo (O)
Pinto, Antônio Eduardo (Dr.)
7. Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo nome, que corresponde ao da família do pai.
Exemplos:
Cervantes y Saavedra, Miguel de
Hemandes Xavier, José
8. Os nomes orientais, japoneses, chineses, Árabes etc. são registrados na ordem em que se apresentam. Exemplos:
Al Ben Abib
Li Yutang
Mao Tsé Tung
9. Os nomes ligados por apóstrofo devem ser lidos e arquivados como uma só palavra.
Exemplo:
Sant'Ana, Armindo, lê-se e arquiva-se Santana
10. Os sinais gráficos, como crase, til, cedilha etc., não são considerados na alfabetação.
Exemplos:
Campanha, Clodoaldo
Campanhã, Raul
11. Os nomes de empresas devem ser registrados conforme se apresentam.
Exemplos:
Álvaro Costa & Cia
Barbosa Souza Ltda
Comercial Santos Ltda
12. As expressões usadas no comércio, como Sociedade, Companhia, Empresa etc., devem ser consideradas na alfabetação.
Exemplos:
Companhia Brasileira de Alimentos
Editora Abril Ltda.
Sociedade Espírita Alan Kardec
13. Os nomes das empresas ou instituições que usam siglas, com ou sem ponto entre as letras, devem ser alfabetados como se o conjunto de letras que os formam fosse uma palavra.
Exemplos:
CEEE
UFRGS
14. Quando uma empresa ou instituição for conhecida, além de seu nome por extenso, também por uma sigla, o arquivista deverá optar pela forma de entrada que melhor atenda há necessidades de seus consulentes, fazendo sempre uma remissiva para a forma não adotada como entrada no arquivo.
Exemplo:
ADVB... ou Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pelo nome por extenso, coloca-se a remissiva em:
ADVB veja Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil
• Se arquivado pela sigla, coloca-se a remissiva em:
Associação dos Dirigentes de Vendas do Brasil veja ADVB
15. A correspondência recebida de seção, divisão ou departamento de uma empresa ou instituição deve ser arquivada pelo nome da empresa e não pelo departamento, divisão, seção.
Exemplos:
UFRGS - Departamento de Pessoal
UFRGS - Escola de Engenharia
16. As diversas filiais de uma empresa são alfabetadas pelo nome da empresa, seguido dos Estados em que se encontram as filiais e, finalmente, dos nomes das cidades. Se estiverem localizadas em uma mesma cidade, são colocados os endereços.
Exemplos:
União S.A. - RJ, Rio de Janeiro
União S.A. - RS, Porto Alegre
17. Os nomes de instituições e órgãos governamentais brasileiros são considerados como se apresentam. Exemplos:
Banco Central do Brasil
Fundação Getúlio Vargas
18. Os nomes de órgãos governamentais ou instituições de países estrangeiros devem ser precedidos do nome do país, em língua portuguesa.
Exemplos:
Estados Unidos - The Library of Congress
Inglaterra - Red Cross
19. Nos títulos de congressos, conferências, simpósios etc., os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem figurar entre parênteses ao final da entrada.)
Exemplos:
Conferência Latino-americana de Pediatras (II).
Seminário Francês de Patologia (13º).
Encontro Brasileiro de Secretárias (Segundo).
20. Os numerais que fazem parte dos nomes de empresas; quer no inicio, meio ou fim, devem ser alfabetados como se estivessem escritos por extenso.
Exemplos:
Ferragem 2 (dois) irmãos
Inseticida mata 7 (sete)
3 (três) M do Brasil
O conjunto de regras aqui apresentado é suficiente, normalmente, para organizar arquivos comerciais. Contudo, dependendo do volume e complexidade dos documentos a serem classificados, pode haver dúvidas. Neste caso, podem ser adotadas regras mais extensas, ou pode-se ampliar e modificar as já existentes, para atender a casos específicos, desde que sejam redigidas em linguagem clara e simples e que fiquem registradas por escrito.
B - Ordenando alfabeticamente
Quando falamos em arquivo alfabético, muitas pessoas desconhecem o fato de que há dois critérios para a ordenação alfabética (feita letra por letra ou palavra por palavra), e que ambos são corretos. Daí surgirem as confusões na busca e no arquivamento.
A definição de um único critério de alfabetação, com a conseqüente exclusão do outro, é de fundamental importância para o trabalho de arquivo. São eles:
Letra por letra Palavra por palavra
Porta Porta
Porta-algodão Porta-algodão
Portada Porta-discos
Porta-discos Porta-espada
Portador Portada
Porta-espada Portador
Notou a diferença? Imagine a confusão e as discussões entre colegas de trabalho e usuários do seu arquivo se você misturar os dois critérios!
Método numérico
Quando o principal elemento de classificação de um documento é um número (por exemplo: processes, legislação, documentos protocolados etc.), a melhor forma de organização para o arquivo é o método numérico.
Nesta modalidade de arquivamento, a consulta é, indireta, pois há necessidade de se recorrer a um
índice auxiliar alfabético que remeterá ao número sob o qual a informação foi arquivada.
O método numérico pode ser:
A - Simples
Quando atribuímos números aos correspondentes (pessoas ou instituições) pela ordem de chegada
destes ao arquivo, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, pois teremos um índice
para auxiliar na localização.
Este arquivo vai exigir como controles:
Registro de entrada de cada correspondente (feito em livros ou fichas) para evitar a abertura de
duas ou mais pastas para o mesmo correspondente.
Índice alfabético auxiliar (feito em fichas ou disquetes de computador) que remeta do nome do
correspondente para o número de sua pasta aberta no arquivo. O índice é, indispensável, pois, com
o crescimento do arquivo, toma-se impossível localizar os documentos.
Nos arquivos empresariais que utilizam o método numérico simples, pode-se reaproveitar o número
de uma pasta vaga (documentos eliminados ou transferidos) para um novo correspondente, o que já
não deve ocorrer no serviço público, rede bancária, arquivos hospitalares etc., onde o número atribuído a um correspondente pode comprometer as operações a serem realizadas, pois nesses casos o número passa a identificar permanentemente um cliente.
O método numérico simples é uma das formas mais versáteis para a organização de arquivos, sendo utilizado em larga escala na indústria, comércio, escolas, rede bancaria etc.
Você já parou para pensar que é identificado através de números na escola em que está matriculado, nos clubes que freqüenta, na empresa em que trabalha? Tudo isso é método numérico de arquivaniento!
B - Cronológico
Neste método numera-se o documento, e não a pasta. É o que ocorre nas repartições públicas – o documento, depois de receber uma capa, onde são colocados o número de protocolo e outras informações, passa a formar um processo. Este processo será acompanhado durante a tramitação, por uma ficha numérica (ficha de protocolo), onde será indicada toda a movimentação do documento dentro da repartição. Paralelamente, são confeccionados índices alfabéticos para os nomes dos envolvidos, assunto e procedência dos documentos, a fim de agilizar as buscas.
Método geográfico
Neste método, o principal elemento de classificação do documento deve ser o local ou procedência da informação. É importante salientar que a organização de um arquivo geográfico depende de uma estrutura geográfica bem definida, como, por exemplo:
a) Vários países: nome do país, nome da capital e nome dos correspondentes. Se houver documentos procedentes de outras cidades que não a capital, deve-se ordená-los alfabeticamente no arquivo, após a capital. Exemplos:
ARGENTINA
Buenos Aires
Maia Carraro, Alcides
Nunes Caldera, Manoelito
Córdoba
Hotel Las Palmas
Valdez Miranda, Carlos
Corrientes
Del Vale, Luis
Sanches de Vidal, Emílio
BRASIL
Brasília
Ministério da Educação
Ministério do Interior
Campinas
Delgado, Carlos
Monteiro, José Olalvo
Cuiabá
Chardon, Carlos Manuel
Santi, Manuel
Curitiba
Rosado, José (Dr.)
Transportes Valverde Ltda.
b) Um país: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes em rigorosa ordem alfabética.
c) Estados: nomes dos Estados, nomes das cidades e nomes dos correspondentes, também em ordem alfabética.
d) Cidades: nomes das cidades, seguidas do nome ou sigla dos Estados (porque há cidades com o mesmo nome em Estados diferentes) e nomes dos correspondentes.
e) Dentro de uma mesma cidade: nomes dos bairros (ou zoneamento), seguidos dos nomes dos correspondentes em ordem alfabética.
Este método de arquivamento é do sistema direto, pois a consulta é feita diretamente no arquivo. É muito utilizado nos casos de empresas que mantém correspondência com filiais ou agências em vários Estados, cidades e países, e ainda para firmas que trabalham com reembolso postal, transporte de cargas e mercadorias etc.
Método por assuntos
Também conhecido por método específico, é um dos mais perfeitos métodos de arquivamento, pois é o único a recuperar os documentos segundo o seu conteúdo. Sua aplicação, no entanto, requer planejamento prévio, além de requisitos como:
• Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividades-fins da mesma.
• Análise minuciosa e interpretação da documentação.
Não existem planos de classificação por assuntos prontos para serem aplicados a arquivos. Cabe a cada instituição, de acordo com suas características individuais, e após estudo detalhado, elaborar esse plano ou tabela de assuntos.
Para facilitar o trabalho, recomenda-se iniciar o plano de classificação com os seguintes procedimentos:
• Agrupar os assuntos principais ou grandes classes.
• Subdividir os assuntos principais em títulos específicos (partindo sempre do geral para os particulares).
• Escolher e padronizar os termos adequados para a identificação dos itens (analisar a sinonímia e os termos técnicos).
• Definir a forma de ordenação dos assuntos no arquivo.
A - Ordenação dos assuntos de forma alfabética
Uma vez elaborada a tabela de classificação, pode-se organizar um arquivo alfabético de assuntos de duas maneiras:
a) Ordem dicionária: consiste em dispor em ordem alfabética os assuntos classificados, considerando-se simplesmente a seqüência das letras.
Exemplos:
• Artigos para calçados
• Calcados ortopédicos
• Calçados para crianças
• Calçados para homens
• Calçados para senhoras
• Calçados sob medida
• Conserto de calçados
• Fábricas de calçados
• Lojas de calçados
b) Ordem enciclopédica: consiste em agrupar em ordem alfabética os títulos gerais seguidos de suas subdivisões, também em rigorosa ordem alfabética.
Exemplos:
CALÇADOS
• Artigos
• Consertos
• Fábricas
• Lojas
• Ortopédicos
• Para crianças
• Para homens
• Para senhoras
• Sob medida
B - Ordenação dos assuntos de fornia numérica
Nesta modalidade, além do plano de classificação, deverá ser elaborado um índice alfabético remissivo, pois os itens classificados receberão números no arquivo e o índice auxilia na rápida localização.
a) Método duplex: a documentação após a divisão em classes, segundo o plano de classificação, recebe uma numeração seqüencial simples para cada classe geral e as subdivisões dessas classes seção ordenadas através de numerais decimais.
Exemplo:
1 .BIBLIOTECA
1.1 Correspondência expedida
1.2 Correspondência recebida
1.3 Livros
1.3.1 Sugestões para aquisição
1.3.2 Orçamentos
1.4 Ponto dos funcionários
1.5 Estatísticas
1.5.1 Consultas
1.5.2 Empréstimos
1.5.3 Serviços técnicos
1.6 Relatórios anuais
2. NÚCLEO DE EXTENSÃO
2.1 Cadastro de professores
2.2 Certificados
2.3 Cursos
2.3.1 Atendente de livraria
2.3.2 Atualização para secretárias
2.3.3 Correspondência informatizada
2.3.4 Estenogratia
2.3.5 Técnicas de arquivo
2.4 Material didático
2.5 Propostas in company
2.6 Relatórios anuais
A vantagem é que a numeração não necessita de previsão antecipada. O plano de classificação inicial pode ser de apenas cinco assuntos. De acordo com as necessidades da empresa e a expansão das classes de assuntos, a numeração crescera também.
b) Método decimal: é baseado no Sistema Decimal de Dewey, que o criou para ser aplicado a bibliotecas. É universalmente conhecido como CDD (Classificação Decimal de Dewey). Esta classificação divide o conhecimento humano em dez grandes classes:
0 - Obras gerais
1 - Filosofia
2 - Religião
3 - Ciências Sociais
4 - Filologia
5 - Ciências Puras
6 - Ciências Aplicadas
7 - Belas Artes
8 - Literatura
9 - História e Geografia.
Essas classes posteriormente se subdividem de dez em dez, sucessivamente (partindo sempre do geral para o específico). Tomemos a classe é, de Ciências Aplicadas, como exemplo:
610 - Medicina
620 - Engenharia
630 - Agricultura
640 - Ciências e Artes Doméstcas
650 - Serviços gerenciais
660 - Indústrias químicas
670 - Manufaturas
680 - Manufaturas, Miscelânea
690 - Construção
611 - Anatomia
612 - Fisiologia humana
613 - Higiene pessoal
614 - Saúde pública
615 - Terapêutica
616 - Clínica médica
617 - Cirurgia
618 - Ginecologia
619 - Pediatria
616.1 Cardiologia
616.2 Sistema respiratório
616.3 Sistema digestivo
616.4 Sistema endócrino
616.5 Dermatologia
616.6 Urologia
616.7 Sistema muscular
616.8 Neurologia
616.9 Doenças diversas
e assim por diante.
Esta classificação é acompanhada de um índice alfabético para auxiliar a rápida localização dos itens desejados.
A técnica de Dewey pode ser aplicada aos arquivos com adaptações. Requer o estudo detalhado sobre a empresa e sua documentação e a seguir o estabelecimento de dez classes principais de assuntos e suas subdivisões.

MICROFILMAGEM
A microfilmagem é uma técnica que propicia uma maneira prática fácil e econômica de registrar, distribuir e localizar dados manuscritos, registros impressos ou ilustrados. Seus principais benefícios são:
Validade Legal - a microfilmagem é um processo reprográfico autorizado pela Lei 5.433 de 08/05/1968 e pelo Decreto 1.799 de 30/01/1996, que conferem ao microfilme o mesmo valor legal do documento original.
Redução Sensível de Espaço - da ordem de até 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de redução utilizado quando da microfilmagem;
Acesso Fácil e Rápido - conseqüência das pequenas dimensões das microformas, da eficiência de sua catalogação e indexação, comparativamente aos arquivos convencionais em papel;
Segurança - por se tratar de um material fotográfico, além de permitir reprodução com rapidez e baixo custo, o arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite o seu acondicionamento em caixas forte (arquivo de segurança), protegido de sinistros.
Confidencialidade das Informações - visto que a olho nu é impossível visualizar qualquer informação;
Durabilidade - respeitando-se a determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os documentos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

LEI Nº 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968
Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu sanciono a seguinte Lei:
Art. 1º É autorizada, em todo o território nacional, a microfilmagem de documentos particulares e oficiais arquivados, estes de órgãos federais, estaduais e municipais.
§ 1º Os microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias fotográficas obtidas diretamente dos filmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais em juízo ou fora dele.
§ 2º Os documentos microfilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração.
§ 3º A incineração dos documentos microfilmados ou sua transferência para outro local far-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio.
§ 4º Os filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto.
§ 5º A eliminação ou transferência para outro local dos documentos microfilmados far-se-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.
§ 6º Os originais dos documentos ainda em trânsito, microfilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento.
§ 7º Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microfilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.
Art. 2º Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.
Art. 3º O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticação de traslados e certidões originárias de microfilmagem de documentos oficiais.
§ 1º O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microfilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos jurídicos, em juízo ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidões originárias.
§ 2º Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação de microfilmes realizados por particulares, para produzir efeitos jurídicos contra terceiros.
Art. 4º É dispensável o reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidões originais de microfilmes.
Art. 5º Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º Revogam-se as disposições em contrário.

DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996
Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências.
O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe confere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, DECRETA:
Art. 1° A microfilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas.
Art. 2° A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microfilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir efeitos legais, em juízo ou fora dele, é regulada por este Decreto.
Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em filme, de documentos, dados e imagens, por meios fotográficos ou eletrônicos, em diferentes graus de redução.
Art. 4° A microfilmagem será feita em equipamentos que garantam a fiel reprodução das informações, sendo permitida a utilização de qualquer microforma.
Parágrafo único. Em se tratando da utilização de microfichas, além dos procedimentos previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identificação e à numeração seqüencial, legíveis com a vista desarmada, e fotogramas destinados à indexação.
Art. 5° A microfilmagem, de qualquer espécie, será feita sempre em filme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de definição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução.
§ 1° Será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de filme cópia do filme original § 2° Fica vedada a utilização de filmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias.
§ 3° O armazenamento do filme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.
Art. 6° Na microfilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.
Parágrafo único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo fotográfico do equipamento em uso, a microfilmagem poderá ser feita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subseqüente, de modo que se possa identificar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microfilmadas.
Art. 7° Na microfilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos, a serem microfilmados;
II - número do microfilme, se for o caso;
III - local e data da microfilmagem;
IV - registro no Ministério da Justiça;
V - ordenação, identificação e resumo da série de documentos a serem microfilmados;
VI - menção, quando for o caso, de que a série de documentos a serem microfilmados é continuação da série contida em microfilme anterior;
VII - identificação do equipamento utilizado, da unidade filmadora e do grau de redução;
VIII - nome por extenso, qualificação funcional, se for o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;
IX - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 8º No final da microfilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos:
I - identificação do detentor dos documentos microfilmados;
II - informações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior;
III - termo de encerramento atestando a fiel observância às disposições deste Decreto;
IV - menção, quando for o caso, de que a série de documentos microfilmados continua em microfilme posterior;
V - nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
Art. 9° Os documentos da mesma série ou seqüência, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no filme original.
§ 1° A microfilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos:
a) identificação do microfilme, local e data;
b) descrição das irregularidades constatadas;
c) nome por extenso, qualificação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microfilmagem.
§ 2° É obrigatório fazer indexação remissiva para recuperar as informações e assegurar a localização dos documentos.
§ 3° Caso a complementação não satisfaça os padrões de qualidade. exigidos, a microfilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.
Art. 10. Para o processamento dos filmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao filme alto poder de definição, densidade uniforme e durabilidade.
Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microfilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a definição de sua destinação final.
Art. 12. A eliminação de documentos, após a microfilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de filme cópia.
Parágrafo único. A eliminação de documentos oficiais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 13. Os documentos oficiais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.
Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juízo ou fora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do filme original.
§ 1° Em se tratando de cópia em filme, extraída de microfilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o filme que o acompanha é cópia fiel do filme original, cuja autenticação far-se-á nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
§ 2° Em se tratando de cópia em papel, extraída de microfilmes de documentos privados, a autenticação far-se-á por meio de carimbo, aposto em cada folha, nos cartórios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.
§ 3° A cópia em papel, de que trata o parágrafo anterior, poderá ser extraída utilizando-se qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua fidelidade e a sua qualidade de leitura.
Art. 15. A microfilmagem de documentos poderá ser feita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.
Parágrafo único. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se refere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à fiscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.
Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:
I - que a microfilmagem foi executada de acordo com o disposto neste Decreto;
II - que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado;
III - que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microformas.
Art. 17. Os microfilmes e filmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou fora dele, quando:
I - autenticados por autoridade estrangeira competente;
II - tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;
III - forem acompanhados de tradução oficial.
Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes cópias resultantes de microfilmagem de documentos sujeitos à fiscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.
Art. 19. As infrações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o infrator, observada a gravidade do fato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.
Parágrafo único. No caso de reincidência por falta grave, o registro para microfilmar será cassado definitivamente.
Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se fizerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.
Art. 21. Revoga-se o Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969.
Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

PRESERVAÇÃO, CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DE DOCUMENTOS
INTRODUÇÃO
O Ser Humano tem um ciclo de vida que pode ser esquematizado como: nascimento, desenvolvimento, envelhecimento e morte. O Homem sofre a ação de inimigos como micróbios, bactérias, insetos, poluição, que podem acarretar lesões em seu organismo. Um organismo maltratado se deteriora mais rapidamente e pode ter a sua vida útil abreviada. Outros fatores que podem trazer conseqüências, por vezes irremediáveis, e que diminuem o tempo de vida humana são os acidentes aos quais o homem está sujeito no seu dia-a-dia. A longevidade vai depender de cuidados e atenções que o indivíduo proporciona a si mesmo e a seus semelhantes.
Analogamente ao Homem, o documento, o livro também tem o seu ciclo de vida, sofrendo envelhecimento natural desde que é gerado.
Assim como o Homem, os livros e documentos sofrem alterações resultantes de agentes tais como microorganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido, gelatina, etc) e a poluição atmosférica que causa a oxidação da celulose.
Umidade, Temperatura e luminosidade inadequadas e alterações químicas das substâncias que entram na composição do papel também causam a sua degeneração. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados aos livros e documentos são os decorrentes de acidentes e dos maus tratos que recebem por parte do Homem que dele se utiliza.
O conhecimento das causas que diminuem a vida do livro ou documento vai permitir que se tome decisão no sentido de criar condições favoráveis de armazenagem e uso para reduzir ao máximo os fatores causadores de sua degradação. Todos os materiais orgânicos são extremamente frágeis e facilmente deterioráveis por agentes físicos, químicos e biológicos.
O arquivista e/ou bibliotecário responsável pela conservação e preservação do acervo que lhe é conferido, encontra grandes dificuldades, em função do desconhecimento das causas que provocam a deterioração dos materiais.
Estes profissionais devem saber identificar o suporte (tipo de papel), a tinta e a natureza do mal que neles reside, pois a vida de um documento depende da qualidade dos materiais usados em sua produção, como do tratamento que o mesmo recebeu durante sua utilização e guarda.

CONCEITO DE CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO
Dentro de uma biblioteca, arquivo ou museu duas seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração.
1 - Conservação - é um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos três (3) idéias: preservação, proteção e manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.
O principal objetivo portanto da conservação é o de estender a vida útil dos materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessário permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manutenção, a limpeza periódica é a base da prevenção.
2 - Conservação Preventiva (Restauração) - tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do objeto. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande habilidade, paciência, amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras intervenções cirúrgicas com os bens culturais, "a restauração é quase uma neurose da perfeição, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a restauradora Marilka Mendes.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro.
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é melhor: Conservar e preservar para não restaurar"

AGENTES EXTERIORES QUE DANIFIACAM OS DOCUMENTOS
1. FÍSICOS
Luminosidade - a luz é um dos fatores mais agravantes no processo de degradação dos materiais bibliográficos.
Temperatura - o papel se deteriora com o tempo mesmo que as condições de conservação sejam boas. O papel fica com sua cor original alterada e se torna frágil e isto se chama envelhecimento natural.
Umidade - o excesso de umidade estraga muito mais o papel que a deficiência de água
2. QUÍMICOS
Acidez do Papel - Os papéis brasileiros apresentam um índice de acidez elevado (pH 5 em média) e portanto uma permanência duvidosa. Somemos ao elevado índice de acidez, o efeito das altas temperaturas predominante nos países tropicais e subtropicais e uma variação da umidade relativa, teremos um quadro bastante desfavorável na conservação de documentos em papel. Dentre as causas de degradação do papel, podemos citar as de origem intrínseca e as de origem extrínsecas.
Poluição Atmosférica - A celulose é atacada pelos ácidos, ainda que nas condições de conservação mais favoráveis. A poluição atmosférica é uma das principais causas da degradação química.
Tintas - a tinta é um dos compostos mais importantes na documentação. Foi e é usada para escrever em papéis, pergaminhos e materiais similares, desde que o homem sentiu necessidade de registrar seu avanço técnico e cultural, e é ainda indispensável para a criação de registros e para atividades relacionadas aos interesses de vida diária.
3. BIOLÓGICOS
Insetos - o ataque de insetos tem provocado graves danos a arquivos e bibliotecas, destruindo coleções e documentos preciosos. Os principais insetos são:
Anobiídeos (brocas ou carunchos)
Thysanura (traça)
Blatta orientalis (barata)
Fungos - atuam decompondo a celulose, grande parte deles produzem pigmentos que mancham o papel.
Roedores - A luta contra ratos é mais difícil que a prevenção contra os insetos. Eles podem provocar desgastes de até 20% do total do documento.
4. AMBIENTAIS
Ventilação - é um outro fator a considerar como elemento que favorece o desenvolvimento dos agentes biológicos, quando há pouca aeração.
Poeira - um outro fator que pode favorecer o desenvolvimento dos agentes biológicos sobre os materiais gráficos, é a presença de pó.
5. HUMANOS
O Homem, ao lado dos insetos e microrganismos é um outro inimigo dos livros e documentos, embora devêssemos imaginar que ele seria ser o mais cuidadoso guardião dos mesmos.

PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS
Organização do tempo.
Definição:
É uma ferramenta gerencial, que tanto pode ser utilizada nas empresas quanto em nossas vidas, permitindo a organização de metas pessoais e profissionais com menor dispêndio de energia física e mental. A boa administração de tempo é provavelmente o fator mais importante na administração de si mesmo e do trabalho executado. Ela começa com a auto-descoberta, isto é , com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, do que não nos satisfaz e do que desejamos mudar.
O Gerente de Informática e o seu tempo:
Um dos maiores problemas, para todos e que nunca há tempo suficiente para fazer tudo o que é necessário.
Peter Drucker, diz que o gerente que não consegue gerenciar seu próprio tempo não consegue gerenciar nada mais. Pois é de vital importância que o gerente domine o seu tempo , ao invés de ser por ele dominado.
Passos fundamentais para se alcançar um melhor uso do tempo:
Ø Quantificar como ele é utilizado atualmente;
Ø Eliminar os pontos de estrangulamento com base nesta quantificação;
Ø Planejar efetivamente como aplicar o tempo economizado com a eliminação dos estrangulamentos.
O gerente pode tentar classificar as atividades que dominam o seu dia, como:
Ø Documentação – para leitura / assinatura;
Ø Entrevistas – envolvendo você e outra pessoa, seja subordinado, colega ou superior;
Ø Reuniões – envolvendo três ou mais pessoas;
Ø Telefonemas – recebidos e emitidos.
A seguir, verifique quais destas tarefas só poderão ser feitas por você mesmo, quais as que podem ser realizadas por você ou por outra pessoa e quais devem ser delegadas a outras pessoas, sem prejuízo de qualidade, mas que no momento estão lhe roubando preciosas horas.
Alguns pontos de estrangulamento detectados:
Ø Reveja se realmente é necessário lidar com toda a papelada;
Ø Estabeleça horários predeterminados e pré-estabelecidos para as entrevistas;
Ø Agende e divulgue as reuniões;
Ø Discipline-se na utilização do telefone, ou seja “Fale somente o necessário.”.
É claro que a eliminação de todos os pontos de estrangulamento é, em certos casos, praticamente impossível, mas se você conseguir 50% do tempo bem administrado já alcançou um bom índice.
O que fazer com o tempo ganho?
Primeiro crie uma hora diária (tempo arbitrário) só sua na qual você se isola sem telefonemas, reuniões, entrevistas, etc. E então :
Ø Leia aqueles artigos importantes que estão se acumulando em sua mesa;
Ø Pare e repense o seu departamento de entrada de dados, a utilização de pacotes, as novas admissões;
Ø Redescubra-se como gerente e como pessoa;
Ø Procure concentrar-se em tarefas multiplicadoras;
Ø Pense na qualidade dos serviços prestados e como melhorá-las;
Ø Reveja os planos de desenvolvimento dos técnicos e administrativos da área frente à novas tecnologias;
Ø Estabeleça ou melhore o seu relacionamento com os demais gerentes da corporação.
Até agora vimos todas as características para que um gerente de informática administre melhor o seu tempo, então vamos dar mais sugestões para todo tipo de gerente de qualquer área e para todas as pessoas que não conseguem administrar o seu tempo.
Benefícios obtidos com uma melhor administração do tempo:
Ø Desenvolve uma perspectiva real do que a vida oferece e como pode ser vivida;
Ø Permite aproveitar mais a vida;
Ø Possibilita maior domínio e controle do trabalho;
Ø Evita pressão interna e pressões externas;
Ø Segurança e objetividade do trabalho;
Ø Aumenta a produtividade;
Ø Mantém o equilíbrio entre a vida pessoal, familiar e profissional;
Ø Combate celulite e flacidez, melhora o condicionamento físico.
A pessoa que não administra o seu tempo é porque passa a maior parte do dia pensando no que fazer em 1º lugar, outra parte recomeçando o trabalho interrompido e finalmente a outra reclamando que não teve tempo para nada.
Fatores a serem observados que contribuem para modificar-mos algumas atitudes através de nossa própria conscientização, nos levando a pensar nos seguintes fatos:
Ø Estamos dando o tempo certo às coisas realmente importantes ?
Ø Estamos mantendo o equilíbrio adequado entre nossas atividades de rotina e as de inovação a longo prazo ?
Ø Nossas atividades de combate ao fogo (atividades de emergência) estão reduzidas ?
Ø As interrupções desnecessárias estão sendo permitidas ?
Ø Estamos realizando tarefas desnecessárias ?
Ø Estamos pulando de tarefa em tarefa sem conclui-las ?
Pronto temos um perfil de nosso comportamento diante do tempo, o que e como devemos mudar está em cada um de nós.
Desperdiçadores do tempo:
Ø Não definição / Classificação das metas;
Ø Não fazer plano diário;
Ø Prioridades não claras/ falta prioritização ;
Ø Alteração constantes de ordens e de prioridades;
Ø Não antecipar prováveis acontecimentos futuros e não se preparar para eles;
Ø Não se prevenir contra problemas rotineiros;
Ø Empreendendo mais do que pode menos estimativa de tempo não realista;
Ø Sobrecarga de trabalho;
Ø Atrasos;
Ø Barulho;
Ø Desorganização pessoal;
Ø Arquivos desorganizados;
Ø Responsabilidade e autoridades confusas;
Ø Não se ajustar a mudanças;
Ø Treinamento deficiente;
Ø Excesso de controle e Reuniões improdutivas;
Ø Fazer eu próprio / não delegar;
Ø Não saber dizer não ;
Ø Excesso de material para ler;
Ø Excesso de comunicação;
Ø Falta de comunicação;
Ø Inexistência de padrões / critérios;
Ø Falta de diretrizes;
Ø Não adaptação / resistências à mudanças.

ORGANIZAÇÃO DO LOCAL DE TRABALHO
Natureza
Organizar é constituir o duplo organismo, material e social (a estrutura formal) da empresa.

Finalidade Da Organização
Para haver a Administração é necessária a Organização.

Os Fundamentos Da Organização Formal
É o conjunto de cargos funcionais e hierárquicos, orientados para o objetivo da empresa.

Divisão De Trabalho
É a especialização das pessoas, através da designação de tarefas específicas a cada uma das partes da empresa, para aumentar a eficiência.
Quanto maior a divisão do trabalho, maior a eficiência da empresa.

Tipologia
1) Vertical: Segundo o nível hierárquico, definindo os diferentes escalões e seus níveis de autoridade (cargo)
2) Horizontal: A divisão a nível das atividades, num mesmo nível hierárquico (funções). Ex: Departamentos ou seções de uma mesma diretoria, com funções distintas

Especialização
A divisão de trabalho conduz à especialização.

Responsabilidade
É a cobrança exigida na realização dos deveres.


Autoridade
É o direito de dar e o poder (moral = voluntário, ou coercitivo = pela força ou duplo) de se fazer obedecer, no comando da execução de algo, conforme a maneira considerada adequada pelo possuidor da autoridade, para os objetivos da empresa.
A autoridade é o fundamento da responsabilidade.

Alcance De Controle
Uma pessoa deve receber ordens de apenas um superior (unidade de comando), formando uma linha de autoridade do escalão mais alto até o mais baixo (cadeia escalar) .

Quanto mais o funcionário sobe na estrutura da empresa, sua amplitude de controle diminui.
Quanto maior o número de subordinados por chefe, menor o número de níveis hierárquicos da empresa.

· Número de subordinados maior que a amplitude administrativa: Perda de controle, desmotivação, ineficiência de comunicações, decisões demoradas e mal estruturadas, queda no nível de qualidade de trabalho
· Número de subordinados menor que a amplitude administrativa: Capacidade ociosa do chefe, custos administrativos maiores, falata de delegação, desmotivação, pouco desenvolvimento dos subordinados

Departamentalização Básica
É a escolha os critérios (normalmente mais de um ) para a homogeneidade da divisão de trabalho, dos órgãos que compõem a estrutura da empresa (horizontal).

Critérios
1) Por funções (funcional): De acordo com as funções básicas desempenhadas
2) Por produtos ou serviços: De acordo com o produto ou serviço realizado
3) Por localização geográfica (territorial ou regional): De acordo com a localização (região, estado, etc) onde o trabalho será executado, ou uma área de mercado a ser servida pela empresa
4) Por clientela: De acordo com o tipo (sexo, idade, renda, etc) de pessoas para quem o trabalho é executado
5) Por fases do processo (ou por processamento): De acordo com a seqüência do processo produtivo, operacional, máquina ou equipamento utilizado (departamento de líquidos, sólidos, etc)
6) Por projetos: De acordo com as saídas e resultados relativos a um ou vários projetos da empresa

Delegação
É a transferência de determinado nível de autoridade de um chefe para um subordinado, criando a correspondente responsabilidade pela execução da tarefa delegada. Muito embora a responsabilidade original, do chefe para com seu superior, não possa ser delegada ("Pode-se delegar autoridade, mas não responsabilidade").

Princípios
1) A autoridade deve ser delegada até o ponto e na medida necessária para a realização dos resultados esperados
2) A autoridade deve ser proporcional ao nível de responsabilidade alocada no cargo e/ou funcionário
3) A responsabilidade não pode ser delegada., pois nem o chefe nem o subordinado podem livrar-se completamente de suas obrigações, designando outros para realizá-las
4) A clareza é fundamental, com designação precisa, entendida e aceita

Técnicas
1) Selecionar o subordinado adequado
2) Proporcionar um nível de autoridade compatível com as atividades exercidas pelo subordinado
3) Explicar com precisão e clareza as atividades e resultados esperados
4) Recompensar, de alguma forma, um bom resultado apresentado pelo subordinado
5) Criar condições adequadas de motivação
6) Estabelecer controles adequados, divulgados e aceitos
7) Treinar e ajudar os subordinados em suas atividades
8) Evitar perda excessiva de poder, mas estar disposto a "abrir mão" de determinadas atividades que provoquem uma situação adequada de motivação nos subordinados
9) Ter adequados canais de comunicação
10) Ter disposição para aceitar erros dos outros
11) Incrementar o nível de participação nos subordinados
12) Perceber que os subordinados têm muito a contribuir no processo decisório na área de sua especialização
13) Desenvolver o processo de planejamento para que a delegação possa ocorrer antes do fato, e não depois do fato consumado
14) Desenvolver adequado nível de confiança nos subordinados, por meio de treinamento, participação, reconhecimento e troca de idéias
15) Criar condições para forçar os subordinados a tomarem decisões, dando-lhes ao mesmo tempo o apoio que se fizer necessário
16) Não criticar excessivamente quando os subordinados cometem enganos
17) Fazer com que os subordinados saibam o que tem de ser feito e quais os resultados esperados, incluindo o nível de qualidade e o prazo de realização
18) Prover incentivos adequados para que que os subordinados se sintam dispostos a aceitar maior delegação
19) Desenvolver uma estrutura organizacional que proporcione incremento no processo de delegação
20) Deve-se ficar, concentrando os esforços, com as atividades que mais contribuem para os objetivos desejados, delegando as demais aos subordinados

NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA
Administração Financeira e Orçamentária
Valor do Dinheiro no tempo

VALOR DO DINHEIRO E UTILIDADE

Modelos econômicos sempre empregam alguma unidade monetária como medida de valor. Qualquer um, em particular nós que temos um passado de altas taxas de inflação, sabemos que padrões monetários como medida de valor têm que ser vistos com cuidado.

· Um primeiro problema é obviamente a inflação, que faz com que o padrão monetário represente valores econômicos cada vez menores. Quando a inflação afeta proporcionalmente todos os preços, isto é, quando as relações entre os preços não muda, podemos trabalhar com um padrão monetário estável (normalmente, uma moeda com baixa inflação, como o dólar, ou deflacionando com um índice de variação de preço de uma cesta de bens e serviços, como os muitos calculados pelo IBGE, Fundação Getúlio Vargas e DIEESE) e, dessa forma comparar valores econômicos em datas diferentes;

· Outro problema é que, mesmo em moeda estável, valores monetários em datas diferentes têm diferentes valores econômicos. Geralmente, os agentes econômicos (ex: pessoas e empresas) preferem receber o mesmo valor monetário (mesmo com inflação nula) mais cedo a recebê-lo mais tarde. Isso é decorrente do fato que se recebermos um dinheiro agora (e não houver inflação e fora o problema de segurança) temos todas as oportunidades que teríamos se o recebêssemos depois e, provavelmente, outras que não teríamos se só o recebêssemos mais tarde.

Portanto, deixar de receber uma quantia numa data para recebê-la mais tarde implica algum custo de oportunidade (mais propriamente “custo de perda de oportunidade”). Esse fato é tão universal que, em quase todas as economias de hoje, existe um mercado financeiro de risco muito baixo cuja essência é o “aluguel” de dinheiro.

Dizemos, portanto, que o valor de uma quantia monetária recebida, ou paga, varia no tempo e quando fazemos uma análise econômica, esse é um aspecto importante. Esse valor variado no tempo é o que chamaremos adiante de valor do dinheiro no tempo.

Mais isso ainda não é tudo que tínhamos a comentar sobre o valor do dinheiro. Excetuando-se os casos onde as pessoas buscam emoção forte, as pessoas não gostam de situações arriscadas. Certamente, um gerente irá preferir um projeto que traga, com certeza, um retorno de R$X do que outro que, sendo equivalente em outros aspectos, produza o mesmo retorno com considerável incerteza. Como nosso mundo econômico é povoado de incertezas, essa atitude face ao risco é um outro aspecto que pode ser decisivo em decisões e, por isso, devemos levá-la em conta quando usamos de quantias monetárias para representar valores econômicos

O QUE É O VALOR DO DINHEIRO NO TEMPO

Como vimos acima, o valor econômico associado a desembolsos (ou receitas) ocorridos em épocas diferentes, geralmente têm valor econômico diferentes, ainda que correspondam à mesma quantia monetária e não haja inflação. A razão disso, conforme argumentou-se, é que o conjunto de oportunidades de uso do dinheiro recebido mais cedo, geralmente, é maior. Conseqüentemente, se dispusermos de uma quantia de dinheiro numa data A anterior à uma outra data B, podemos tirar partido de alguma oportunidade de aplicação do dinheiro entre A e B para chegarmos a B com uma quantia maior do que o que teríamos se só recebêssemos a quantia em B. Deixando de lado a questão do risco, também mencionada acima, vejamos como tratar a questão do valor do dinheiro no tempo em condições de certeza.

Receitas e desembolsos constituem fluxos de caixa. Alternativas de decisão podem (sob certeza), freqüentemente, ser representadas, no seu aspecto econômico por conjunto de fluxos de caixa, utilizando-se para isso uma convenção onde, por exemplo, receitas são fluxos positivos e desembolsos, fluxos negativos.

Análise Do Valor Do Dinheiro No Tempo

Normalmente, como já vimos, uma empresa trata seus problemas de decisão em diversos níveis. Num nível (estratégico, ou de longo prazo) considera projetos de longo prazo, financiados por capital próprio ou por empréstimos de longo prazo. Em outros níveis (tático e operacional) trata de projetos financiados por empréstimos de curto prazo. Assim, fica fácil estabelecer o “custo-oportunidade” do capital empatado nesses projetos de nível tático e operacional.

Esse custo são os juros que se paga por esses empréstimos de curto prazo. Ou seja, quando se considera qual o uso que a empresa faria de uma quantia que a empresa dispõe para aplicação de curto prazo, como no exemplo, geralmente a taxa de juro que se paga pelo dinheiro tomado emprestado para financiar o capital de curto prazo (capital de giro) é uma boa aproximação. Isso porque se essa quantia deixar de ser necessária, ela evitará a tomada de empréstimo de curto prazo (que, normalmente são os empréstimos com juros mais elevado dentre os que a companhia paga).

- Métodos Analíticos

Os métodos analíticos são precisos porque se baseiam no valor do dinheiro no tempo. A precisão mencionada se refere à metodologia utilizada para analisar os dados do projeto.

O valor do dinheiro no tempo para cada empresa é expresso por um parâmetro denominado “Taxa Mínima de Atratividade” (“TMA”). Essa taxa é específica para cada empresa e representa a taxa de retorno que ela está disposta a aceitar em um investimento de risco (projeto empresarial), para abrir mão de um retorno certo num investimento sem risco no mercado financeiro.

Os métodos analíticos empregados em análise de investimentos são o Valor Presente Líquido (VPL) e a Taxa Interna de Retorno (TIR).

a) Valor Presente Líquido (VPL)

O valor presente líquido (VPL) de um projeto de investimento é igual ao valor presente de suas entradas de caixa menos o valor presente de suas saídas de caixa. Para cálculo do valor presente das entradas e saídas de caixa é utilizada a Taxa Mínima de Atratividade (TMA), como taxa de desconto. O valor presente líquido calculado para um projeto significa o somatório do valor presente das parcelas periódicas de lucro econômico gerado ao longo da vida útil desse projeto. O lucro econômico pode ser definido como a diferença entre a receita periódica e o custo operacional periódico, acrescido do custo de oportunidade periódico do investimento.

Utilizando uma calculadora financeira e considerando-se uma TMA de 10% ao ano, encontramos para o projeto de investimento P um Valor Presente Líquido de R$ 20.392,54. Se considerarmos uma TMA de 15% ao ano, o Valor Presente Líquido do Projeto será zero. Para uma TMA de 0%, o lucro econômico periódico se confunde com o lucro contábil periódico e o valor presente líquido é igual ao somatório dos lucros contábeis periódicos.

Podemos ter as seguintes possibilidades para o Valor Presente Líquido de um projeto de investimento:

- Maior do que zero: significa que o investimento é economicamente atrativo, pois o valor presente das entradas de caixa é maior do que o valor presente das saídas de caixa;
- Igual a zero: o investimento é indiferente pois o valor presente das entradas de caixa é igual ao valor presente das saídas de caixa;
- Menor do que zero: indica que o investimento não é economicamente atrativo porque o valor presente das entradas de caixa é menor do que o valor presente das saídas de caixa.

“Entre vários projetos de investimento, o mais atrativo é aquele que tem maior Valor Presente Líquido.”

b) Taxa Interna de Retorno (TIR)

A Taxa Interna de Retorno é o percentual de retorno obtido sobre o saldo investido e ainda não recuperado em um projeto de investimento. Matematicamente, a Taxa Interna de Retorno é a taxa de juros que torna o valor presente das entradas de caixa igual ao valor ao presente das saídas de caixa do projeto de investimento.

Utilizando uma calculadora financeira, encontramos para o projeto P uma Taxa Interna de Retorno de 15% ao ano. Esse projeto será atrativo se a empresa tiver uma TMA menor do que 15% ao ano.

A Taxa Interna de Retorno de um investimento pode ser:

· Maior do que a Taxa Mínima de Atratividade: significa que o investimento é economicamente atrativo;
· Igual à Taxa Mínima de Atratividade: o investimento está economicamente numa situação de indiferença;
· Menor do que a Taxa Mínima de Atratividade: o investimento não é economicamente atrativo pois seu retorno é superado pelo retorno de um investimento sem risco.

“Entre vários investimentos, o melhor será aquele que tiver a maior Taxa Interna de Retorno.“

Risco, Retorno e Valor

O QUE É RISCO

O risco é uma característica iminente a toda e qualquer atividade, principalmente nas áreas que tratam diretamente com o patrimônio das empresas. Tudo o que é feito hoje, visando a um resultado no futuro, está sujeito a algum grau de risco.

Com base em fatos conhecidos e informações adquiridas, podemos estabelecer meios capazes de projetar os acontecimentos futuros. Esses acontecimentos poderão realmente acontecer, mas não serão "exatamente" como havíamos projetado. Geralmente, o risco está associado a algum fator negativo que possa impedir ou dificultar a realização do que foi planejado.

No mundo atual, a gestão de riscos em empresas é indispensável, pois um fato econômico que acontece em qualquer lugar do mundo provoca reflexos imediatos na economia brasileira. A gestão de riscos pode ser entendida como um processo onde são tomadas decisões de aceitar um risco conhecido ou de minimizá-lo. Como risco podemos destacar duas modalidades:

· Risco sistemático: que afeta as empresas em geral;
· Risco sistemático: que afeta especificamente uma empresa ou um pequeno grupo de empresas.


RISCO X RETORNO

Um ponto básico em administração financeira é que há um confronto entre retorno (fluxo de caixa) e risco. Retorno e risco são determinantes-chaves das decisões do administrador financeiro, pois a medição dos mesmos ressaltarão a necessidade ou não da concretização de certos investimentos.

O retorno e o risco afetam as decisões de forma direta. Em geral, os acionistas e proprietários de empresas tem aversão ao risco. Quando há risco envolvido, os acionistas e proprietários de empresas esperam obter taxas de retorno mais altas nos investimentos associados a riscos mais altos, e taxas de retorno mais baixas naqueles com riscos mais baixos.


a) Dilema Risco-Retorno Na Composição De Financiamentos

As características do dilema risco-retorno, também podem ser observadas quando da definição de uma política de financiamento do capital de giro.

A perda de rentabilidade provocada por uma política tradicional nos investimentos em capital de giro poderá ser minimizada através de alterações em sua estrutura de financiamento. Não obstante isso, maior preferência por fundos de curto prazo (mais baratos) na composição do passivo acarreta, paralelamente a maior retorno, elevação do risco da empresa. Esta elevação do risco é determinada, fundamentalmente, pelas seguintes razões:

· As taxas de juros a curto prazo são bem mais sensíveis às alterações conjunturais do que as taxas de longo prazo. Na realidade, empresas com maior participação de créditos de curto prazo apresentam maior risco pela natural falta de certeza no conhecimento do comportamento futuro de seus custos. Enquanto um empréstimo de longo prazo mantém o encargo de juros fixo por um período de tempo maior, um empréstimo de curto prazo, a ser renovado periodicamente, absorve com maior freqüência as oscilações (normalmente crescentes) nas taxas de juros;

· Uma política de financiamento com maior ênfase no crédito de curto prazo determina maior dependência da empresa às disponibilidades de crédito no mercado. Eventuais dificuldades de repor os recursos de curto prazo, mesmo que temporárias, poderão abalar a liquidez da empresa e gerar péssimas conseqüências junto aos seus credores.

Na realidade, os aspectos considerados envolvem o dilema maior na administração do capital de giro: risco x retorno. Utilizando-se mais de créditos de curto prazo, a empresa poderá obter, sempre que os seus custos forem inferiores aos de longo prazo, melhores resultados operacionais; no entanto, pelos motivos expostos, o risco da empresa se elevará;

b) Abordagem De Risco Mínimo

Uma postura de minimização do risco pode ser adotada através de uma abordagem conservadora para o financiamento do capital de giro.

O risco é colocado em níveis mínimos em razão de a empresa não necessitar utilizar de sua capacidade de captação de recursos a curto prazo, a qual seria acionada somente para atender a necessidades financeiras inesperadas (imprevistas). O custo desta abordagem seria bem elevado, em razão da preferência por créditos a longo prazo (normalmente mais onerosos que os de curto prazo) e da ociosidade desses recursos em vários períodos.

c) Avaliação Do Risco De Crédito

Na análise do risco são levados em conta diversos critérios e métodos. Um enfoque tradicional da análise do crédito é desenvolvido através de estudo de cinco fatores, definidos na proposição original de Brighan e Weston como os cinco CC do crédito, ou seja:

1. Caráter: identifica a disposição do cliente em pagar corretamente seu crédito. Essa avaliação é efetuada através do conhecimento de certas características morais do devedor; tais como honestidade, integridade etc;

2. Capacidade: procura medir o potencial de geração de recursos do cliente visando à liquidação conforme pactuada. Essa análise é feita, normalmente, através de informações históricas do desempenho do cliente, de seus padrões gerenciais etc. A variável capital, analisada de forma similar à anterior, está mais voltada para a medição dos investimentos da firma cliente, dando atenção especial ao seu patrimônio líquido;

3. Garantias (“collateral”): julgam os ativos que o cliente pode oferecer como forma de lastrear (garantir) seu crédito;

4. Condições: envolve as influências do comportamento da conjuntura econômica sobre a capacidade de pagamento do cliente.

O processo de análise destes fatores tradicionais de avaliação do risco do crédito é desenvolvido, basicamente, pela tradição (experiência) que a empresa tenha com seu cliente e, também, através de uma série de informações e indicadores básicos que o administrador deverá colher junto ao consumidor e ao mercado, visando suplementar a sua decisão.

Ainda dentro do enfoque tradicional de avaliação do crédito pode-se enumerar, entre outras, as seguintes principais fontes de informações:

· Avaliação retrospectiva das demonstrações contábeis do solicitante de crédito: as quais poderão vir suplementadas com diversas informações adicionais; tais como fluxos de caixa, descrição das garantias potenciais etc;

· Empresas prestadoras de serviços em assessoria às decisões de crédito: no Brasil, esses serviços podem ser fornecidos pela SERASA, pelo Serviço de Proteção ao Crédito, pelas Associações Comerciais e Industriais etc;

· Modelos quantitativos: dentro de um enfoque menos convencional, deve-se ressaltar a crescente introdução de modelos quantitativos nas decisões de concessão de crédito, os quais se processam, principalmente, através do uso de medidas estatísticas, análises discriminantes e árvores de decisão.

RISCO

A idéia de risco aplicada nos mercados vem sendo bastante explorada na literatura financeira e pelos veículos de comunicação. A preocupação com o risco aumentou em razão das crises internacionais que experimentamos nos últimos anos. No entanto, independente da maior ou menor volatilidade dos ativos financeiros, o investidor sempre deve se preocupar com o fator risco envolvido nas aplicações.

Risco pode ser conceituado como sendo a possibilidade de ocorrência de um evento incerto e desfavorável. Outros preferem entender risco como sendo a volatilidade natural existente nos mercados de títulos de uma forma geral. Não importa qual seja a definição, a verdade é que todos os indivíduos, ou pelo menos a grande maioria deles, têm aversão ao risco.

Assumir riscos no investimento em ativos financeiros vai contra a preferência natural das pessoas, de tal forma que alguém estará disposto a tolerar algum risco se houver uma compensação financeira por isso, expressa através de uma rentabilidade mais alta, que contempla o chamado “prêmio pelo risco”. A suposição de que as pessoas, racionalmente, são avessas a riscos, acaba estabelecendo uma relação positiva entre risco e rentabilidade. Ou seja, ao investir em ações, em vez de deixar o meu dinheiro na caderneta de poupança, fica implícita a idéia de que exigirei uma rentabilidade mais alta sobre o meu investimento para compensar o maior risco assumido.

RISCO E RETORNO

É interessante atentar para os dados históricos de retorno e risco de alguns dos principais investimentos no mercado financeiro norte-americano, obtidos no livro “Princípios de Administração Financeira”, de Stephen A. Ross, Randolph W. Westerfield e Bradford D. Jordan, publicado em 1998.

Por exemplo, tomando o período de 1926 a 1994, uma carteira típica de ações ordinárias apresentou um retorno médio anual de 12,2% e um risco, medido por desvio-padrão, de 20,3%. Obrigações de empresas de longo prazo obtiveram um retorno médio de 5,7% e um risco de 8,4%. Ao mesmo tempo, Letras do Tesouro renderam, em média, 3,7%, com um risco de 3,3%. Sem se aprofundar demais na análise desses números, o que queremos chamar a atenção é para a confirmação da relação positiva entre risco e retorno a partir da observação de dados passados.

Convém deixar claro que o desvio-padrão é uma medida estatística de dispersão de retornos em relação ao termo médio. Isso significa que quanto maior for o desvio-padrão de um ativo, maior é a probabilidade de ter retornos acima (favoráveis) e abaixo (desfavoráveis) do retorno médio calculado.

O entendimento da relação positiva entre risco e retorno é que tem levado muitos analistas a avaliar fundos mútuos de ações a partir do denominado “Índice de Sharpe”, que consiste em dividir o retorno excedente de um fundo pelo seu desvio-padrão em uma dado período. Ou seja, o fundo terá um bom desempenho não apenas em função da rentabilidade gerada, mas levando em conta também o nível risco assumido.

QUALIFICANDO OS RISCOS

a) Risco De Perda Do Poder Aquisitivo

Um dos efeitos mais notáveis, observados nas modernas economias, é a perda de poder aquisitivo das moedas, comumente chamada de “inflação”. Todo e qualquer investimento deveria ser realizado com este aspecto em mente. Um investimento extremamente conservador produziria um rendimento que igualasse a taxa de inflação do período. Neste caso, em termos reais, nenhum rendimento seria produzido. Rendimento real, portanto, “é o excesso de rendimento em relação à taxa de inflação do período em questão.”

O Brasil, assolado por altas taxas de inflação no passado próximo, tem ultimamente convivido com perdas inflacionárias menos alarmantes. No entanto, não é incomum que muitas formas de investimentos não consigam, sequer, repor as perdas inflacionárias em dados momentos. Até mesmo os investimentos de renda fixa, atrelados aos juros, têm produzido perdas inflacionárias.

b) Risco Quanto Às Taxas De Juros

O risco quanto às taxas de juros está ligado ao fato de que, um aumento nas taxas de juros pode causar uma depreciação nos preços de diversos ativos, assim como pode contribuir para o crescimento das taxas de inflação e diminuição do crescimento econômico. Nos Estados Unidos, pesquisas têm demonstrado que com o incremento nas taxas de juros a volatilidade dos mercados também aumenta. O incremento das taxas de juros, no Brasil, tem conduzido a períodos de recessão ou baixo crescimento econômico, principalmente porque o governo, no geral, é o grande tomador de recursos para cobertura de seus habituais déficits orçamentários.

Em suma, quando há uma grande demanda por dinheiro há pressão para o aumento das taxas de juros, a menos que haja aumento na emissão de dinheiro. Como as emissões de dinheiro são inflacionárias, a não ser que tenha havido crescimento econômico suficiente que as respaldem, a demanda por dinheiro, tipicamente um fenômeno comum em expansões econômicas, causa o aumento das taxas de juros, encerrando o ciclo de crescimento da economia. Isto tudo num cenário ideal em que o governo fique à margem dos mercados.

No Brasil, este não é o caso. O governo com seus déficits contribui para o aumento da demanda por dinheiro e, como deseja controlar a inflação, pressiona para cima as taxas de juros. Com o incremento das taxas de juros, os investimentos em renda fixa tornam-se os preferidos, no Brasil, causando o aumento da volatilidade dos mercados de ações. Quando as taxas de juros crescem aos saltos, tipicamente quando o governo decide defender a moeda ou reduzir a pressão inflacionária imediata, o primeiro impacto sobre os ativos de renda fixa pré-fixados é de perda, justamente pela troca de papéis com juros menores pelos novos. Esse fenômeno não dura mais que um ou dois meses. Nos Estados Unidos, o crescimento das taxas de juros impulsiona os investidores a tomarem mais risco, segundo pesquisas. No Brasil, embora não haja pesquisas do gênero, o efeito parece ser o contrário, há uma busca por ativos que garantam rendimentos fixos, atrelados às taxas de juros.

c) Risco Do Negócio

Alguns analistas sugerem que, as mudanças na regulação dos mercados financeiros e de capitais afetam os relacionamentos entre os movimentos nos ciclos dos negócios e o mercado de ações.

Nas últimas décadas, a política monetária tem sido a base para a análise dos ciclos dos negócios. As mudanças nos agregados monetários são as maiores forças por trás dos ciclos econômicos e da taxa de inflação. Isso sem falar na atuação do governo nesses ciclos e mercados, conforme já abordado no tópico relativo às taxas de juros. Mais uma vez, nos Estados Unidos, pesquisas têm sido realizadas quanto aos ciclos dos negócios. A análise setorial tem sido de suma importância, eis que os diversos setores da economia tendem a reagir diferentemente às mudanças nos cenários econômicos, interno e externo.

Para os investidores a descoberta de que setores serão favorecidos ou prejudicados nos diferentes cenários econômicos é de vital importância, porque isso, por si só, pode conduzir a escolha de papéis com melhor potencial para valorização.

d) Risco De Mercado

Tem-se observado que, quando o mercado de ações sobe, a maioria das ações sobe também. Por outro lado, quando o mercado cai, a grande maioria das ações também cai. A mudança na psicologia do mercado pode levar à queda nos preços dos papéis, sem que tenha havido nenhuma deterioração na performance das empresas emissoras.
Movimentos nos preços das ações que não possam ser atribuídos à volatilidade ou betas elevados devem estar atrelados a fatores intrínsecos à companhia emissora, fazendo com que os preços de suas ações se movam de forma contrária ao mercado, ou com melhor performance que o mercado como um todo.

Não é raro ocorrer o fato dos investidores tomarem suas posições no mercado e, após isso, o mercado mudar de direção. Quando os mesmos investidores tentam reverter suas posições, o mercado é afetado grandemente e, também não raramente, prejuízos são gerados. Em síntese, “os investidores devem avaliar os ativos em termos da compensação que esses proporcionam relativamente ao risco que eles criam”.
Alavancagem
O QUE É ALAVANCAGEM?

Alavancagem é o uso de ativos e recursos com um custo fixo, a fim de aumentar os retornos dos proprietários da empresa

Variações na alavancagem resultam em aumento de risco e retorno. Assim:

> alavancagem ==> maior risco e maior retorno
< alavancagem ="="> menor risco e menor retorno


Os Administradores têm um controle quase completo sobre o risco introduzido com a alavancagem.

ALAVANCAGEM FINANCEIRA

É a capacidade da empresa em usar encargos financeiros fixos (juros sobre empréstimos e dividendos de ações preferenciais), a fim de maximizar os efeitos de variações no lucro a/dos juros e impostos sobre lucros por ação da empresa (LPA).

a) Grau De Alavancagem Financeira (GAF)

É a medida numérica da alavancagem financeira da empresa:
variação percentual no LPA LAJIR.
GAF = =
variação percentual no LAJIR LAJIR - J - (DP x 1 / (1 - T))




*LPA = Lucro por Ação
LAJIR = Lucro Antes dos Juros e Imposto de Renda (lucro operacional)
DP = Dividendos por Ações Preferenciais
J = juros

b) Alavancagem Financeira Contabilmente

LAJIR
(-) Juros
(=) Lucro Líquido Antes do Imposto de Renda
(-) Impostos
(-) Dividendos
(=) Lucro Disponível para Acionistas Ordinários
(=) Lucro por Ação (LPA)

variação do LPA
Alavancagem Financeira =
variação do LAIR




ALAVANCAGEM OPERACIONAL

É o uso potencial dos custos operacionais para aumentar os efeitos das mudanças nas vendas sobre o lucros da empresa antes dos juros e impostos (LAJIR).

O aumento nas vendas resulta em aumento mais que proporcional no LAJIR e vice-versa

a) Grau de Alavancagem Operacional (GAO)

É a medida numérica da alavancagem operacional da empresa:
variação percentual no LAJIR Q x (p - v).
GAO = =
variação percentual nas vendas Q x (p - v) - F




* F = Custo Operacional Fixo por Período
Q = Quantidade de vendas (unidades)
P = Preço de venda por unidade
V = Custo operacional variável por unidade


b) Alavancagem Operacional Contabilmente

Receita de Vendas
(-) CMV
(=) Lucro Bruto
(-) Despesas Operacionais
(=) Lucro Operacional = Lucro Antes dos Juros e IR (LAJIR)
variação do LAJIR
Alavancagem Operacional =
variação da Receita de Vendas





c) Análise Do Ponto De Equilíbrio (análise custo-volume-lucro)

· Determinar o nível de vendas necessárias para cobrir todos os custos operacionais (“ponto de equilíbrio operacional”);
· Avaliar a lucratividade associada a cada nível de vendas.


d) Custos Fixos x Alavancagem Operacional

Variação nos cursos fixos afeta significativamente a alavancagem operacional.

ALAVANCAGEM TOTAL

É o uso potencial de custos fixos, tanto operacionais como financeiros, para aumentar o efeito das variações nas vendas sobre o lucro por ação (LPA).


a) Grau De Alavancagem Total (GAT)

É a medida numérica da alavancagem total da empresa:
variação percentual no LPA Q x (p - v).
GAT = =
variação percentual nas vendas Q x (p - v) - F- J - (DP x (1/ (1 - T))





A Alavancagem Total reflete o impacto combinado da alavancagem operacional e financeira da empresa:
GAT = GAO x GAF





b) Alavancagm Total Contabilmente

variação do LPA
Alavancagem Total =
variação da Receita de Vendas




Análise das Demonstrações Financeiras

O QUE É ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

A análise das demonstrações financeiras visa relatar, a partir das informações contábeis fornecidas pelas empresas, a posição econômico financeira atual, as causas que determinaram a evolução apresentada, e as tendências futuras. Extrai a informação sobre a posição passada, presente e futura (projetada) de uma empresa.


OBJETIVOS DA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

· Avaliar a situação econômico-financeira de uma empresa;
· Avaliar a capacidade de liquidez de uma empresa;
· Verificar a sua capacidade de solvência (se irá ou não falir);
· Tomada de decisão de investimentos na empresa;
· Tomada de decisões em relação ou não a conceder créditos;
· Avaliar como a empresa está sendo administrada;
· Avaliar se a empresa é ou tende a ser lucrativa ou não;
· Tomada de decisão sobre o futuro da empresa.

USUÁRIOS DA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

· Dirigentes da empresa;
· Acionistas;
· Credores;
· Fornecedores X Clientes;
· Concorrentes;
· Órgãos Governamentais;
· Empregados, Sindicatos e Comunidade;
· Transferência de Controle Acionário, Incorporação e Fusão.

PROCEDIMENTOS PRELIMINARES DA ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

Þ Deve-se analisar pelo menos dois anos consecutivos de demonstrações;
Þ Procurar analisar de empresas do mesmo ramo para se ter um paralelo para análise;
Þ Eliminar as distorções provocadas pela inflação;
Þ Reclassificar algumas contas das Demonstrações Financeiras:
¨ Duplicatas Descontadas
· Deverão ser reclassificadas no Passivo Circulante.
¨ Despesas do Exercício Seguinte
· Deverão ser reclassificadas no Patrimônio Líquido.
¨ Receitas/Despesas Financeiras
· Deverão ser reclassificadas em Não Operacionais

TÉCNICAS DE ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS

· Análise Vertical e Horizontal;
· Indicadores Financeiros e Econômicos (Índices);
· Análise da Taxa de Retorno Sobre Investimento - Margem de Lucro X Giro do Ativo (Fórmula Du Pont).

ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS VERTICAL E HORIZONTAL

a) Análise Vertical

· Identifica a participação percentual de cada componente da demonstração financeira em relação ao seu total.
· A técnica consiste em estabelecer em quanto representa o Balanço Patrimonial do total dos 100% do Ativo e Passivo, e, no DRE, da Receita Líquida.

b) Análise Horizontal

· Identifica a evolução dos diversos elementos patrimoniais e de resultados ao longo de determinado período;
· É uma análise temporal do crescimento da empresa;
· A técnica consiste em estabelecer o índice (base) 100 para o primeiro ano e fazer a sua evolução nos anos seguintes.

ANÁLISE DAS DEMONSTRAÇÕES FINANCEIRAS POR ÍNDICES

Procura relacionar elementos afins das demonstrações financeiras, de forma a melhor extrair conclusões sobre a situação da empresa.

Visando uma comparação inter-empresarial, é possível ainda obter-se em revistas especializadas, indicadores de empresas concorrentes e padrões do setor de atividade.

a) Índices De Liquidez

Medem a capacidade de pagamento da empresa:

· Índice de Liquidez Corrente (AC/PC): mede a capacidade de pagamento a curto prazo da empresa;
· Índice de Liquidez Seco (AC-Estoques/PC): mede a capacidade de pagamento da empresa supondo que a mesma se desfaça dos estoques;.
· Índice de Liquidez Geral (AC+RLP/PC+ELP): mede a capacidade geral de pagamento da empresa;
· Índice de Liquidez Imediata (Disponível/PC): mede a capacidade a vista de pagamento da empresa frente aos seus compromissos de curto prazo.

b) Índices De Endividamento

Mostram como está composto as origens de recursos da empresa:

· Relação de capital de terceiros sobre o próprio (PC+ELP/Patrimônio Líquido): revela quanto que a empresa possui de dívidas em relação aos recursos pertencentes aos acionistas;
· Composição de Endividamento (PC/PC+ELP): mostrará a relação de dívidas a curto prazo ao total das dívidas;
· Endividamento Geral (PC+ELP/AT): mostra a dependência de recursos de terceiros no financiamento dos ativos;
· Imobilização do Capital Próprio (AP/PL): revela quanto do investimento dos acionistas está em investimento de natureza permanente.

c) Índices De Rentabilidade

Mostram o grau de utilização dos recursos na geração de resultados:

· Margem Bruta (LB/ROL): mostra a taxa de acréscimo sobre o custo das vendas para chegar á receita (mark up);
· Margem Operacional (LO/ROL): mostra o ganho puro das operações da empresa;
· Margem Líquida (LL/ROL): mostra a proporção do lucro da empresa;
· Giro do Ativo (ROL/ATmedio): mostra quantas vezes minha atividade superou as minhas aplicações;
· Taxa de Retorno Sobre Investimento (LL/AT médio): mostra o retorno dos acionistas sobre o investimento.;
· Taxa de Retorno sobre o Capital Próprio (LL/PL médio): mostra o retorno dos acionistas sobre a sua parcela de investimento.

d) Índices De Atividade

Mostra como foi a administração:

¨ Prazo Médio de Estoques: Estoque Médio x 360/CMV;
¨ Prazo Médio de Pagamento: Fornecedores Médio x 360/Compras;
¨ Prazo Médio de Recebimento: Duplicatas a Receber Média x 360/Vendas Líquidas.

Planejamento Financeiro

O QUE É PLANEJAMENTO FINANCEIRO

É o efeito integrado das decisões de investimento e de financiamento, cujo resultado final é um plano financeiro.

a) Premissas Do Planejamento Financeiro

· As decisões de investimento e de financiamento são interdependentes e não isoladas;
· Minimização das possibilidades de surpresas;
· Deve-se possuir instrumentos de reação às surpresas não identificáveis.
· Análise do que faz sucesso nos projetos e do que os leva ao fracasso;
· Impacto das decisões atuais sobre oportunidades futuras;
· Fixação de objetivos concretos capazes de motivar os acionistas/gestores/mercado e proporcionar padrões de avaliação de resultado.

b) O Que Envolve O Planejamento Financeiro

· Análise de opções de financiamento e de investimento;
· Projeção do impacto de decisões a partir de vários cenários;
· Escolha de alternativas a seguir;
· Avaliação de desempenho.

TIPOS DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO

a) Planejamento Financeiro De Curto Prazo

· O horizonte raramente vai além dos 12 meses imediatos;
· Vinculado ao planejamento de longo prazo;
· Gerenciamento voltado para compromissos - disponibilidades, empréstimos e aplicações financeiras.


b) Planejamento Financeiro De Longo Prazo

· Horizonte habitual de 5 anos;
· Algumas empresas trabalham com 10 anos ou mais, principalmente quanto se trata de valor atual de projetos de produtos/serviços com vida útil alta.

- Planejamento Financeiro De Longo Prazo E Enquadramento Geral

· Evitar submersão em detalhes;
· Investimento conjunto;
· Propostas de pequenos investimentos consolidadas e tratadas como um único projeto;
· Investimentos estratégicos e grandes tratatos individualmente.

O PLANEJAMENTO FINANCEIRO É UMA ATIVIDADE CONJUNTA

· Desejável: planos financeiros interligados com planos de atividade;
· Realidade comum: planos independentes ou com gaps. Consolidação de informações desconectadas estrategicamente.

O PLANEJAMENTO FINANCEIRO E OS DADOS

· Dados estratégicos e portanto mais abstratos ou mutáveis;
· Interesse dos acionistas;
· Risco assumido pelos acionistas;
· Projetos de investimento da concorrência;
· Ciclo de vida dos projetos remunerado pelo mercado;
· Política macroeconômica, incluindo a fiscal;
· Risco internacional;
· Dados formais contábeis e de demonstrações financeiras para subsídio a um plano (em moeda constante):
- Balanços;
- Demonstrações de resultado;
- Demonstração de origem e aplicação de recursos;
- Demonstração de mutações de patrimônio líquido;
- Carga tributária da empresas no país.
· Dados formais analíticos e consolidados de investimentos/desinvestimentos:
- Investimentos: por substituição: expansão, novos produtos, investimentos obrigatórios ou legais;
- Subdivisão por atividade: considerando análise estratégica de crescimento agressivo/gradual, redução agressiva/gradual ou liquidação;
- Análise do valor agregado de cada atividade para o negócio: “Economic Value Added” – “EVA”
· Dados das formas de captação/remuneração da captação;
· Política de endividamento/taxas reais de juros esperada;
· Política de retenção dos lucros/dividendos;
· Tributação sobre encargos de financiamento.

- Finalidade Dos Dados

· Previsão
· Evitar a extrapolação ingênua;
· Previsões macroeconômicas/modelos econométricos em conjunto com previsões comerciais e comportamentais da concorrência (conseguiremos manter custo e diferenciação identificáveis, aceitáveis e remuneráveis, ou seja, a série temporal dos projetos é correta?).

- Qual É O Modelo Econômico E De Estratégia Competitiva Por Detrás Das Previsões?

· Superposição de previsões com pressupostos ou visões diferenciadas é fatal - financeira, comercial, de produção.
· Disseminação da coerência é tarefa difícil e depende do alinhamento corporativo de missão, visão e estratégia.
· O planejador financeiro deve identificas incoerências.

ENCONTRAR UM PLANO FINANCEIRO ÓTIMO

· Definir um plano em termos contabilísticos ou numéricos não é operacional;
· Como interligar o plano financeiro com o plano operacional da empresa (via de mão dupla)?

OBSERVAR O DESENROLAR DO PLANO FINANCEIRO (controle)

· Premissas x resultados;
· Ações de revisão de premissas e remodelagem do plano;
· Remodelagem de investimentos/desinvestimentos; captação e remuneração.

O PLANEJAMENTO FINANCEIRO É UMA GESTÃO DE CARTEIRA DE OPÇÕES

· Investimentos olhados em si - opção presente de investimento;
· Investimentos olhados em si e na abertura de opções futuras de investimentos - novos mercados, novos produtos, novos projetos rentáveis, continuidade da empresa como opção principal;
· Como avaliar se uma opção presente gera opção futura? Intimamente ligado à visão estratégica da empresa. Quando as opções futuras serão exercidas? Como acoplar a sua série temporal com a da opção presente?
· Quando alienar opções - venda de empresas/venda de ativos/venda de direitos?

MODELOS DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO

· Simulação;
· Ideal: integração com a orçamentação, planejamento operacional e avaliação de resultados;
· Utilizam demonstrações financeiras previsionais.

- Fragilidade das demonstrações financeiras previsionais - a ausência da visão financeira

· Prevalência da visão contabilística do mundo;
· Ausência de instrumentos de análise financeiras: fluxo de tesouraria;
· Valor atual;
· Risco de mercado.
· Ausência de simulação das decisões financeiras ótimas, principalmente através da programação linear.

- Exemplo de programação linear - o modelo “LONGER” - Objetivos

· Otimizar o cálculo do melhor plano financeiro, dadas determinadas premissas e restrições;
· Projetar as conseqüências de uma estratégia financeira selecionada.

- Exemplo de programação linear - o modelo Modigliani/Miller - o valor de avaliação de uma empresa ou projeto:

· Variáveis:x = valor do investimento no projetov = valor líquido de mercado dos ativos do projetod = disponibilidades financeiras para aplicar de imediato no projeto y = endividamento adicional contraído para o novo investimentotir = taxa interna de retorno do projeto, calculada pelo valor atual de receitas - custos e despesas a serem realizados, inclusive pagamento de juros de financiamento.r = taxa de aplicação do mercado ou mínima de atratividadet = taxa marginal do somatório dos impostos sobre lucros
· Limitações definidas/calculadas pela empresa:
x <= 1.000.000 y <= 0,40 de x d = 800.000 tir = 0,09 · Limitações definidas pelo mercado/governo: r = 0,10 t = 0,50 · O valor do projeto ou opção (O) é definido por, pressupondo apuração de lucro na empresa:O = v + [((0,09/0,10) * x) - 1] - 0,5 * y = v - 0,1x + 0,5y taxa de retorno real · Dado que v é fixo, o problema de programação linear é o de maximizar a quantidade -0,1x + 0,5y, dadas as restrições empresariais:x <= 1.000.000 x <= y + 800.000y <= x * 0,40 A solução ótima é encontrada quando o nível máximo de endividamento do projeto admitido pela empresa é utilizado, porque, embora a sua taxa de retorno real seja negativa, o projeto permite à empresa solicitar um empréstimo maior e o valor da redução de impostos gerada pela dívida mais que compensa a insuficiente rentabilidade real do investimento. Da mesma forma, podemos, no caso acima, ver a contribuição derivada ou marginal de cada uma das variáveis ao valor da opção, quando, mantidas as demais constantes, calculando a derivada de cada uma e o reflexo no valor final da opção ou projeto. É o que o autor denomina de “preço sombra”. As combinações de efeito conjunto de variáveis combinadas também é possível e o Excel possui recursos de sensibilidade para projeção que permitem definir as combinações no resultado final. Se considerarmos combinação de todas os projetos da empresa, teríamos um sistema de maximização de equações de várias opções, resolvidos através de programação linear, considerando outras e diversas restrições (política de dividendos etc.) em cada ano da série temporal de longo prazo. Administração do Capital de Giro O GERENCIAMENTO DO CAPITAL DE GIRO COMO FATOR DE MAXIMIZAÇÃO DA RENTABILIDADE EM EMPRESAS INDUSTRIAIS Os investimentos em projetos de longo prazo nas empresas industriais, somente conseguem viabilidade econômica com o perfeito gerenciamento das atividades operacionais. Finanças é a ciência que estuda a movimentação de recursos financeiros entre os agentes econômicos: empresas, indivíduos e governos. No campo das finanças empresariais, o estudo se concentra nos aspectos envolvidos na movimentação dos recursos promovida pelas empresas, e na administração e controle desses recursos por parte dos administradores financeiros. O principal objetivo da administração financeira é maximizar a riqueza da empresa, e consequentemente dos proprietários, sendo que, para que esse objetivo seja alcançado, os gestores financeiros devem escolher entre as alternativas de investimento e financiamento disponíveis à empresa, somente aquelas que efetivamente agreguem valor ao empreendimento. Essas decisões, na maioria das vezes, ligadas à expansão ou melhorias tecnológicas, requerem grandes investimentos em ativos de longo prazo, que podem fazer com que a empresa incorra em gastos, que somente poderão ser reembolsados através da utilização do ativo, jamais pela sua venda. São decisões cujo fracasso pode comprometer a própria continuidade do negócio. Por outro lado, esses investimentos precisam ser de alguma forma financiados, e a maneira de obtenção desses recursos, requer a escolha entre as várias opções possíveis, daquela mais adequada e menos onerosa para a empresa, o que, além de ser um fator determinante do risco, vai também influenciar na maior ou menor rentabilidade. Assim, fica claro que o planejamento financeiro de longo prazo é uma função de extrema importância e que pode determinar o sucesso ou fracasso da empresa. Entretanto, mesmo com um planejamento financeiro bem equilibrado, projetado com investimentos cujo retorno seja considerado satisfatório, financiados através da obtenção de recursos com custos adequados, a empresa pode, no decorrer da implantação dos projetos, atravessar períodos de dificuldade que comprometam sua liquidez e rentabilidade. A explicação para esse fato é que, apesar das decisões de financiamento e investimento, serem cruciais para o sucesso do empreendimento, normalmente essas decisões são de longo prazo, e, para obterem resultado satisfatório, dependem do gerenciamento operacional do negócio, que envolve decisões de curto prazo relacionadas às operações financeiras do cotidiano das organizações, compreendendo a gestão dos chamados “itens circulantes” que compõem o capital de giro das empresas. O QUE É CAPITAL DE GIRO Qualquer que seja a definição adotada, o conceito de capital de giro (ou capital circulante) identifica os recursos que giram (ou circulam) várias vezes em determinado período. Ou seja, corresponde a uma parcela de capital aplicada pela empresa em seu ciclo operacional, caracteristicamente de curto prazo, a qual assume diferentes formas ao longo de seu processo produtivo e de venda. Por exemplo, um capital alocado no disponível pode ser aplicado inicialmente em estoque, assumindo posteriormente a venda realizada a forma de realizável (crédito, se a venda for a prazo) ou novamente de disponível (se a venda for efetuada à vista). Esse processo ininterrupto constitui-se, basicamente, no ciclo operacional (produção e venda) de uma empresa. O Capital de Giro (CG) ou Capital Circulante (CC) corresponde ao ativo circulante de uma empresa. Em sentido amplo, o capital de giro representa o valor total dos recursos demandados pela empresa, para financiar seu ciclo operacional, o qual engloba as necessidades circulantes identificadas desde a aquisição de matérias-primas até a venda e o recebimento dos produtos elaborados. Uma importante característica do capital de giro é seu grau de volatilidade, que é explicado pela curta duração de seus elementos e constante mutação dos itens circulantes com outros de natureza idêntica. Tipicamente, os ativos circulantes representam mais de 50% dos ativos totais das empresas. No Brasil, segundo o balanço consolidado dos três últimos anos das 500 maiores empresas, a relação entre o capital de giro e o ativo total sempre foi superior a 50%. Apesar da tendência decrescente, determinada basicamente pelo aperto da liquidez verificado nesses períodos, pode-se evidenciar a importância do capital de giro como base de sustentação das operações das empresas pelo significativo nível das aplicações processadas nos itens de curto prazo. Note-se que mesmo nos momentos de maior crise conjuntural, mais da metade do total dos ativos empresariais está refletida em investimentos circulantes. Finalmente, comparando-se o capital de giro com o ativo fixo de uma empresa, podem ser observadas duas outras importantes características: · A primeira refere-se à baixa rentabilidade produzida pelos investimentos em itens circulantes; · A segunda característica refere-se à divisibilidade dos elementos circulantes, que se apresenta bem superior à dos ativos fixos. Assim, o capital de giro pode ser definido como o volume de recursos de curto prazo, necessário para o financiamento do ciclo operacional da empresa. É basicamente composto pelas contas do ativo circulante: Disponível, Duplicatas a Receber e Estoques, que mantém constante movimentação, formando o que se costuma chamar de Ciclo das Operações Circulantes: Disponível Estoques de matérias-primas Processo de fabricação Estoques de produtos acabados Vendas à vista Vendas a prazo Duplicatas a receber Disponível Os recursos saem do disponível através da aquisição das matérias-primas que irão passar pelo processo de fabricação, transformando-se em produtos acabados. Esses produtos ficam estocados até o momento da venda. Se as vendas forem a vista, os recursos voltam imediatamente ao disponível. Se forem a prazo, os recursos somente retornarão ao disponível após passar por duplicatas a receber completando dessa forma o ciclo. O ponto mais importante a ser destacado no ciclo das operações circulantes, é que toda vez que ele se completa e retorna ao disponível, traz uma parcela adicional de recursos que refere-se ao lucro auferido na operação de venda. Diante disso, conclui-se que a preocupação do gestor financeiro, na administração do ciclo das operações circulantes, deve concentrar-se na eficácia do seu gerenciamento e na velocidade com que ele se completa pois, como vimos, esse fato é o que vai determinar a maior ou menor rentabilidade. DISPONÍVEL (“Orçamento de Caixa”) O termo “disponível” refere-se a ativos de liquidez imediata, ou seja, recursos monetários armazenados pela empresa e saldos mantidos em contas correntes bancárias (de disponibilidade imediata). Representa valores que podem ser usados a qualquer momento em pagamentos de diversas naturezas. Por terem as Letras do Tesouro Nacional as mesmas características de liquidez enunciadas, eventuais posições nesses títulos serão também consideradas como disponível. O disponível, é o ativo mais líquido e o que apresenta a menor rentabilidade para a empresa. A preocupação básica do administrador financeiro é manter o menor montante de recursos possível nesse tipo de ativo. Entretanto, a atenção deve estar voltada para que haja recursos disponíveis no momento em que se fizer necessário um desembolso de caixa, ficando assim garantida uma liquidez que possa dar sustentação às atividades operacionais da empresa. Para decidir a quantidade mais adequada de investimento no disponível, o administrador financeiro deve sempre buscar a decisão que proporcione um equilíbrio entre os “Custos de Oportunidade” (benefícios que a empresa deixa de obter ao optar por investimentos em ativos menos rentáveis) e o “Custo de Transação” (custos incorridos pela empresa quando necessita buscar recursos no mercado de crédito ou negocia no mercado monetário sua carteira de títulos negociáveis). 1 - Razões Da Demanda De Moeda E A Manutenção De Caixa A administração de caixa visa manter uma liquidez imediata necessária para suportar as atividades de uma empresa. Por não apresentar nenhum retorno operacional explícito, o saldo de caixa ideal deveria ser nulo. Evidentemente, essa posição extrema é inviável, já que a empresa precisa normalmente manter um certo nível de caixa para, entre outras razões, fazer frente à incerteza associada ao seu fluxo de recebimentos e pagamentos. De acordo com estudos realizados por Keynes, as empresas devem manter recursos disponíveis por três motivos: · Transação: necessidade de manutenção de disponibilidades para atender compromissos previstos (fornecedores, salários, impostos etc.); · Precaução: fazer frente a compromissos oriundos de situações imprevistas (substituição não prevista de equipamentos, aumento inesperado do nível de inadimplência etc.); · Especulação: aproveitar oportunidades inesperadas que podem trazer ganhos extraordinários à empresa (aquisição de estoques a preços abaixo dos praticados pelo mercado). 2 - O Ciclo De Caixa E O Controle De Seu Saldo A necessidade de manter um controle mais acurado na disponibilidade de uma empresa é determinada pelo objetivo de ajustar a manutenção de um saldo de caixa que atenda aos motivos de transação, precaução e especulação mencionados anteriormente, sem que isso ocasione ao mesmo tempo uma ociosidade (inatividade) dos recursos. · As medidas de responsabilidade e competência exclusivas do caixa são aquelas que podem ser implantadas sem que com isso haja interferências nos outros elementos do capital de giro; · Por sua vez, as medidas provenientes de uma política mais ampla da empresa envolvem alterações diretas (e, muitas vezes, relevantes) nos outros ativos circulantes. O controle do nível de caixa, nesses casos, pode ser efetuado mediante interferências nas atividades de produção e estocagem e nos critérios de vendas estabelecidos pela empresa; · Outra medida, ainda, seria rever a política de concessão de crédito adotada. Como esta influi normalmente no volume de vendas da empresa e, conseqüentemente, em sua lucratividade, alterações que venham a se proceder deverão ser analisadas previamente com bastante rigor. É necessário ressaltar que uma administração eficiente de caixa prevê, também, decisões de aplicações financeiras de recursos temporariamente inativos. 3 - Dilema Da Administração De Caixa Em Inflação Em contextos inflacionários, a administração de caixa apresenta dificuldades adicionais pelo conflito marcante com que convivem seus valores. De par com o rigor no controle do volume de caixa, a inflação conflitantemente determina necessidades crescentes de aplicações no capital de giro e, principalmente, no disponível, como forma de repor a diminuição do poder aquisitivo do dinheiro. Essa dualidade nas regras explica o dilema da administração de caixa em contextos inflacionários. Se de um lado tem-se um aumento da necessidade de investimentos no caixa, de outro surge a estratégia geral definida em manter o seu saldo o mais baixo possível. 4 - Projeção De Necessidades De Caixa Em Inflação A projeção das necessidades de caixa será desenvolvida através do levantamento de todas as entradas e saídas de recursos previstas em determinado período de tempo. a elaboração de um modelo de projeção de caixa deve permitir, em última análise, que a empresa possa antecipar-se a eventuais necessidades futuras de recursos (programando, desde já, opções para captar os fundos carentes no mercado), como também melhor programar suas aplicações com os excedentes de caixa que vierem a ser projetados. Em suma, o orçamento (projeção) de caixa constitui-se num importante instrumento de controle da liquidez e, em sua elaboração, a empresa deve dedicar uma atenção permanente evitando ao máximo que surjam, de forma inesperada, saldos insuficientes ou excessivos. DUPLICATAS (VALORES) A RECEBER A maioria das empresas efetua o volume mais significativo de suas vendas a prazo, o que torna a administração do crédito uma das funções mais importantes desempenhada pelos administradores financeiros na gestão do capital de giro. O departamento de finanças, deve desenvolver técnicas que permitam à empresa efetuar suas vendas a crédito com a segurança de receber os respectivos valores nos prazos combinados. Isso envolve várias decisões como: - A quem vender? - Quanto vender? - Em que condições vender? São decisões que, quando não tomadas corretamente, podem trazer reflexos negativos em variáveis de vital importância, como volume de vendas e nível de inadimplência, entre outras. Outro fator de grande importância na política de crédito é o montante de recursos que a empresa pode investir. Os recursos investidos em duplicatas a receber podem determinar maiores ou menores volumes de vendas. Se a empresa possuir recursos limitados, terá dificuldade em conceder crédito a prazos mais longos, comprometendo a ampliação das vendas. Por outro lado, se a empresa estiver em condições de investir em duplicatas a receber, ao flexibilizar o crédito corre o risco de ter um aumento em seu nível de incobráveis. Cabe então ao administrador financeiro, buscar um equilíbrio que minimize o dilema RISCO X RETORNO. O nível desses investimentos depende do comportamento das vendas e da formulação de uma política de crédito para a empresa, a qual engloba os seguintes elementos: 1 - Elementos De Uma Política Geral De Crédito a) Análise dos padrões de crédito A empresa deve fixar os seus padrões de crédito, ou seja, os requisitos de segurança mínimos que devem ser atendidos pelos clientes para que se conceda o crédito. O estabelecimento dessas exigências mínimas envolve geralmente o agrupamento dos clientes em diversas categorias de risco, as quais visam, normalmente mediante o uso de probabilidades, mensurar o custo das perdas associadas às vendas realizadas a um ou a vários clientes de características semelhantes. b) Prazo de concessão de crédito Refere-se ao período de tempo que a empresa concede a seus clientes para pagamento das compras realizadas. Este prazo é normalmente medido em número de dias representativo do mês comercial (por exemplo: 30 dias, 60 dias etc.), sendo normalmente contado a partir da data de emissão da fatura representativa da operação comercial realizada ou a partir do fim do mês em que se efetua a venda (por exemplo: 60 dias "fora o mês"). O prazo de concessão de crédito varia segundo a influência de diversos fatores, sendo normalmente maior nas empresas que trabalham com produtos sazonais (brinquedos etc.). Na realidade, a definição de prazos de concessão de créditos aos clientes depende, principalmente: · Da política adotada pela concorrência; · Das características e do risco inerentes ao mercado consumidor; · Da natureza do produto vendido; · Do desempenho da conjuntura econômica; · Do atendimento de determinadas metas gerenciais internas da empresa (giro dos ativos, políticas de estoques e compras, etc.) e de mercadologia; · Do prazo de pagamento a fornecedores, etc. c) Descontos financeiros por pagamentos antecipados O desconto financeiro pode ser definido como um abatimento no preço de venda efetuado quando os pagamentos das compras realizadas forem feitos a vista ou a prazos bem curtos. Normalmente, os descontos financeiros são concedidos tendo em vista, sobretudo, o incremento das vendas (espera-se que a introdução de descontos venha a atrair novos clientes ou incentivar volumes maiores de vendas) e, também, a redução de necessidades de caixa através de uma diminuição do prazo médio de cobrança. Mais extensivamente, a adoção desta política afeta identicamente o nível de investimentos em valores a receber (determinado por uma suposta redução das vendas a prazo) e o nível das despesas gerais de crédito, notadamente as perdas com devedores duvidosos. d) Políticas de cobrança As políticas de cobrança são definidas pelos vários critérios possíveis de serem adotados por uma empresa, visando ao recebimento, na data de seus vencimentos, dos diversos valores a receber. Maior ampliação nos prazos normais de cobrança de uma empresa pode acarretar, entre outras conseqüências, um aumento nos custos de inadimplência (provisão para devedores duvidosos) e um agravamento das perdas inflacionárias. Por outro lado, a adoção de medidas mais rígidas de cobrança pode refletir-se sobre as vendas, através de uma retração por parte dos consumidores. Evidentemente, deve a empresa procurar um procedimento mais próximo do "ideal", evitando, por exemplo, que as reduções em suas vendas (e, conseqüêntemente, nos lucros) superem os ganhos provenientes, principalmente de uma queda em suas despesas com devedores duvidosos. 2 - Principais Medidas Financeiras De Uma Política De Crédito a) Despesas com devedores duvidosos: rRefere-se à probabilidade definida pela empresa em não receber determinado volume de crédito. A definição de uma política geral de crédito leva, muitas vezes, uma empresa a fixar um limite percentual a estas despesas, sendo definido, assim, como o risco máximo que a administração estaria disposta a arcar dentro das condições gerais estabelecidas; b) Despesas gerais de crédito: envolvem basicamente os gastos efetuados no processo de análise de solicitações e na manutenção de um departamento de crédito; como pessoal, materiais, serviços de informações contratados, etc; c) Despesas de cobranças: nestas despesas estão incluídos os gastos gerais efetuados principalmente nos diversos procedimentos de cobrança adotados pela empresa, inclusive aqueles (gastos) provenientes de eventuais ações judiciais e taxas cobradas pelos bancos pela execução desses serviços; d) Custo do investimento marginal em valores a receber: este custo é obtido mediante a aplicação de uma taxa de retorno mínima exigida pela empresa (para seus investimentos ativos) sobre o investimento marginal (adicional) efetuado em valores a receber. O critério geral de análise de uma política de crédito prevê basicamente um confronto entre o retorno mínimo exigido pela empresa (ou o custo do dinheiro utilizado no financiamento desse investimento adicional) e a variação em seus resultados operacionais provocada pela introdução de determinada política de crédito (ou por alterações em alguns de seus elementos). Evidentemente, se o custo for inferior ao resultado operacional, sendo ambos medidos em termos marginais, tem-se uma atratividade econômica pela aceitação da proposta, ocorrendo uma propensão de rejeição na situação inversa. 3 - Influências De Uma Política De Crédito Sobre As Medidas Financeiras A introdução de uma nova política de crédito produz importantes influências sobre determinadas variáveis financeiras de controle interno. · Afrouxamento nos padrões usuais de crédito: ou seja, quando a direção da empresa decide conceder créditos a clientes de maior risco, surge de imediato uma expectativa de elevação no volume de vendas. No entanto, simultaneamente ao surgimento deste aspecto positivo, pode-se prever também uma necessidade de maior volume de investimentos em valores a receber (e uma possível elevação do prazo médio de cobrança) acompanhada de um crescimento nas despesas gerais de crédito, principalmente na provisão para devedores duvidosos; · Ampliação em seus prazos usuais de crédito: é coerente esperar por uma elevação no volume de vendas, nas despesas gerais de crédito (o departamento de crédito é sobrecarregado, e as despesas de cobrança e o nível de inadimplência também tendem a aumentar) e nos investimentos em valores a receber (o ativo realizável se elevará, assim como o prazo médio de cobrança). · Redução nos prazos de concessão de crédito: nesse caso, efeitos contrários são esperados, naturalmente, se a decisão tomada for de uma influência dessas decisões sobre os lucros da empresa. Da mesma forma, é medida pelo nível em que ocorrerem tais variações. Se o aumento nas receitas não for suficiente para cobrir as despesas marginais, verifica-se uma queda nos resultados operacionais. Ao contrário, tem-se um incremento nesses valores. Em suma, o administrador financeiro deve interessar-se, dentro de um contexto de análise da política de crédito, por qualquer decisão (ou conjunto de decisões) que acarrete um resultado marginal superior ao custo do investimento marginal em valores a receber. A decisão de uma política global de crédito para a empresa envolve, na realidade, um processo contínuo de tentativa, no qual, para cada alteração viável de ser adotada, é fundamental confrontar os resultados daí obtidos com os custos marginais. ESTOQUES A administração dos estoques deve ser uma preocupação constante para o administrador financeiro. Os estoques representam, na maioria das empresas, uma parcela considerável do ativo circulante e, por esse motivo, são alvo de muitos estudos. O objetivo principal no gerenciamento desse tipo de ativo, é a possibilidade de redução no seu investimento sem, contudo, retardar a produção por falta de matérias-primas ou perder vendas por falta de produtos acabados. Contudo, nunca se deve desprezar a necessidade de manter volumes adicionais em estoques (estoques de segurança), como forma de atender a certos imprevistos, geralmente não controláveis, na curva da demanda e na atividade produtiva. 1 - Aspectos Básicos Dos Estoques De maneira ampla, os estoques podem ser definidos como os materiais, mercadorias ou produtos mantidos fisicamente disponíveis pela empresa, na expectativa de ingressarem no ciclo de produção, de seguir o seu curso produtivo normal, ou de serem comercializados. a) Tipos de estoques Um conceito mais específico de estoques, no entanto, depende de como eles sejam classificados; podem-se identificar quatro tipos: · Estoque de mercadorias e produtos acabados: refere-se a todos os itens adquiridos de terceiros (mercadorias) ou fabricados pela própria empresa (produtos acabados) em condições de serem, respectivamente, revendidos ou vendidos; Importante fator que exerce influência sobre o nível desses estoques consiste na extensão do ciclo de produção, ou seja, no tempo despendido em fabricar uma unidade do produto. É natural que, quanto maior se apresentar esse prazo, mais elevadas serão as necessidades de investimentos nesse tipo de estoque. Por outro lado, aperfeiçoamentos tecnológicos no processo de produção permitem reduções nos prazos de fabricação e, conseqüentemente, no volume desses estoques. · Estoque de Produtos em Elaboração: inclui todas as matérias-primas e demais custos (diretos e indiretos) relativos ao estágio de produção em que os produtos se encontram em determinada data (data do balanço); · Estoque de matérias-primas e embalagens: consiste de todos os materiais adquiridos pela empresa e disponíveis para a sua incorporação e transformação no processo produtivo (matérias-primas) e acondicionamento (embalagens) do produto acabado visando à remessa ao cliente; · Estoque de Materiais de consumo e almoxarifado: inclui, entre outros, todos os itens destinados ao consumo industrial, materiais de consumo de escritórios, material de propaganda etc. O volume de investimento nesse tipo de estoque varia de uma empresa para outra em função, principalmente, de suas características básicas e peculiaridades operacionais e administrativas. Por exemplo, empresas que fornecem alimentação ao seu pessoal, ou cujos ativos fixos requerem manutenções mais constantes, costumam manter esses estoques em volumes mais elevados. b) Volume de estoques O montante de estoques é influenciado, principalmente, pelo comportamento e volume previstos da atividade da empresa (produção e vendas) e pelo nível de investimentos exigidos. Por exemplo, se as necessidades por determinado produto forem altas, espera-se normalmente que o volume estocado seja também elevado. Pequenas necessidades, por outro lado, justificam um volume baixo de estoques. Na realidade, o nível dos estoques deve acompanhar a projeção das necessidades, seja para municiamento do processo produtivo ou para atendimento das vendas realizadas. Em geral, as empresas costumam manter determinado volume estocado acima de suas necessidades normais, denominado de “estoque de segurança”, como forma de atender a certos imprevistos, tais como aumentos inesperados da demanda, surgimento de problemas técnicos mais prolongados no processo produtivo etc. Em suma, podem ser enumerados, para cada tipo de estoque, os seguintes fatores importantes que influenciam, mais diretamente, o seu volume: - Mercadorias e produtos acabados Demanda – constitui um dos principais fatores de definição do volume a ser mantido em estoque. A este aspecto devem-se aliar, ainda, os padrões de sazonalidade das vendas; Natureza – neste caso inclui-se, além da perecibilidade, a obsolência do produto. Por exemplo, empresas que trabalham com produtos de moda (roupas, tecidos etc.) ou que estejam sujeitos a mudanças tecnológicas rápidas (como determinados aparelhos eletrônicos); Economia de escala – para muitas empresas, um alto nível de produção poderá gerar importantes reduções (economias) nos custos unitários dos produtos acabados, determinadas por uma maior diluição dos custos e despesas fixos nas unidades fabricadas; Investimento necessário – especial atenção deve ser atribuída aos estoques mais caros de mercadorias e produtos acabados. Não só no que se refere ao seus custos de produção (ou de aquisição) como também às condições mais onerosas que devem existir para mantê-los armazenados (instalações adequadas, segurança, espaço físico etc.). - Matérias-primas e embalagens Prazo de entrega – compreende o período de tempo despendido desde a formulação do pedido até o seu efetivo recebimento. Materiais que necessitam de algum processamento parcial, ou que apresentam algum risco de interrupção no fluxo de entrega, por exemplo, demandam estoques maiores que cubram o risco envolvido no prazo de chegada de novos pedidos; Nível de reposição – refere-se à intensidade com que determinados materiais são requisitados pelo processo de produção. Quanto maior o volume de produção, espera-se como contrapartida necessidades mais elevadas de matérias-primas estocadas. Por outro lado, se a produção se efetuar de forma contínua, os estoques tenderão também a assumir volumes permanentes, o que faz supor volumes de matérias-primas estocados por mais tempo; Natureza física – consiste principalmente no grau de perecibilidade apresentado pela matéria-prima. Materiais deterioráveis pela ação do tempo, por exemplo, devem ter seus estoques bem reduzidos. 2 - Principais Características Dos Estoques Em Inflação A presença de um fenômeno inflacionário persistente provoca, normalmente, aviltamentos nos valores finais do fluxo de itens monetários. Os valores monetários do disponível e realizável mantidos por uma empresa perdem substância quando expostos à inflação e, desde que não haja uma perfeita compensação proveniente de ganhos inflacionários sobre os passivos monetários, a diferença irá refletir-se necessariamente no aviltamento do lucro. Uma idéia muito difundida neste contexto refere-se à decisão de aplicar maiores volumes de recursos em ativos não monetários, como forma de imunizar o capital da corrosão provocada pela inflação. Em outras palavras, é comum pensar que, sendo esses ativos "não monetários" e, por princípio, resguardados em sua substância econômica, maiores recursos que venham a ser canalizados para esses itens refletem uma boa política da empresa de proteção das influências da inflação. Assim, a propalada tese de investir em estoques, como uma forma sempre válida de a empresa proteger-se da inflação, requer um estudo bem mais amplo do que a simples constatação da natureza real desses ativos. É interessante notar também que o comportamento do consumidor, com relação à proteção da inflação, é bem semelhante ao desenvolvido pela empresa. Verifica-se, muitas vezes, uma antecipação das compras de determinados produtos no mercado como forma de não se incorrer em preços futuros muito mais elevados. Este aspecto psicológico do consumo, inclusive fomentado em algumas campanhas publicitárias, chega a influir na política de estocagem das empresas, notadamente na definição do volume de seus vários estoques. - Antecipação De Compras Em Inflação a) Compra à vista e venda à vista: sempre que houver um prazo de estocagem positivo das mercadorias adquiridas, ou seja, desde que as mercadorias não sejam comercializadas no exato momento de seu recebimento físico, a empresa arca com o custo de financiar seus estoques até a data de sua realização. O custo financeiro da empresa nessa situação é definido pela taxa de captação, normalmente praticada pelo mercado, e capitalizada pelo período de estocagem. Dessa maneira, o resultado quando do recebimento da venda realizada é obtido pela diferença entre o preço de venda a vista e o custo da mercadoria vendida acrescido dos encargos financeiros incorridos no período de estocagem; b) Compra à vista e venda a prazo: além dos encargos financeiros assumidos na existência de um período de estocagem das mercadorias adquiridas, a empresa deve arcar ainda com os encargos de financiar o crédito concedido aos seus clientes (vendas a prazo). Esses custos financeiros, são definidos pela taxa de juros cobrada pelo mercado nas operações de captação de recursos normalmente processadas pela empresa; c) Compra à prazo e venda a vista: nesta situação, o custo financeiro determinado pela existência de um prazo de estocagem das aquisições é, em grande parte (ou totalmente), diluído pela economia de encargos (ou ganhos financeiros) que a empresa obtém por pagar a prazo suas compras de estoques. Evidentemente, se a empresa lograr financiar integralmente seu prazo de estocagem mediante crédito de seus fornecedores, o custo de suas vendas será definido unicamente pelo preço de aquisição a prazo das mercadorias; d) Compra a prazo e venda a prazo: a empresa deve absorver um custo financeiro proveniente da captação demandada para financiar suas necessidades de recursos entre a data de pagamento da mercadoria e a data de recebimento da venda. 3 - Investimentos Em Estoques Como Forma De Redução Dos Custos De Produção (“Economia De Escala”) Uma elevação no volume dos estoques somente será economicamente atraente se o custo do investimento marginal for inferior à redução verificada nos custos provenientes de um maior volume de produção. - Estoques em Valores Correntes A contabilidade a nível geral de preços (CNGP), por outro lado, conforme também abordada, ao procurar retratar as implicações da flutuações de preços nos vários eventos da atividade empresarial contribui para que o processo de tomada de decisões realize-se em bases mais reais. Os resultados corrigidos, aferidos por esse critério, exprimem valores representativos de determinada data, identificando uma efetiva capacidade de compra dos recursos alocados pela empresa. O custo corrente refere-se ao custo de aquisição, em determinada data, de um bem adquirido em alguma data anterior. Rigorosamente, o custo corrente (de reposição) dos estoques é calculado pelos seus valores de mercado (ou de aquisição) em suas respectivas datas de vendas. - Economias (ou deseconomias) de custo realizadas a) Suposição de ausência de inflação Ao se desconsiderar a existência de inflação, essa medida refere-se à diferença verificada entre os valores correntes (de reposição) e históricos dos estoques alocados ao processo produtivo ou de vendas da empresa. Em outras palavras, identifica em quanto os custos das vendas (CMV ou CPV, por exemplo), medidos em valores de mercado na data de suas realizações, excederam àqueles apurados em bases estritamente históricas, cujos valores são definidos pelos preços originais de compra (ou de produção). Dessa maneira, se o valor corrente dos custos das vendas situar-se acima de seus respectivos valores históricos registrados pela contabilidade tradicional, diz-se que a empresa realizou uma "economia de custo". Em caso contrário, verifica-se uma "deseconomia de custo". Na realidade, essa diferença encontrada expressa um efetivo resultado (lucro ou prejuízo) da empresa. Se positivo, tem-se quanto a empresa economizou (lucrou) por ter adquirido seus estoques em uma data anterior às vendas realizadas. Por outro lado, se negativo, evidencia quanto perdeu (deseconomizou) pela desvalorização de mercado verificada em seus estoques, da data de sua aquisição até a data da venda. b) Consideração da presença da inflação Caso se queira transformar as economias (ou deseconomias) de custo em termos corrigidos, bastará tão-somente proceder à atualização dos valores históricos e correntes considerados em função das variações verificadas nos índices gerais de preços, isto é: economia (deseconomia) de custo realizada corrigida = Valor de reposição corrigido – valor histórico corrigido. Se o lucro fosse apurado em moeda de data posterior à venda realizada, o custo corrente da mercadoria, a venda e a economia de custo deveriam ser corrigidos pela inflação verificada no intervalo compreendido entre a sua formação e a data de apuração do resultado. - Economias (ou deseconomias) de custo não realizadas Essas medidas referem-se às variações de valor nos elementos mantidos em estoques pela empresa em determinado período. São mensuradas pelas diferenças encontradas entre os custos correntes e históricos. Note-se que essas economias (ou deseconomias) não realizadas ocorrem especificamente na hipótese de manutenção de bens ativos nos estoques da empresa. Denotam, mais claramente, uma valorização nos estoques (não realizados) que, se embutida na demonstração de resultado, faria ocorrer um lucro, o qual não existe em termos de caixa. De forma idêntica à medida anterior, as economias (ou deseconomias) de custo não realizadas podem ser mensuradas em termos de valores correntes puros (nominais) e correntes corrigidos, ou seja: a) Em valores nominais (correntes puros) = sem inflação Economia (deseconomia) de custo não realizada = estoques a preços de reposição (corrente puro) – estoques históricos nominais. b) Em valores corrigidos = com inflação Economia (deseconomia) de custo não realizada = estoques correntes corrigidos – estoques históricos corrigidos. Esses cálculos de economias de custo podem ser considerados nos relatórios gerenciais (internos) da empresa. CAPITAL DE GIRO LÍQUIDO (CGL) OU CAPITAL CIRCULANTE LÍQUIDO (CCL) Representa, de maneira geral, o valor líquido das aplicações (deduzidas das dívidas a curto prazo) processadas no ativo (capital) circulante da empresa. Segundo essa conceituação, a forma mais direta de obter-se o valor do capital de giro líquido é mediante a simples diferença entre o ativo circulante e o passivo circulante, ou seja: CGL (CCL) = Ativo Circulante – Passivo Circulante O capital de giro líquido representa normalmente a parcela dos recursos de longo prazo (recursos permanentes) aplicada em itens ativos de curto prazo (circulantes). Na realidade, essa interpretação do capital de giro líquido é processada de "baixo para cima" no balanço, isto é, identificando-se os valores passivos de longo prazo (próprios ou de terceiros) que estão financiando o ativo circulante da empresa. Em outras palavras, o CGL representa a parcela do financiamento total de longo prazo que excede as aplicações também de longo prazo. Algebricamente, o cálculo desse valor é obtido pela seguinte expressão: CGL (CCL) = (Patrimônio Líquido + Exigível a Longo Prazo) - (Ativo Permanente + Relizável a Longo Prazo) O CGL poderá ser nulo ou , até mesmo, negativo: · Quando o capital de giro líquido é negativo, os recursos permanentes da empresa não são suficientes para cobrir todas as suas necessidades de longo prazo, devendo ser utilizados fundos provenientes do passivo circulante (curto prazo); · A presença de um capital de giro líquido nulo, por sua vez, ocorre quando há total igualdade entre os prazos e os valores dos recursos captados e aplicados pela empresa. CARACTERÍSTICAS DO CAPITAL DE GIRO EM INFLAÇÃO Após definido o investimento necessário em capital de giro, se pode esperar, desde que não ocorram alterações nas operações de produção e venda da empresa, uma estabilidade nessa participação. Ou seja, espera-se que, após ter efetuado um aporte inicial de capital de giro, a empresa, utilizando-se somente das receitas operacionais de um ciclo, possa financiar as necessidades financeiras do ciclo seguinte, determinando-se um equilíbrio de seus recursos a curto prazo. Assim, a manutenção do nível ideal de capital de giro para sustentar as operações de uma empresa pode ser efetuada mediante transferências de receitas de um ciclo operacional para outro. O equilíbrio do capital de giro, ainda, é mais factível em economias relativamente estáveis, em que, além da hipótese de manutenção dos níveis operacionais (produção e venda) das empresas, não se verificam alterações nos vários preços específicos determinadas pela presença de um processo inflacionário. Dentro de um contexto inflacionário, mesmo que ocorra estabilidade na atividade nominal da empresa, as variações desproporcionais nos preços dos fatores de produção (característica típica de uma conjuntura em inflação) determinam normalmente necessidades geometricamente crescentes no capital de giro. Em suma, o que se nota é que muitas vezes, para manter a mesma capacidade de produção e venda, a empresa que atua em contextos inflacionários se vê obrigada a efetuar aplicações financeiras adicionais em seu capital de giro. Em uma situação inflacionária as necessidades de capital de giro crescem de forma exponencial, ou seja, uma inflação de 10%, sem apresentar nenhum crescimento real de vendas, poderá exigir que a empresa obtenha externamente 17% do seu volume de vendas de recursos para financiar seu giro. Com taxas maiores de inflação, esse número cresce exponencialmente. INVESTIMENTO EM CAPITAL DE GIRO Os investimentos em capital de giro não geram diretamente unidades físicas de produção e venda - meta final do processo empresarial de obtenção de lucros. A manutenção de determinado volume de recursos aplicado no capital de giro visa, fundamentalmente, à sustentação da atividade operacional de uma empresa. O capital de giro é constituído, em grande parte, por ativos monetários, ou seja, por valores depreciáveis perante a inflação. Tipicamente, investimentos em disponível e créditos realizáveis a curto prazo produzem perdas inflacionárias à empresa, as quais são determinadas em função do tempo em que os recursos ficam expostos à inflação. Dessa maneira, o mais rentável para qualquer empresa seria manter em seus ativos circulantes valores mínimos ou exatamente iguais às suas necessidades operacionais. Por exemplo, os valores disponíveis poderiam ser sempre iguais aos desembolsos de caixa efetuados em diferentes momentos. Da mesma forma, o valor investido no realizável a curto prazo seria o reflexo do volume e prazo ideais de vendas a crédito, e os estoques deveriam conter a quantidade estritamente necessária para a consecução da meta de produção e venda estabelecida pela empresa. FINANCIAMENTO DO CAPITAL DE GIRO 1 - Comportamento Das Taxas De Juros A Curto E A Longo Prazo O custo de um crédito a longo prazo é mais caro que o de curto prazo. Esta desigualdade é explicada, basicamente, pelo fator risco envolvido na duração do empréstimo. Evidentemente, um credor assume maior risco ao comprometer a devolução de seu capital emprestado por cinco anos, por exemplo, em vez de em três meses. As menores condições de previsibilidade da capacidade de pagamento do devedor impõem um custo adicional ao empréstimo. O tomador de recursos de longo prazo, por sua vez, obriga-se também a remunerar expectativas de flutuações nas taxas de juros por um tempo maior, as quais assumem geralmente um comportamento crescente em razão da incerteza associada à duração do empréstimo. Ou seja, quanto maior for o prazo de concessão de um empréstimo, maior será seu custo em razão do risco que o credor assume em não obter um retorno condizente com os padrões de juros da época. É interessante observar, em várias operações financeiras, a introdução de taxas flexíveis (por exemplo, nas operações de repasse de recursos externos), as taxas de juros, definidas pela LIBOR, apresentam validade para somente um semestre e taxas de juros com cláusula de repactuação (por exemplo, lançamento de debêntures). Na realidade, esses aspectos de pós-fixação dos juros, aliados a uma política mais rigorosa de exigências de garantias nas operações de crédito, visam, em última análise, minimizar o risco da definição da taxa de juros a longo prazo. Em suma, pode-se concluir afirmando que o nível mais baixo do custo do crédito a curto prazo, em relação ao de longo prazo, constitui mera expectativa normal. Situação inversa pode ocorrer, mas denota, pelas suas características atípicas, fenômeno cíclico com duração limitada. 2 - Abordagens Para O Financiamento Do Capital De Giro Antes de descrever as principais abordagens de financiamento, é importante estender o conceito de capital de giro através de sua classificação em “permanente” (“ou fixo”) e “sazonal” (ou “variável”). · A parte fixa do capital de giro é determinada pela atividade normal da empresa, e seu montante é definido pelo nível mínimo de necessidades de recursos em determinado período; · O capital de giro sazonal, por sua vez, é determinado pelas variações temporárias que ocorrem normalmente nos negócios da empresa. Por exemplo, maiores vendas com determinados meses do ano ou grandes aquisições de estoques antes de períodos de entressafra produzem variações temporárias no ativo circulante, e são, por isso, denominadas “sazonais” ou “variáveis”. Se a empresa, ainda, mantiver uma política fixa de pagamento a prazo a fornecedores e a outros dispêndios operacionais, esses valores a pagar deverão ser subtraídos de suas necessidades sazonais. a) Abordagem pelo equilíbrio financeiro tradicional De acordo com esta abordagem, o ativo permanente e o capital de giro permanente são financiados também através de recursos de longo prazo (próprios ou de terceiros). Esta abordagem é também conhecida como “compensatória”. Ou seja, ocorrendo oscilações no capital de giro, essas necessidades temporárias deverão ser financiadas, à medida que forem ocorrendo, por recursos de terceiros a curto prazo; e os investimentos de caráter permanente serão cobertos por fundos de prazo compatível (longo prazo). Um aspecto de risco desta abordagem refere-se a uma possível retração (mesmo temporária) nas disponibilidades de empréstimos de curto prazo. Evidentemente, ocorrendo alterações nas necessidades sazonais em níveis mais significativos, a empresa poderá encontrar dificuldades de captar recursos circulantes no mercado, o que viria a prejudicar sua liquidez. Mesmo que os obtenha, poderá ainda contratá-los a custos mais elevados, o que oneraria a sua rentabilidade. b) Abordagem de risco mínimo Uma postura de minimização do risco pode ser adotada através de uma abordagem conservadora para o financiamento do capital de giro. O risco é colocado em níveis mínimos em razão de a empresa não necessitar utilizar de sua capacidade de captação de recursos a curto prazo, a qual seria acionada somente para atender a necessidades financeiras inesperadas (imprevistas). O custo desta abordagem seria bem elevado, em razão da preferência por créditos a longo prazo (normalmente mais onerosos que os de curto prazo) e da ociosidade desses recursos em vários períodos. Fontes de Financiamento a Longo Prazo RECURSOS PRÓPRIOS Capital social (Ações) As empresas emitem vários tipos de títulos de longo prazo para financiar suas necessidades de recursos, incluindo ações ordinárias, ações preferenciais e instrumentos de dívida. A avaliação dos títulos de longo prazo é importante para os gerentes financeiros da empresa, bem como para atuais proprietários, investidores potenciais e analistas de títulos. Quanto mais desenvolvida é uma economia, mais ativo é o seu mercado de capitais, o que se traduz em mais oportunidades para as pessoas, empresas e instituições aplicarem suas poupanças. Ao abrir seu capital, uma empresa encontra uma fonte de captação de recursos financeiros permanentes. A plena abertura de capital acontece quando a empresa lança suas ações ao público, ou seja, emite ações e as negocia nas bolsas de valores. E você, ao adquiri-las, passa a ser também "dono" da empresa – um acionista. A abertura de capital é feita sempre com autorização da Comissão de Valores Mobiliários - CVM, o órgão fiscalizador do mercado de capitais brasileiro. As empresas abertas precisam atender a requisitos definidos na Lei das S.As., para garantir a confiabilidade e o acesso às suas informações e demonstrações financeiras. As Ações Ações são títulos nominativos negociáveis, que representam, para quem as possui, uma fração do capital social de uma empresa. a) Tipos de ação As ações podem ser: · Ordinárias: que concedem aos seus detentores o poder de voto nas assembléias deliberativas da companhia; ou · Preferenciais: que oferecem preferência na distribuição de resultados ou no reembolso do capital em caso de liquidação da companhia, não concedendo o direito de voto, ou restringindo-o. A Lei das S.As. permite que as companhias emitam até 2/3 do capital social em ações preferenciais. As ações, ordinárias ou preferenciais, são sempre nominativas, originando-se do fato a notação ON ou PN depois do nome da empresa. b) Formas das ações As ações podem adotar ainda as seguintes formas: · Nominativas registradas: quando há um registro de controle de propriedade feito pela empresa ou por terceiros, podendo ou não haver emissão de certificado; ou · Escriturais nominativas: quando há a designação de uma instituição financeira credenciada pela CVM, que atua como fiel depositária dos títulos, administrando-os via conta corrente de ações. c) A lucratividade das ações As ações são chamadas de “títulos de renda variável” porque tanto os rendimentos distribuídos ao acionista - dividendos e bonificações - quanto seu próprio valor não estão previamente fixados. A lucratividade de uma ação, num determinado período de tempo, é composta pela variação do preço mais rendimentos e exercício de direitos, estes dois últimos também chamados de “proventos”. d) O valor da ação O valor da ação, ou seja seu preço de compra e venda, é determinado em mercado, variando principalmente em função do desempenho financeiro verificado ou previsto para a companhia, bem como da conjuntura econômica doméstica e internacional. e) Os dividendos Os dividendos correspondem à parcela de lucro líquido distribuída aos acionistas, na proporção da quantidade de ações detida, ao fim de cada exercício social. A companhia deve distribuir, no mínimo, 25% de seu lucro líquido ajustado. As ações preferenciais recebem 10% a mais de dividendos que as ordinárias, caso o estatuto social da companhia não estabeleça um dividendo mínimo. Se apresentar prejuízo ou estiver atravessando dificuldades financeiras, a companhia não será obrigada a distribuir dividendos. Porém, caso tal situação perdure, suas ações preferenciais adquirirão direito de voto, até que se restabeleça a distribuição de dividendos. f) As bonificações As bonificações correspondem à distribuição de novas ações para os atuais acionistas. Excepcionalmente pode ocorrer a distribuição de bonificação em dinheiro. g) As subscrições de novas ações Os acionistas têm, ainda, preferência na compra de novas ações emitidas ou direito de preferência na subscrição. Além de garantir a possibilidade de manter a mesma participação no capital total, este direito pode significar ganho adicional, dependendo das condições do lançamento. Por fim, se não exercido, o direito pode ser vendido a terceiros. h) Os Mercados Primário e Secundário O Mercado Primário compreende o lançamento de novas ações no mercado, com aporte de recursos à companhia. Todas as operações de emissão de ações precisam ter autorização da CVM. É obrigatória a presença do intermediário financeiro- corretora de valores, banco múltiplo, banco de investimento ou distribuidora.- que exerce o papel de coordenador da operação. Uma vez ocorrendo o lançamento inicial ao mercado, as ações passam a ser negociadas no Mercado Secundário, que compreende mercados de balcão, organizados ou não, e bolsas de valores. Operações como a colocação inicial junto ao público de grande lote de ações detido por um acionista podem caracterizar operações de abertura de capital, exigindo registro na CVM. Apesar da semelhança com o mercado primário, os recursos captados vão para o acionista vendedor - e não para a companhia, determinando, portanto, uma distribuição no mercado secundário. RECURSOS DE TERCEIROS A obtenção de recursos de terceiros a prazos superiores a 6 meses e 1 ano está fortemente relacionada à função de organismos e programas geridos por entidades vinculadas ao poder público: 1 - Fundos Especiais de Instituições Públicas Após 1964 houve no Brasil a sustentação de fontes de financiamento para investimento (ampliação, modernização e instalação de empresas ou projetos), e assim o poder público instituiu e passou a dirigir, através das suas próprias instituições financeiras ou repassando os recursos a instituições privadas, vários fundos especiais com recursos provenientes de receitas tributárias, resultados de operações de exercícios anteriores, ou obtenção de empréstimos internacionais, bem como depósitos do público, à vista ou a prazo. a) BNDES Criado em 1952, atua hoje principalmente através de prestação de aval (garantia à obtenção de empréstimos por outras instituições), da participação societária (através da compras de ações preferenciais das empresa assim financiadas), e de empréstimos diretos, a partir dos fundos especiais por ele geridos. Atua também de forma indireta, através dos agentes financeiros do Programa de Operações Conjuntas (POC), reservando o financiamento para empresas privadas nacionais. Os agentes do POC avaliam e acompanham os financiamentos. Incluem-se entre eles diversos bancos de investimentos, bancos estaduais e regionais de desenvolvimento. O BNDES não tem contato com o público e obtém seus recursos com a arrecadação de impostos sobre operações financeiras, dotações orçamentárias, fundos do Programa de Integração Social (PIS) e empréstimos em geral; b) BB O Banco do Brasil é o maior banco comercial do País , recebendo depósitos do público e oferecendo linhas de desconto de duplicatas às empresas. O BB também gera fundos especiais provenientes de convênios com países estrangeiros para a importação de equipamentos e fundos para financiamento das exportações. O BB é a principal instituição financeira de apoio aos setores agrícola, pecuário e extrativo, através da Carteira de Crédito Agrícola e Industrial (CREAI), além de executar operações de garantia de preços mínimos de produtos agrícolas, em convênio com a Companhia de Financiamento da Produção. c) Bancos Regionais e estaduais de investimento Frutos do esforço nacional de descentralização da atividade econômica, com vistas à eliminação de desequilíbrios e diferenças regionais, sugiram o Banco do Nordeste do Brasil (BNB - 1964), o Banco Regional de Desenvolvimento Econômico do Extremo-sul (BRDE – 1962) e o Banco da Amazônia (BASA – 1966). Os bancos regionais e estaduais de fomento são orientados para: · Empréstimos para investimento ou capital de giro; · Participação mediantes subscrição de ações e debêntures no capital das empresa financiadas; · Repasse de empréstimos obtidos no país e no exterior; · Prestação de garantias em empréstimos obtidos no país ou no exterior. Portanto, esses bancos atuam na linha do BNES, de acordo com as prioridades da política econômica, a nível regional. d) CEF A Caixa Econômica Federal dedica-se mais às linhas do Sistema Financeiro de Habitação, concedendo empréstimos para a aquisição de imóvel próprio, fazendo uso também dos seus próprios recursos e da capitação de fundos do público, principalmente com cadernetas de poupança. Atua diretamente ou através de agentes de desenvolvimento (bancos de desenvolvimento, alguns bancos de investimento e membros do Sistema Financeiro de Habitação). Atualmente a CEF também financia o desenvolvimento urbano, saneamento e saúde, de acordo com os novos ditames da política econômica do governo. e) FINAME S/A A Agência Especial de Financiamento Industrial é uma empresa do BNDE, oferecendo maior flexibilidade por dispensar a exigência de projeto para financiar a venda de equipamentos nacionais, tanto às empresas usuárias quanto fabricantes. É voltada para a sustentação das políticas de crédito do setor de bens de capital, em defesa das empresas nacionais e concorrência das empresas estrangeiras que têm maiores possibilidades de usar o crédito como arma importante na venda desses bens; daí a criação do FINAME de longo prazo (1972), em vista das condições da concorrência internacional. f) BNH O Banco Nacional de Habitação é o “banco central” do Sistema Financeiro da Habitação (SFH), juntamente com o BB. CEF, caixas econômicas, estaduais e bancos de investimento e bancos comerciais. O BNH não trata diretamente com o público, executando a politica habitacional do governo, repassando recursos captados principalmente através dos depósitos do Fundo de garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e cadernetas de poupança das instituições do SFH. Para as empresas o financiamento restringe-se, obviamente, às do setor de construção civil. O BNH e o SFH mantém três programas especiais para as empresas dentro do financiamento da compra de material de construção: · RECON: para financiamento ou refinanciamento do consumidor de materiais de construção (incluindo pessoas físicas); · REINVEST: para financiamento do investimento (ativos fixos) das empresas produtivas e distribuidoras de materiais de construção; e · REGIR: Para capital de giro das mesmas empresas indicadas no item acima. 2 - Recursos capitados no exterior A possibilidade de obtenção de recursos de terceiros oriundos de outros países foi efetivamente regulamentada a partir de 1962, com a Lei no. 4.131. a) Empréstimos em moeda Exigem aprovação prévia do Banco Central (BC), por se relacionarem com o endividamento externo e o balanço de pagamento do país. Podem ser feitas por bancos, empresas ou pessoas físicas estrangeiras diretamente a tomadores no país, envolvendo em sua maioria o aval do BC com prazo mínimo de 5 anos. A Resolução 63 do BC (1967) permitiu que os bancos comerciais e de investimento do Brasil obtivessem recursos no exterior para repasse a empresas no país. A diferença básica (além do IR sobre as remessas e os possíveis depósitos temporários proporcionais ao principal) entre obter recursos no exterior e obtê-los no país são os índices de correção monetária (que refletem a inflação interna) e a desvalorização cambial (que onera os empréstimos do exterior). b) Financiamento de importações Esta opção escapa do mercado financeiro, pois sua fonte de recursos é espontânea. Como as importações normalmente são de bens de capital (máquinas e equipamentos), dado o prazo necessário de se gerar recursos para o pagamento, o poder público limita-se à conceder incentivos ou benefícios fiscais, quando a importação destina-se a exportação posterior do bem produzido. É feito geralmente através de bancos de exportação do próprio fornecedor externo ou do repasse dos recursos dessas instituições pelas entidades nacionais (BB, por exemplo). 3 - Debêntures São títulos de crédito emitidos por sociedades anônimas, visando a obtenção de recursos para financiamento de capital fixo ou de giro. a) Tipos de debêntures - Quanto às garantias Segundo as garantias oferecidas a seus titulares, credores da companhia, a Lei das Sociedades Anônimas, Lei nº 6.404, admite a criação das seguintes espécies de debêntures ou obrigações: · Debêntures com garantia real – são aquelas em que a sociedade emissora oferece um garantia real (penhor, hipoteca ou anticrese) aos debenturistas; · Debêntures com garantia flutuante – são aquelas cuja garantia oferecida a seus titulares é o ativo total da sociedade; · Debêntures sem garantia – são aquelas destituídas de preferência entre os credores da sociedade. Assim os debenturistas, que em princípio são credores privilegiados, tornam-se meros credores quirografários; · Debêntures subordinadas – são aquelas subordinadas aos demais credores da companhia. Em caso de liquidação da sociedades, seus titulares só serão pagos após o pagamento efetuado aos credores quirográficos. - Quanto aos direitos Segundo os direitos conferidos a seus titulares, as debêntures podem ser simples ou conversíveis em ações. Esses dois tipos de debêntures podem ser emitidos com cláusula de correção monetária. A diferença básica entre elas é que as últimas permitem ao investidor a opção de convertê-las em ações do capital da sociedade emissora, passando assim da condição de credor para a de sócio dessa sociedade. Em princípio, o valor total das emissões de debêntures não poderá ultrapassar o valor do capital social da empresa. Entretanto, tal limite pode ser excedido nos seguintes casos: · Debêntures com garantia real:cujo montante poderá alcançar até 80% do valor de seus bens gravados, próprios ou de terceiros; · Emissão de debêntures com garantia flutuante: cujo limite poderá alcançar até 70% do valor contábil do ativo da companhia, diminuído do montante das suas dívidas garantidas por direitos reais; Obs: Em se tratando de debêntures conversíveis em ações, o montante da emissão não poderá exceder o patrimônio líquido apurado. Debêntures conversíveis em ação As debêntures quando convertidas passarão a ter as mesmas características das ações no que diz respeito à negociação, tributação, lucratividade etc. Podem ser consideradas como o tipo intermediário do valor mobiliário, ou seja, um título basicamente de renda fixa, mas passível de uma transformação em um título de renda variável, admitindo-se um prazo de inconversibilidade de 90 dias, a critério da empresa, a partir de sua emissão. Não podem efetivamente existir ao mesmo tempo, ou são debêntures e recebem rendimentos fixos periódicos, ou são ações, tornando seus titulares beneficiários dos eventuais dividendos. Até que exerça a opção de conversão, o portador é beneficiário de um título que lhe proporciona renda fixa e ainda conserva a possibilidade de ser convertido em ações, segundo uma razão predeterminada. Uma vez exercida a opção, a debênture conversível deixa de existir. - Quanto à cxirculação Quanto à forma de circulação, as debêntures podem ser emitidas ao portador, nominativas ou nominativas endossáveis. b) Vantagens e desvantagens da emissão de debêntures - Vantagens A emissão de debêntures pode acarretar vantagens para a empresa: · No que diz respeito aos custos, verifica-se que os fundos necessitados são de longo prazo, uma única emissão de debêntures pode representar custos menores que várias operações bancárias. Entretanto, tal vantagem só ocorre em mercados desenvolvidos, como o dos Estados Unidos, onde os custos são baixos; · Outra vantagem da emissão refere-se ao controle da empresa, uma vez que tal emissão não tem implicações de alteração na situação desse controle acionário.; · Finalmente podemos mencionar o fator segurança sob a ótica do poupador, pois as debêntures oferecem garantias a seus titulares. São eles credores privilegiados da sociedade emissora: em caso de liquidação da companhia as debêntures serão pagas antes de quaisquer credores. - Desvantagens Como desvantagem, temos o eventual risco de endividamento excessivo da empresa. Uma sociedade que não paga no vencimento uma dívida líquida constante do título que legitime a ação executiva pode ter decretada sua falência. c) Emissão De Debêntures No Exterior - Para emissão de debêntures no exterior por companhias brasileiras, sendo o produto dessa emissão aplicado no Brasil ou por empresa estrangeira autorizada a funcionar no país, sendo o produto dessa emissão aplicado no Brasil, exige-se: · Prévia autorização do Banco Central; · Transferência dos recursos obtidos para o Brasil; · Registro da operação no Banco Central; · Possibilidade de remessa de amortização e juros para o exterior; · Preferência dos credores por obrigações contraídas no Brasil. - Para emissão de debêntures no exterior, por empresa brasileira, não sendo o produto dessa emissão aplicado no Brasil, exige-se: · Prévia autorização do Banco Central; · Impossibilidade de remessa de amortização de juros para o exterior; · Preferência dos credores por obrigações contraídas no Brasil. Emissão de debêntures no exterior, por empresa estrangeira autorizada a funcionar no país, não sendo o produto dessa emissão aplicado no Brasil, exige-se: · Impossibilidade de remessa de amortização de juros para o exterior; · Preferência dos credores por obrigações contraídas no Brasil. Orçamento Geral e Orçamento Flexível VANTAGENS E LIMITAÇÕES DO ORÇAMENTO a) Vantagens A utilização de um sistema orçamentário, entendido aqui como um plano abrangendo todo o conjunto das operações anuais de uma empresa, através da formalização do desempenho dessas importantes funções administrativas gerais, oferece inúmeras vantagens. Dentre as mais significativas, podemos mencionar: 1. Obriga os administradores a quantificarem e datarem as atividades pelas quais serão responsáveis, em lugar de se limitarem a compromissos com metas ou, ainda, vagos e imprecisos; 2. Reduz o envolvimento dos altos administradores com as operações diárias através da delegação de poderes e de autoridade que se refletem nos orçamentos das diferentes unidades operacionais; 3. Identifica os pontos de eficiência ou ineficiência no desempenho das unidades da empresa e permite acompanhar em que termos está havendo progresso, no sentido da consecução dos objetivos gerais e parciais da empresa; 4. Finalmente, a preparação de um orçamento para toda a empresa tende melhorar a utilização dos recursos a ela disponíveis, bem como ajustá-los a atividades consideradas prioritárias, para que sejam alcançados os seus objetivo. A existência e a utilização do sistema exige que sejam concretamente fixados objetivos e políticas para a empresa e suas unidades, aravés da sistematização do processo de planejamento e controle, graças ao uso de orçamentos. isto introduz o hábito do exame prévio e cuidadoso de “todos” os fatores antes da tomada de decisões importantes, além de obrigar a administração da empresa a dedicar atenção adequada e oportuna aos efeitos eventualmente causados pelo surgimento de novas condições externas. Por meio de uma integração de diversos orçamentos parciais num orçamento global (ou seja, para as operações de toda a empresa em dado podado), sistema de planejamento força todos os membros da administração a fazer planos de acordo com os planos de outras unidades da empresa, aumentando seu grau de participação na fixação de objetivos, mesmo que não sejam os altos objetivos da empresa, mas sim na medida do alcance de sua autoridade. b) Limitações Mas, apesar de todas as vantagens e contribuições que o uso de um sistema de planejamento e controle orçamentários pode proporcionar a uma empresa, seus administradores e proprietárias, bem como a funcionários, cientes e fornecedores, ele não é a resposta para todos os males, pois, para ser bem aplicado numa empresa, requer as atitudes apropriadas e o conhecimento da técnica envolvida na sua utilização. Via de regra, a utilidade deste sistema esbarra com os seguintes obstáculos: · Os dados contidos nos orçamentos não passam de estimativas, estando assim sujeitos a erros maiores ou menores, segundo a sofisticação do processo de estimação e a própria incerteza inerente ao ramo de operações da empresa. Entretanto, se a finalidade é planejar, nada pode ser feito para eliminar inteiramente qualquer margem de erro. Afinal de contas, é melhor planejar com consciência do erro que possa estar sendo cometido do que simplesmente admitira o futuro como incerto e não fazer preparativos para enfrentá-lo; · custo do sistema. É claro que esta técnica não pode ser usada com a mesma intensidade e complexidade por empresas de todos os tamanhos, ou seja, nem todas as empresas contam com os recursos necessários para contratar pessoal especializado em supervisão de orçamentos e desviar tempo do pessoal de linha para planejar e elaborar orçamentos. Entretanto, os benefícios já foram mencionados e parecem claros. Tudo dependeria da comparação dos benefícios do planejamento e do controle formais a esses custos. Por outro lado, há variações de complexidade no sistema orçamentário empregado, o que leva a níveis distintos de custo: pare fins de controle talvez não seja preciso conhecer os pedidos mensais recebidos por categoria de cliente e por produto, mas apenas o seu valor total, o que reduzirá em parte o custo do sistema (sendo a perda de informação inferior a essa economia); alternativamente, a empresa poderá elaborar apenas alguns orçamentos parciais mais relevantes, embora este trabalho procure recomendar o uso de um sistema orçamentário completo, porque há vantagens específicas no aspecto da integração; O uso de um sistema desta natureza ajusta-se melhor a uma dada filosofia e a um certo estilo de administração (com participação), que talvez não sejam aceitáveis em algumas empresas. Na empresa com administração de carácter excessivamente autoritário, não recomendamos o emprego desta técnica em suas ramificaç8es de controle e responsabilidade. Planejar e controlar é sempre bom, em nossa opinião mas, sem a correspondente delegação de autoridade e responsabilidade, o uso desta técnica acabará por transformar-se mais em um exercício dispen­dioso do que em uma forma de administrar mais racionalmente os recursos da empresa. Por isso, é desejável que se faça uma avaliação deste aspecto antes de se recomendar a introdução efetiva de um sistema orçamentário em uma empresa. ADEQUAÇÃO DO SISTEMA DE ORÇAMENTOS À ESTRUTURA ORGANIZACIONAL DA EMPRESA Planejamento e controle, as atividades administrativas particularmente favorecidas pelo uso de um sistema orçamentário, pressupõem também a designação de níveis de autoridade, e de responsabilidade pelas decisões, além de medidas necessárias para que sejam alcançados os objetivos da empresa. Essa designação de autoridade e responsabilidade, qualquer que seja o critério adotado (produto, função ou região), é o que chamamos de estrutura organizacional da empresa. Ao ser feito o planejamento, o orçamento servirá melhor como instrumento de administração se for elaborado segundo as linhas dessa estrutura (visualmente, o orçamento global estará estruturado como o organograma da empresa). Assim sendo, o ideal é a preparação de orçamentos para os diversos níveis e unidades da organização. Tais orçamentos devem indicar (e devem ser considera­dos viáveis por esses níveis, daí a importância da participação na sua elaboração) o que deve ser feito, como, e quando, para que sejam devidamente alcançados os objetivos de desempenho da empresa; também devem identificar indivíduos específicos que possam ser posteriormente responsabilizados ou que prestem contas de desempenhos efetivos considerados satisfatórios ou não. Complementando, é necessário dizer que, assim como a montagem de uma estrutura de autoridade e de responsabilidade visa estabelecer um arcabouço para permitir a execução de operações correntes com um mínimo de direção superior, a elaboração de orçamentos por unidade de responsabilidade também contribui para formalizar o processo esperado de consecução dos objetivos numéricos da empresa durante o período em questão. ENQUADRAMENTO DO PLANO ORÇAMENTARIO ANUAL EM UM ESQUEMA DE PLANEJAMENTO A LONGO PRAZO A sequência de atividades através das quais a administração de uma empresa executa a tarefa de elaboração do orçamento para dado período anual não passa, de maneira formal ou informal, de uma parte do esforço permanente pelo qual os dirigentes dessa empresa estabelecem diretrizes para aquilo que a organização deve fazer em certo número de anos. Mais especificamente, o orçamento é aquela parte de um plano de longo prazo que é mais detalhada, referente a um determinado período anual. O planejamento de longo prazo pode não existir formalmente, embora a conclusão normativa lógica de nossas recomendações quanto a um plano de um ano seja no sentido dessa formalização. Mesmo inexistindo um plano de longo alcance, contudo, a administração não deixa jamais de ter, implícitas em suas atitudes e determinações, pelo menos alguma idéia quanto ao caminho desejável da empresa para um período superior ao do plano orçamentário de um ano apenas. Para fins de planejamento orçamentário anual, essa idéia (ou o próprio plano de longo prazo, no caso de existir) é que fornece as premissas (a orientação básica) para se dar início ao planejamento para os doze meses seguintes. Essas premissas decorrem de um acompanhamento, formalizado ou não, das condiç5es externas mais relevantes às operações da empresa, no sentido de dar viabilidade a algum plano mais específico, bem como os objetivos de longo prazo e anuais estabelecidos como índices desejáveis de desempenho pela empresa como um todo e por seus diversos setores. Em síntese, o início do processo de preparação do orçamento anual é resultado da conjugação de uma análise dessas condições (oportunidades, recursos e ameaças em potencial ou reais para a empresa) com os objetivos explícitos d~ administração da empresa. Assim sendo, para que o processo comece, é necessário que os diversos executivos funcionais, os chefes de divisões ou departamentos recebam da alta administração um documento com instruções para o início efetivo da elaboração do plano, enumerando as linhas gerais dos resultados que se consideram desejáveis, para o ano, nas áreas de mercados, produtos, pessoal, relações públicas, finanças, produção, e assim por diante, refletidos por sua vez em valores ou intervalos de valores numéricos em termos de taxas de retorno, taxas de crescimento, participação no mercado, ou mesmo lucro total em valor absoluto. O Manifesto Orçamento O que acabamos de expor é muito bem resumido por Vatter, sob o titulo “o manifesto do orçamento”: A necessidade de compreender as metas e a posição da empresa frequentemente é satisfeita quando se inicia o processo orçamentário com um manifesto geral do presidente a seus subordinados. Este manifesto baseia-se em um exame completo das perspectivas para a economia nacional e a indústria, desenvolvimentos e situações políticas, tendências e atividades sociais, tudo em relação aos objetivos e diretrizes da empresa, O manifesto pode indicar que, como resultado deste exame, o executivo principal acredita que está na época de expandir, de desenvolver novos produtos, de acrescentar novos canais de distribuição, ou de prosseguir em programas de expansão ou diversificação. Ou, sob outras circunstâncias, pode indicar a necessidade de economizar, de haver tratamento mais cuidadoso dos recursos, de seguir menos vigorosamente novas maneiras de expandir as operações. A finalidade do manifesto é criar o tom e a amplitude geral do programa da empresa. Essas propostas são distribuídas aos níveis organizacionais mais baixos, tornando-se mais pormenorizadas e especificas a cada novo degrau. Este fluxo de informação e debate serve para relacionar o ponto de vista global da empresa às operações das várias divisões, departamentos, e outras unidades. “Cada administrador deve iniciar seu próprio planejamento com uma idéia do programa global do qual seu plano será pano.” Esta última oração, grifada por nós, é uma expressão muito feliz da maneira pela qual, mesmo no início de sua elaboração, o orçamento já se mostra como um instrumento de coordenação. O ORÇAMENTO ANUAL COMO COMPONENTE DO PLANO DE LONGO PRAZO A elaboração de um orçamento a cada período de doze meses, e para um limite de tempo bem definido, é o detalhamento das políticas, metas e condições esperadas de atividade nesse período de doze meses, nos seus aspectos de operações e movimento de caixa, além da parcela correspondente dos projetos de investimento ou abandono de ativos imobilizados. Caso o orçamento se refira ao período do ano civil - isto é, o prazo para o qual é feito o plano vai de 10 de janeiro a 31 de dezembro de um ano qualquer - é interessante iniciar o processo de elaboração com três ou quatro meses de antecedência — em setembro ou outubro, portanto: 1. Orçamento de vendas: inicialmente, deve ser preparada uma visão de vendas, já que os níveis de estoques e produção (e os seus custos, por conseguinte), em geral estão ligados ao volume físico de vendas. Alternativamente, quando a capacidade de produção é a restrição principal, e não a absorção do volume de produção pelo mercado (ou seja, a procura), o programa de produção é que deverá ser o ponto de partida. Neste trabalho, adotamos o primeiro enfoque ao nosso exemplo de desenvolvimento de um orçamento empresarial completo; 2. Orçamento de produção: a seguir, dispondo de informações sobre o que se espera vender, dadas as perspectivas do mercado (procura total e parcela a ser atendida pelos produtos e serviços da empresa), elabora-se o orçamento de produção, que é uma programação das atividades exigidas para a geração das unidades físicas a serem vendidas ou estocadas, para ampliação do inventário ou reposição de unidades vendidas previamente. Assim, a produção orçada será dada por: Estoque final desejado de produtos acabados mais Vendas orçadas menos Estoque inicial desejado de produtos acabados. Como se observa, as vendas orçadas e a produção programada não precisam oscilar exatamente da mesma forma durante o ano, pois as diferenças eventuais entre elas ou são absorvidas ou se refletem em variações dos estoques. “Portanto o estoque serve de elo de coordenação entre produção e vendas, funcionando como um amortecedor que atende às necessidades de produtos da área comercial quando a procura é extraordinariamente intensa, e também atende às exigências da produção no sentido da utilização regular de operários, máquinas e instalações. Conseqüentemente, não como terceira etapa, mas como complemento da coordenação entre orçamento de vendas e orçamento de produção, teremos a confecção de previsões de estoques de produtos acabados; 3. Previsão dos custos de produção: a conclusão do orçamento de produção terá assim estabelecido as condições para que, por sua vez, sejam elaboradas as seguintes previsões: a) Consumo de matéria-prima e compras: o primeiro depende da produção física programada (item 2), e o segundo está relacionado também ao que se deseja manter em termos de estoques de matéria-prima e produtos em elaboração (há aqui o mesmo elo de coordenação — entre compras e produção — que apontamos para vendas, estoques de produtos acabados e produção); b) Utilização de mão-de-obra direta produtiva e custos correspondentes: à taxa prevista de remuneração para cada categoria de operário; c) Custos indiretos de produção: envolvendo gastos necessários para a realização de produção, mas não diretamente incorporados ao produto ou serviço final, corno acontece com a mão-de-obra e a matéria-prima. Estão aqui incluídos itens tais como: luz e força, manutenção, depreciação de máquinas e equipamentos, salários da supervisão da produção, seguros e aluguéis de máquinas, ferramentas e instalações, além de outros gastos indiretos. Os elementos contidos nos itens a) b) e c) devem em seguida ser acumulados, correspondendo, em valor monetário total, ao custo dos produtos vendidos, que deduzido das receitas de vendas orçadas nos dará o resultado bruto conseguido pela empresa em suas operações (lucro ou prejuízo); 4. Previsão de resultado operacional: finalmente; conclui-se o processo de elaboração de uma projeção da demonstração do resultado do exercício com previsões a respeito de despesas administrativas e de vendas da empresa como um todo. A diferença entre o resultado bruto e o total destas despesas será o resultado operacional previsto para a empresa no período seguinte. Assim sendo, a conjugação de todas as previsões feitas até este ponto, além de ter gerado os quadros dos estoques projetados de matéria-prima e produtos acabados, terá proporcionado, no processo de planejamento, uma previsão do resultado líquido a ser conseguido nas operações da empresa. Teríamos assim concluído a preparação do orçamento de desempenho da empresa; 5. Orçamento de recursos: a sequência de todo o processo, seria iniciada a confecção do orçamento de recursos. cujo final se refletiria num balanço projetado para cada sub-período do plano, bem como para a data de seu encerramento. O primeiro ingrediente já resultou das projeções de estoques; acrescentam-se aqui as projeções de saldos de contas a receber, que decorrem das vendas orçadas e da política de crédito e cobrança adotada pela empresa. A conclusão deste orçamento de recursos ocorrerá com a elaboração do orçamento de caixa e das previsões de financiamento. 6. Orçamento de gastos com ativo imobilizado: antes dos dois últimos, porém, completando o conjunto de aplicações de numerário da empresa, será preciso elaborar o orçamento de gastos com ativos imobilizados, ou seja, incluir a parcela anual de projetos de expansão física ou novas incorporações de máquinas, equipamentos e veículos que venham a ocorrer durante o ano. Essas operações envolvem pagamentos ou até recebimentos em caso de liquidação ou venda de ativos imobilizados pertencentes à empresa 7. Orçamento de caixa e previsões de financiamento: quando tiverem sido efetuadas todas as projeções relacionadas à aplicação de numerário pela empresa e esta tiver em mãos os dados relativos aos recebimentos das vendas efetuadas, será possível elaborar o orçamento de caixa, que não passa de um reflexo, em termos de saldos de caixa e depósitos bancários à vista, dos níveis de operações fixados ou programados em todos os orçamentos anteriores. O orçamento de caixa á um instrumento útil para que se possa evitar tanto os saldos desnecessariamente elevados quanto identificar os momentos em que um financiamento adicional (ou alguma outra medida) deva ser feito para eliminar uma situação de insuficiência de numerário, O orçamento de caixa geralmente contém: a) Saldo inicial do período; b) As entradas previstas, por natureza; c) As saídas de caixa previstas, por natureza; d) Um resultado intermediário. igual a (1) + (2) — (3). que indicará a necessidade de financiamento temporário, caso esse resultado seja negativo ou inferior a um nível mínimo considerado desejável, ou a existência de excedentes desnecessários e aplicáveis de algum outro modo rentável que não as operações básicas da empresa; e) As previsões de cobertura dos déficits ou de aplicação dos excedentes; e f) Saldo final de caixa. Assim, como o objetivo do orçamento de recursos era chegar à projeção do balanço da empresa, já teremos todos os elementos necessários, que terão sido obtidos na realização das estimativas contidas nos diferentes orçamentos até agora mencionados. Noções de Administração de Recursos Humanos Estratégias e Desafios de RH A ARTE DE DESENVOLVER PESSOAS A função de Recursos Humanos nas empresas tem evoluído muito nestes últimos anos, principalmente no Brasil. A evolução mundial tem sido no sentido de enfatizar o gerenciamento da absorção e difusão do conhecimento nas empresas, essencialmente a gestão do "processo de aprendizado": a empresa como escola. Não se fala em outra coisa. Podemos dar a isto o nome de "Gestão do Conhecimento", ou outro qualquer, mas o fato é que o grande desafio hoje é: “Levar às pessoas o conhecimento necessário para que resultados excepcionais sejam alcançados.” (1) O RH No Brasil No Brasil, a estabilidade da moeda e a abertura da economia trouxeram uma nova realidade no relacionamento capital-trabalho. A função de RH, que foi, no Brasil, profundamente absorvida por este tema em toda a sua história, passa agora por profundas modificações, tendo que responder às necessidades das empresas de melhorar, de forma inusitada, seus resultados. Os desafios são imensos. Os ganhos de produtividade da economia brasileira têm sido grandes na década de 90 por imposição da abertura do mercado e aparecimento de produtos de alta qualidade e baixo preço. Esta década foi especialmente importante na difusão do conhecimento gerencial na sociedade brasileira. Inicialmente este tipo de conhecimento chegou entre nós no bem-sucedido Movimento pela Qualidade. Ao longo da década, houve uma grande evolução e hoje várias empresas brasileiras já estão praticando um gerenciamento de "Classe Mundial". Tem sido muito importante a evolução da consciência de que existe um Sistema de Gestão cuja função é melhorar os resultados da empresa. Tem sido um grande desafio para a função RH: “Promover o desenvolvimento deste Sistema dentro das empresas.” (2) Em muitas empresas brasileiras já se sabe que existe uma relação direta entre "Planejamento Estratégico" e "Operação". Já não se procuram modismos e nem se foge deles: queremos apenas desenvolver, cada vez mais, os nossos Sistemas de Gestão. Se algo de novo aparece, vamos estudar e avaliar: se for melhor do que o que já praticamos, substituímos, mas mantemos o corpo principal do Sistema de Gestão e não deixamos de fazer outras coisas também importantes que já vínhamos fazendo. Ficamos mais maduros! Esta consciência da abordagem sistêmica trouxe à função RH um desafio adicional: Ela própria deve ter o seu sistema com um foco definido.” (3) Nesta hora é essencial a contribuição da Psicologia Humanística de Abraham H. Maslow e o seu "Processo Cognitivo". O conhecimento deste processo torna possível equacionar as ações de RH no sentido de atender à grande exigência das empresas nos dias de hoje: melhorar seus resultados de forma dramática e rápida. A eficiência de um setor de RH deve ser medida pela capacidade de atingimento de metas das pessoas. A partir daí é possível criar todo um conjunto de indicadores para avaliar a eficácia das ações de RH. Foco No Resultado O "Processo Cognitivo" de Maslow nos ensina que o aprendizado deve acontecer sempre na direção de uma meta a ser atingida, de um resultado a ser alcançado. A aquisição de conhecimento acontece de forma natural quando parte de um interesse imediato. É exatamente este interesse de alcançar a meta (daí o papel fundamental do líder) que faz com que as pessoas busquem os recursos necessários. Estes recursos devem ser disponibilizados mas não se deve dar meios às pessoas sem que elas os busquem para atender a alguma necessidade! Aprender Fazendo Além deste aprendizado focado em resultados, existe um outro ponto de fundamental importância para a formulação de programas de treinamento: o aprendizado deve acontecer, em sua grande extensão, pela prática: "aprender fazendo". Temos assistido a reuniões, freqüentadas por pessoas muito bem formadas, nas quais são cometidos erros primários, alguns deles muito caros para as suas empresas. Existe uma boa parte da educação que uma pessoa pode adquirir em sala de aula. No entanto, grande parte do conhecimento necessário às obrigações do dia-a-dia é adquirido na própria prática da empresa com a ajuda de companheiros mais experientes ou de consultores especializados que saibam fazer e não somente ensinar. Se esta oportunidade não é apresentada, a pessoa não só perde em desempenho, como deixa de sedimentar outros conhecimentos preciosos adquiridos em sala de aula. Por melhor que tenha sido a formação de uma pessoa, por mais titulada que seja, a prática do dia-a-dia poderá multiplicar ou reduzir esta capacitação. Nosso lema no preparo das pessoas para melhor desempenho dentro das empresas deveria ser: "Aprender fazendo e focado em resultados". Quebrar O Medo Existe ainda uma contribuição que se espera dos profissionais de recursos humanos: “Quebrar o medo ou o excesso de zelo das pessoas dentro das empresas.” (4) Se queremos que as pessoas aprendam focadas em resultados, temos que, primeiro, conhecer as lacunas das empresas, ou seja, as grandes oportunidades de ganho (ou quanto se está deixando de ganhar). Como é difícil explicitar as lacunas! Pergunte ao diretor comercial quanto a empresa ganharia se a qualidade do produto melhorasse: ele resiste em explicitar o número certo (geralmente gigantesco) para não ferir o diretor industrial ou o diretor superintendente. Pergunte ao gerente da fábrica quanto ele está deixando de produzir (quando comparado com desempenhos de fábricas similares) e ele mudará de assunto para não magoar o pessoal de manutenção ou o seu diretor industrial. Isto tudo atrasa a nossa luta em busca de produtividade e excelência mundial. Não são fáceis os novos desafios de RH! RH REINVENTADO “Muitas vezes, os profissionais de RH marcam passo repetindo discursos e modismos em vez de direcionarem os esforços para os negócios. A área precisa se reinventar. Isso passa inclusive pela capacitação de seus talentos para que possam atuar de acordo com as novas exigências. Significa, inclusive, mudar valores, práticas, crenças, estrutura e papel. A reinvenção começa alinhando a área à estratégia da empresa, tornando claro quais resultados devem ser alcançados. De que adianta saber a quantidade de cursos e o número de funcionários treinados, a quantidade de horas-aula, por exemplo, se não sabermos o que isso tem a ver com os resultados finais da empresa? Onde isso impactou? Para não tornar-se obsoleto ou dispensável, o RH precisa deixar de lado a velha idéia de ver as pessoas como recursos e entender que, na realidade, “As organizações é que são recursos que as pessoas utilizam para realizar seus planos, que se forem, ao menos em parte, convergentes com o da empresa, todos sairão ganhando.” (5) Tarefas Desafiadoras Há uma crescente necessidade das empresas terem em seus quadros pessoas tidas como talentos. O crescimento dessa demanda ocorre devido a fatores que fazem parte do dia-a-dia das organizações, tais como, mudança, incerteza, inovação, ambigüidade etc., e que exigem a formação de uma inteligência competitiva capaz de responder adequadamente ao novo cenário globalizado. Ao profissional de Recursos Humanos caberá, além de desenvolver os talentos da empresa, promover novos desafios profissionais, além de elaborar e gerir políticas de remuneração, promoção e de benefícios para mantê-los. QUAIS SÃO OS DESAFIOS DE RH PARA 2002? Depois de um ano agitado, de intensa valorização das práticas de RH nas organizações e nas consultorias, quais serão os próximos passos na área de Recursos Humanos? O fato é que ainda há um longo caminho a percorrer. Ao conversar com especialistas, é possível perceber que o cenário é de otimismo cauteloso, pois o quadro econômico mundial ainda apresenta incertezas e há uma certa volatilidade no mercado. “A ordem em Recursos Humanos para 2002 é oferecer resultados. “ (6) O profissional de RH deve assumir uma atitude pró-ativa, assimilar desenvolvimento e resultados. Quem não agregar valores aos negócios não terá espaço”, afirma Loris Temer, diretora de Recursos Humanos da Trevisan. Portanto, ficará desatualizado quem não pensar na empresa como um todo. É preciso ser um profissional completo, capaz de agregar conceitos e conhecimento de outras áreas como marketing e finanças. É opinião unânime entre vários profissionais da área entrevistados pelos Empregos.com.br que estar atento aos movimentos do mercado e conduzir suas ações de modo que reflitam positivamente no negócio da empresa será ainda mais importante em 2002. Para ter o perfil ideal do profissional de Recursos Humanos, some a isso a necessidade de atender as metas da corporação, garantir o bom clima organizacional, gerenciar competências e conhecimentos, e ainda mediar as negociações entre empregados e empregadores com extrema habilidade, devido às mudanças na CLT (Consolidação da Lei do Trabalho) que poderão acontecer em 2002. Segundo Cássio Cury Mattos, presidente da ABRH (Associação Brasileira de Recursos Humanos), as perspectivas para os profissionais são otimistas. “Esperamos um 2002 bom. Se o Senado aprovar a flexibilização da CLT, o mercado deve reagir ainda melhor. Prevê-se um crescimento de mercado de 5% no geral, talvez com o segmento de prestação de serviços essa estimativa fique entre 8 e 10%”. Os profissionais de RH são responsáveis pela interação interna na busca de um objetivo comum. Uma relação só é boa quando há equilíbrio e satisfação para as partes envolvidas. Se o empregado se sente desafiado, motivado e reconhecido, e a empresa alcança seus objetivos e metas, ambos ganham. “O RH é justamente a área que trabalha para que isso aconteça. O gestor de pessoas é o estrategista corporativo responsável pela integração entre funcionários e empresa”, complementa Cássio Cury. Recrutamento On Line O serviço de recrutamento on-line promete crescer ainda mais em 2002. Para as empresas, é uma atividade que representa significativa economia, e para os profissionais de recursos humanos, é uma ferramenta que agiliza e simplifica o processo. “O recrutamento on-line é excelente. Ajuda na busca dos candidatos em potencial para a seleção. É uma ferramenta ágil. Hoje podemos armazenar todos os currículos num banco de dados e acessá-los de acordo com a necessidade, os requisitos mínimos e exigências estabelecidas pelas empresas”, afirma Loris Tamer, diretora de Recursos Humanos da Trevisan Recursos Humanos. Desafios Veja outros desafios que os profissionais de RH deverão enfrentar em 2002, segundo reportagem da revista T&D de abril de 2001: 1. Função estratégica - é o fator mais crítico da área. Com o reconhecimento do fator humano e o peso que isso exerce sobre o desenvolvimento dos negócios, hoje já não basta ao gestor de RH ter apenas a habilidade de lidar com as pessoas. Outras áreas dentro da empresa finalmente colocaram em prática o discurso sobre a valorização das pessoas na corporação. Para não se perder numa retórica vazia, os profissionais de RH precisarão criar um conjunto de ações e estratégias que dêem suporte ao discurso que já está propagado na empresa. O RH precisa ser capaz de antecipar os conhecimentos necessários para o futuro, deixando de reagir apenas para atender às demandas e pressões da empresa; 2. Comunicação - nada que seja articulado ou produzido pelo RH terá ou agregará valor, se não houver uma boa comunicação interna. Sabemos que isso é um problema geral que envolve não apenas a área de RH, mas também a organização e o negócio. Como integrar todos? Como criar espaços para discussão dos rumos da empresa? Como utilizar a comunicação como meio para “vender” idéias da empresa para os funcionários? O propósito da comunicação interna é fazer com que as pessoas falem e pensem o negócio com um todo, envolvendo-as nas decisões e mantendo-as informadas; 3. Liderança visionária - não há dúvidas quanto à importância da liderança numa organização. Trabalhar essa questão não é um serviço fácil para RH. É de sua responsabilidade dar suporte e trabalhar os potenciais de liderança que existem na empresa. Um líder precisa ser capaz de anteceder as possibilidades, fazê-las acontecer e conduzir a equipe. Como RH poderá se transformar num gestor de líderes? 4. Trabalho e remuneração - uma das áreas em que as mudanças ocorridas na empresa se tornam mais visíveis. Oscilações no mercado, contratações, demissões e renegociações influenciam o trabalho dos profissionais de RH. O gestor precisa estar atento às mudanças e formular programas de atração, manutenção e desenvolvimento de talentos. Conhecer os novos formatos de remuneração, compensação e benefícios. Desenvolver formas de contratação, recrutamento e seleção; 5. Motivação - a motivação está vinculada à satisfação no trabalho e às expectativas de desafios. Para RH, criar motivação é um desafio. Com as mudanças organizacionais, é preciso organizar atividades, métodos e palestras motivacionais. Como integrar e motivar culturas distintas? Aqui não cabe a situação: satisfação garantida ou seu dinheiro de volta; 6. Resultados e performance - hoje o RH, assim como qualquer outra área da empresa, precisa apresentar resultados. Levantar viabilidade econômica, estipular metas e apresentar avanços são práticas também dos gestores de recursos humanos. Os números dizem tudo, inclusive o que deixou de ser cumprido. Avaliação de desempenho, mensuração e retorno de investimentos são resultados que a área precisa apresentar à empresa; 7. Função social - atualmente nenhum projeto pode se esquivar da função social. A empresa é responsável pela comunidade na qual está inserida e deve participar ativamente da construção de valores sociais e implementar condições que melhorem a vida das pessoas com quem se relaciona. Ao RH cabe o papel de envolver seus colaboradores em ações sociais; 8. Gestão do conhecimento - esse item está diretamente relacionado ao sucesso e ao desenvolvimento de um empreendimento. É preciso conhecer a informação, seu valor e transformá-la em um conhecimento palpável e mensurável para a empresa. É preciso estipular o que é informação e conhecimento. Administrar as novas tecnologias em benefício da gestão do conhecimento, para que ele seja compartilhado. Trabalhar temas como universidade corporativa e e-learning. Essas são algumas das tendências de mercado para a área, frutos de uma reestruturação que vem ocorrendo desde 1970, quando as mudanças organizacionais passaram efetivamente a ser colocadas em prática. O gestor de recursos humanos não tem mais escolha, é preciso mudar e promover mudanças. Seu trabalho deverá ser desenvolvido em conjunto com as estratégias e focos da empresa. PRINCIPAIS DESAFIOS DE RH Externos 1. Informatização/automação; 2. Proteção legal; 3. Organização sindical; 4. Industrialização acelerada; 5. Urbanização; 6. Transformações políticas; 7. Transformações sociais; 8. Instabilidade econômica: - Crise Do Petróleo; - Crise Cambial; - Década Perdida. 9. Globalização; 10. Custo Altíssimo Do Capital. Ambiente De Negócios 1. Ser parte integrante da estratégia de negócios; 2. Entender do negócio; 3. Identificar oportunidades; 4. Difusão dos programas de qualidade no “modelo japonês”; 5. Programas de certificação da qualidade dos processos (iso 9000); 6. Qualidade dirigida ao cliente; 7. Benchmarking; 8. A reengenharia de Michael Hamer; 9. Para além da reengenharia; 10. Redução de níveis hierárquicos; 11. Foco em: produtividade, qualidade e inovação; 12. Staff x linha; 13. Educação continuada; 14. Unidades de negócio; 15. Centro de lucros x centro de custos; 16. Mudanças tecnológicas; 17. Encantamento do cliente; 18. Busca da efetividade do processo produtivo; 19. Preocupação com a estratégia; 20. Aumento e acirramento da concorrência; 21. Grandes fusões e aquisições. 22. Oscilações do mercado; Força De Trabalho 1. Escassez x abundância; 2. Migração; 3. Participação feminina; 4. Mudança de valores; 5. Redução dos postos de trabalho; 6. Terceirização>>>cooperativas;
7. Especialização x generalização;
8. Educação para o trabalho;
9. Aspectos culturais;
10. Teorias instantâneas;
11. Remuneração;
12. Mudança da exigência do perfil (escolaridade).
13. Exigências de aumento de produtividade;
14. Conceito de equipes auto-geridas com políticas de participação nos lucros ou resultados.


Profissionais

1. Gerenciar mudanças - assumir liderança;
2. Participar do grupo sênior da organização;
3. Tomar decisões coerentes;
- Princípios e políticas;
4. Centralizar decisões estratégicas;
5. Delegar decisões programadas;
6. Formar líderes;
7. Educar executivos;
8. Núcleo pequeno e competente;
9. Flexibilidade;
10. Diversificação;
11. Complexidade.

Administração da Força de Trabalho

O QUE É ADMINISTRAÇÃO DA FORÇA DE TRABAHO

A Administração de Recursos Humanos (ARH) é uma área de estudos relativamente nova. No Brasil, o profissional de Recursos Humanos ainda é um executivo encontrado somente nas grandes organizações e, excepcionalmente, nas médias organizações. Todavia, a ARH é perfeitamente aplicável a qualquer tipo ou tamanho de organização.

O CARÁTER MUILTIVARIADO DA ADMINISTRAÇÃO DA FORÇA DE TRABAHO

Envolve necessariamente conceitos de Psicologia Industrial e Organizacional, de Engenharia Industrial, de Direito do Trabalho, de Engenharia de Segurança, de Medicina do Trabalho, de Engenharia de Sistemas, de Cibernética etc.

O CARÁTER CONTIGENCIAL DA ADMINISTRAÇÃO DA FORÇA DE TRABAHO

Não há leis ou princípios universais para a administração do recursos humanos. A ARH é contingencial, ou seja, depende da situação organizacional: do ambiente, da tecnologia empregada pela organização, das políticas e diretrizes vigentes, da filosofia e de sua natureza e, sobretudo, da qualidade e quantidade dos recursos humanos disponíveis.

RESPONSABILIDADE DA ADMINISTRAÇÃO DA FORÇA DE TRABAHO

A responsabilidade básica pela Administração de Recursos Humanos em nível institucional cabe ao executivo máximo da organização: o Presidente. De um ponto de vista mais amplo, cabe ao Presidente a responsabilidade pela organização toda. É o Presidente que cabem as decisões sobre a dinâmica e os destinos da organização e dos recursos disponíveis ou necessários.

A ARH COMO UM PROCESSO

A ARH produz profundos impactos nas pessoas e nas organizações. A maneira de lidar com as pessoas, e buscá-las no mercado, de integrá-la e orientá-la, de fazê-las trabalhar, de desenvolvê-las, de compensá-las ou monitorá-las e controlá-las, ou seja, a qualidade de maneira como as pessoas são geridas na organização é um aspecto crucial na competitividade organizacional.

Gerenciamento De Desempenho
O QUE É GERENCIAMENTO DE DESEMPENHO

A Avaliação de Desempenho é uma sistemática verificação, medição e acompanhamento (formal ou informal) do desempenho do indivíduo no cargo, e de seu potencial de desenvolvimento.

OBJETIVOS DO GERENCIAMENTIO DE DESEMPENHO

É um processo para estimar ou julgar alguma pessoa, quanto ao seu:

1) Valor;
2) Excelência;
3) Qualidades; ou
4) Status.

É uma técnica de "direção" imprescindível, colaborando com a determinação e desenvolvimento da política adequada, com a qual se podem localizar problemas de:

· Supervisão de pessoal;
· Integração do empregado à empresa ou ao cargo;
· Não aproveitamento de empregados com potencial;
· Motivação, etc.

RESPONSABILIDADE DO GERENCIAMENTIO DE DESEMPENHO

No geral, a avaliação do desempenho é uma responsabilidade de linha (do supervisor) e uma função de staff (do departamento de recursos humanos). Contudo, de acordo com a política de recursos humanos adotada, a responsabilidade pelo processamento da avaliação do desempenho pode ser:

1) Centralizada: avaliação por um órgão de staff da área de recursos humanos;

2) Centralização média: avaliação por uma Comissão de Avaliação do Desempenho, com a participação de avaliadores de diversas áreas.

Em algumas organizações a avaliação de desempenho é atribuída a uma comissão especialmente designada para este fim e constituída de elementos pertencentes a diversos órgãos ou departamentos. A avaliação neste caso, é coletiva, e cada membro terá igual participação e responsabilidade nos julgamentos.

Geralmente, a comissão é formada de membros permanentes e transitórios. Os membros permanentes e estáveis participarão de todas as avaliações e seu papel será a manutenção do equilíbrio dos julgamentos, do atendimento aos padrões e da constância ao sistema.

Os membros transitórios ou interessados, que participarão exclusivamente dos julgamentos dos empregados direta ou indiretamente ligados a sua área de atuação terão o papel de trazer as informações a respeito dos avaliados e proceder ao julgamento e a avaliação. Enquanto os membros transitórios trazem a avaliação e julgam seus subordinados diretos ou indiretos. Os membros permanentes procuram manter a estabilidade e a homogeneidade das avaliações.

Exemplo de comissão de avaliação do desempenho (membros estáveis ou permanentes):

- Presidente ou diretor;
- Diretor de RH;
- Especialista em avaliação de desempenho;
- Executivo de organização e métodos.

Realmente, se a organização conseguir obter pleno funcionamento da comissão e, através dela uma harmonia consistente nas avaliações terá atingido uma técnica avançada de avaliação de desempenho.

3) Descentralizada: Avaliação pelo próprio empregado, com o controle do supervisor direto. É pouco utilizada, por exigir nível cultural e não-subjetivismo dos funcionários. Utilizada com sucesso a pessoal de nível universitário, com elevadas posições hierárquicas.

No "meio termo" mais utilizado, existe centralização do projeto, construção e implantação, com relativa descentralização quanto à aplicação e execução.

CARACTERÍSTICAS DOS PRINCIPAIS MÉTODOS DE GERENCIAMENTIO DE DESEMPENHO

A avaliação do desempenho é feita através de vários métodos, conforme as áreas de distribuição de pessoal (horistas, burocrático, supervisores, chefes, executivos, vendedores, etc), podendo-se estruturar cada um dos métodos em um método próprio.

MÉTODO
DESCRIÇÃO
CARACTERÍSTICAS
VANTAGENS
DESVANTAGENS
Escala gráfica
Utiliza "fatores de avaliação" previamente graduados, através de um formulário de dupla entrada com linhas de fatores e colunas de graus
O mais utilizado. É aparentemente simples, mas requer cuidados para neutralização da subjetividade e prejulgamento

· De fácil entendimento e aplicação simples;

· Permite uma boa visão do que a empresa deseja x a situação do empregado;

· Um pouco trabalhoso para o avaliador registrar.
1) Não permite muita flexibilidade ao avaliador;

2) Sujeito a generalização dos avaliadores quanto à pontuação dos fatores (se o funcionário é bom em um fator, a tendência é avaliá-lo bom em todos os demais);

3) Tende a bitolar os resultados das avaliações;

4) Necessita de procedimentos matemáticos e estatísticos para correção das distorções e influência pessoal (que tendem a apresentar resultados exigentes ou condescendentes a todos os seus subordinados).
Escolha forçada
Utiliza blocos de "frases descritivas" (positivas ou positivas e negativas), escolhidas de acordo com os critérios existentes na empresa, entre as quais o avaliador deve escolher apenas uma ou duas que mais se aplicam ao desempenho do seu avaliado


1) Proporciona resultados mais confiáveis e isentos de subjetividade, pois elimina a generalização;

· Sua aplicação é simples e não exige preparo dos avaliadores.
1 Sua elaboração é complexa, exigindo um planejamento mais demorado;

2 Apresenta resultados globais (discrimina apenas os empregados bons, médios e fracos, pois é fundamentalmente comparativo);

3 Quando utilizado para desenvolvimento de pessoal, necessita de complementação de informações;

1) Deixa o avaliador sem noção de qual será o resultado da avaliação dos seus subordinados.
Pesquisa de campo
São entrevistas de um especialista em avaliação em cada setor, com o supervisor imediato, onde levanta as causas, origens e motivos do desempenho dos seus subordinados, através de análise de fatos e situações

A entrevista obedece ao seguinte roteiro:

1) Avaliação inicial: O desempenho é avaliado como mais que satisfatório (+), satisfatório (+-) ou menos que satisfatório (-);

2) Análise suplementar: Uma análise mais aprofundada do desempenho do funcionário, através de perguntas do especialista ao chefe;

3) Planejamento: Faz-se o plano de ação para o funcionamento (aconselhamento, readaptação, treinamento, desligamento e substituição, promoção ou manutenção no cargo).
1) É um método mais amplo, pois permite também o planejamento do empregado na função e na empresa.
1 Necessidade de retroação de dados acerca do desempenho dos empregados;

2 Possui uma enorme gama de aplicações;

1) Permite um acompanhamento muito mais dinâmico do empregado.
Comparação aos pares

A comparação dois a dois, de cada vez, dos empregados, anotando-se o que é considerado melhor quanto ao desempenho, podendo-se também utilizar fatores de avaliação
É recomendado apenas quando os avaliadores não têm condições de utilizar outros métodos
1) É um processo muito simples
1) Pouco eficiente
Frases Descritivas
Apenas difere do método da escolha forçada por não exigir obrigatoriedade na escolha entre um bloco de frases (existem várias frases para o avaliador escolher as que caracterizam e as que não caracterizam o desempenho do subordinado)




ELEMENTOS DO GERENCIAMENTO DE DESEMPENHO

1 - O Avaliador De Desempenho

Conforme a política de RH adotada pela organização, a responsabilidade pela avaliação de desempenho das pessoas pode ser atribuídas ao gerente, ao próprio indivíduo, ao indivíduo e seu gerente conjuntamente, à equipe de trabalho, ao órgão de gestão de pessoal ou a uma comissão de avaliação de desempenho. Cada uma dessas seis alternativas envolve uma filosofia de ação.

Na maior parte das organizações, cabe ao gerente a responsabilidade de linha pelo desempenho de seus subordinados e por sua avaliação. Nelas, quem avalia o desempenho do pessoal é o próprio gerente ou supervisor, com a assessoria do órgão de gestão de pessoal que estabelece os meios e os critérios para tal avaliação. Como o gerente ou o supervisor não tem o conhecimento especializado para projetar, manter e desenvolver um plano sistemático de avaliação das pessoas, o órgão de gestão de pessoas entra com a função de staff de montar, acompanhar e controlar o sistema, enquanto cada chefe mantém sua autoridade de linha avaliando o trabalho dos subordinados por meio do esquema traçado pelo sistema. Modernamente, esta linha de trabalho tem proporcionar maior liberdade e flexibilidade para que cada gerente seja realmente o gestor de seu pessoal.

2 - O Avaliado De Desempenho

O papel do avaliado é aproveitar ao máximo esse projeto e beneficiar-se do mesmo, almejando através dele uma posição melhor na organização.

BENEFÍCIOS DO GERENCIAMENTO DE DESEMPENHO

Quando um programa de avaliação é bem planejado, coordenado e desenvolvido, traz benefícios a curto, médio e longo prazos.
a) Benefícios Do Gerenciamento De Desempenho Para O Chefe

· Melhor avaliar o desempenho e o comportamento dos subordinados, contando com uma avaliação que elimina a subjetividade;
· Propor medidas e providências no sentido de melhorar o padrão de comportamento de seus subordinados;
· Comunicar-se com seus subordinados, fazendo-os compreender a mecânica da avaliação do desempenho como um sistema objetivo.

b) Benefícios Do Gerenciamento De Desempenho Para O Subordinado

· Aprende quais são os aspectos de comportamento e de desempenho que a empresa mais valoriza em seus funcionários.
· Fica conhecendo quais as expectativas de seu chefe a respeito de seu desempenho e seus pontos fortes e fracos, segundo a avaliação do chefe;
· Conhece as providências tomadas por seu chefe quanto à melhoria de seu desempenho (programa de treinamento, estágios, etc.) e as que ele próprio deverá tomar (auto correção, maior capricho, mais atenção no trabalho, cursos por conta própria, etc.);
· Condições para fazer avaliação e crítica para o seu próprio desenvolvimento e controle.

c) Benefícios Do Gerenciamento De Desempenho Para A Organização

· Mais condições para avaliar seu potencial humano a curto, médio e longo prazos e definir a contribuição de cada empregado;
· Identificação dos empregados que necessitam de reciclagem e/ou aperfeiçoamento em determinadas áreas de atividade e selecionar os empregados com condições de promoção ou transferências;
· Pode dinamizar sua política de recursos humanos, oferecendo oportunidades aos empregados (não só de promoções, mas principalmente de crescimento e desenvolvimento pessoal), estimulando a produtividade e melhorando o relacionamento humano no trabalho.

Recrutamento e Seleção

O QUE É RECRUTAMENTO

Atrair do mercado de trabalho uma quantidade suficiente de pessoal potencialmente qualificado a ocupar cargos dentro da organização, para suprir a "seleção".

AS ETAPAS DO PROCESSO DE RECRUTAMENTO

1 - Determinação Das Necessidades De Mão-de-obra

O recrutamento é feito a partir das necessidades presentes e futuras de recursos humanos da organização. O recrutamento requer um cuidadoso planejamento, que constitui uma seqüência de três fases:

a) O que a organização precisa em termos de pessoas (pesquisa interna);
b) O que o mercado de recursos humanos pode oferecer; e
c) Quais as técnicas de recrutamento a aplicar.

O planejamento do recrutamento tem a finalidade de estruturar o sistema de trabalho a ser desenvolvido.

A pesquisa interna é uma verificação das necessidades da organização em relação as suas carências de recursos humanos, a curto, médio e longo prazos. O que a organização precisa de imediato e quais são seus planos futuros de crescimento e desenvolvimento, o que certamente significará novos portes de recursos humanos. Esse levantamento interno não é esporádico ou ocasional, mas contínuo e constante e deve envolver todas as áreas e níveis da organização.

- Responsabilidade do recrutamento

O recrutamento envolve um processo que varia conforme a organização. O início do processo de recrutamento depende de decisão de linha. Em outras palavras, o órgão de recrutamento não tem autoridade de efetuar qualquer atividade de recrutamento sem a devida tomada de decisão por parte do órgão que possui a vaga a ser preenchida. Como o recrutamento é uma função de staff, suas providencias dependem de uma decisão da linha, que é oficializada através de uma espécie de ordem do serviço, geralmente denominada “requisição de empregado” ou “requisição de pessoal”. Trata-se de um documento que se deve ser preenchido e assinado pelo responsável que pretende preencher alguma vaga em seu departamento ou seção.
Os detalhes envolvidos no documento depende do grau de sofisticação existente na área de recursos humanos, quanto maior a sofisticação, menores os detalhes que o responsável pelo órgão emitente deverá preencher no documento. Quando o órgão de recrutamento recebe a requisição de pessoal, verifica se existe algum candidato adequado disponível nos arquivos, caso contrário, deve recrutá-lo através das técnicas de recrutamento mais indicadas no caso.

2 - Fontes De Recrutamento

Na maioria das vezes, as fontes de recrutamento são consultadas conjuntamente, dependendo da urgência e recursos disponíveis. Contudo, uma política de recrutamento contínua reduz significativamente os custos do processo:

· Escolas de nível médio, superior e centros de integração empresa-escola;
· Entidades de seleção;
· Indicação dos próprios empregados da empresa;
· Anúncios e editais em jornais e outros órgãos informativos;
· Conferências e palestras em universidades e escolas;
· Pesquisa em outras cidades ("caça-talentos");
· Arquivo de reserva;
· Cartazes na portaria da empresa;
· Sindicatos e associações de classe;
· Cooperação de outras empresas que atuam no mesmo mercado.

3 - Meios De Recrutamento


RECRUTAMENTO INTERNO
RECRUTAMENTO EXTERNO
Definição
Remanejamento de pessoal na própria empresa
Aborda candidatos de outras empresas
Análise
· Performance do candidato na empresa (através dos testes de desempenho já realizados);
· Plano de carreira;
· Condições de promoção do candidato;
· Sua substituição.
· Arquivo de recrutamentos antigos;
· Arquivo de pessoal que se apresentou espontaneamente;
· Cadastro de outras empresas;
· Sindicatos e associações de classe;
· Viagens para recrutamento em outras localidades;
· Entidades de seleção;
· Consulta a escolas;
· Indicação de funcionários da empresa;
· Cartazes e anúncios em jornais.
Vantagens
· Economia;
· Rapidez;
· Maior índice de validade e segurança;
· Fonte de motivação;
· Aproveita os investimentos da empresa.
· Renova a organização;
· Aproveita o investimento em pessoal de outras empresas, ou do próprio empregado.
Desvantagens
· Exige potencial de desenvolvimento dos funcionários;
· Pode gerar conflitos de interesse (boicote pelos não-capazes);
· Pode levar ao "princípio de Peter" (o empregado em cargo onde não mais tem condições de ser promovido fica estacionado);
· Limita a criatividade dos empregados à própria empresa;
· Não pode ser feito para determinados cargos, caso não haja alguém capaz de ocupá-lo à altura (ex: presidência).
· Mais demorado;
· Mais caro;
· Menos seguro;
· Pode frustrar o pessoal da empresa;
· Afeta a política salarial.

Na prática, nunca se faz apenas um dos meios de recrutamento. Geralmente, um recrutamento complementa o outro (recrutamento misto).

O QUE É SELEÇÃO

É a escolha dos candidatos mais adequado aos cargos na empresa, visando manter a eficiência e o desempenho do pessoal.

Responsabilidade Da Seleção

Uma vez feita a comparação entre características exigidas pelo cargo e as oferecidas pelos candidatos, pode acontecer que vários destes tenham condições aproximadamente equivalentes para serem indicados ao órgão requisitante para ocupar o cargo vago. O órgão de seleção (staff) não pode impor ao órgão requisitantes a aceitação dos candidatos aprovados no processo de comparação. Pode apenas prestar serviço especializado, aplicar adequado ao cargo. A decisão final de aceitar ou não os candidatos é sempre de responsabilidade do órgão requisitante. Assim, a seleção é responsabilidade de linha (de cada chefe) e função de staff (prestação de serviços pelo órgão especializado).

O órgão de seleção interfere no processo de decisão sempre que houver grande volume de candidatos, por meio de estudos de validade, no sentido de aumentar a probabilidade de acertos, na estimação de eventos futuros.

Seleção Como Um Processo De Decisão

Como um processo de decisão, a seleção de pessoal comporta três modelos de comportamento:

· Modelo de colocação – quando não inclui a categoria de rejeição. Neste modelo há um só candidato e há uma só vaga, que deve ser preenchida por aquele candidato. Em outros termos, o candidato apresentado deve ser admitido sem sofrer rejeição alguma;

· Modelo de seleção – quando existem vários candidatos e apenas uma vaga a preencher. Cada candidato é comparado com os requisitos exigidos pelo cargo que se pretenda preencher, ocorrendo duas alternativas: aprovação ou rejeição. Se rejeitado, é dispensado do processo, porque, para o cargo vago, há vários candidatos, e apenas um poderá ocupá-lo;

· Modelo de classificação – é a abordagem mais ampla e situacional , em que existem vários candidatos para cada vaga e várias vaga para candidato. Cada candidato é comparado com os requisitos exigidos pelo cargo que se pretende preencher. Ocorrem duas alternativas para o candidato: ser aprovado ou rejeitado para aquele cargo. Se rejeitado passa a ser comparado com os requisitos por outros cargos que se pretende preencher, até se esgotarem os cargos vagos, advindo daí a denominação “classificação”. Para cada cargo a ser preenchido ocorrem vários candidatos que o disputam, sendo que apenas um deles poderá ocupá-lo, se vier a ser aprovado.

Métodos De Seleção

Como a seleção de RH é um sistema de comparação e de tomada de decisão, deve necessariamente apoiar-se em algum padrão ou critério para adquirir alguma validade. O padrão ou o critério é geralmente extraído a partir das características do cargo a ser preenchido. O ponto de partida do processamento de seleção é a obtenção de informação sobre o cargo a preencher.

As informações a respeito do cargo a ser preenchido podem ser colhidas através de:

· Análise do cargo: que é o levantamento dos aspectos intrínsecos (conteúdo do cargo) e extrínsecos (requisito que o cargo exige de seu ocupante – fatores de especificações) do cargo. Qualquer que seja o método de análise aplicado, o importante para a seleção são as informações a respeito dos requisitos e das características que o ocupante dos cargos deverá possuir. Assim, o processo de seleção concentrar-se-á na pesquisa, na avaliação desses requisitos e nas características dos candidatos que se apresentarem;

· Aplicação da técnica dos incidentes críticos: que consiste na anotação sistemática e criteriosa que os chefes diretos devem fazer a respeito de todos os fatos e comportamento dos ocupantes do cargo considerado, que produziram um melhor ou pior desempenho no trabalho. Essa técnica visa localizar as caraterísticas desejáveis (que melhoram o desempenho) e as indesejáveis (que pioram o desempenho) nos futuros candidatos. Obviamente, traz a inconveniente de fundamentar-se quase somente no arbítrio do chefe direto. Além do mais, é difícil definir exatamente o que chefe direto deve considerar como comportamento desejável ou indesejável:
Características desejáveis

· Afabilidade no trato com pessoas;
· Facilidade no relacionamento;
· Vontade de agradar ao cliente;
· Resistência a frustração;
· Verbalização fácil;
· Facilidade em trabalhar com a equipe;
· Boa memória;
· Concentração visual e mental;
· Facilidade em lidar com números.
Características indesejáveis

· Irritabilidade fácil;
· Introversão;
· Impaciência;
· Pouco controle emocional;
· Dificuldade de expressão;
· Dificuldade no relacionamento;
· Pouca memória;
· Dispersão mental;
· Dificuldade em lidar com números.














· Análise de descrição de empregado, que consiste na verificação dos dados contidos na requisição do empregado, preenchidos pelo chefe direto, especificando os requisitos e as características que o candidato ao cargo deverá possuir. Principalmente quando a organização não tem um sistema da análise de cargos, o fomulário de requisição de empregado deverá possuir campos adequados, onde o chefe direto possa especificar esses requisitos e essas características. Todo o esquema de seleção basear-se-á nesses dados;

· Análise do cargo no mercado, quando se tratar de algum cargo novo, sobre o qual a organização ainda não tem nehuma definição, nem mesmo o chefe direto, existe a alternativa de verificar, em organizações similares, cargos comparáveis, seu conteúdo, os requisitos e as características do seus ocupantes;

· Hipótese de trabalho, caso nenhuma das alternativas acima possa ser utilizada, resta o emprego de uma hipotese de trabalho, ou seja, uma previsão aproximada do conteúdo do cargo e sua exigibilidade em relação ao ocupante (requisitos e características necessárias), como simulação inicial.


Análise Profissiográfica

A partir dessas informações a respeito do cargo a ser preenchido, o órgão de seleção tem condições de convertê-las para a sua linguagem de trabalho. Em outros termos, as informações que o órgão recebe a respeito dos cargos e de seus ocupantes são transformados em uma ficha de especificação do cargo ou ficha profissiográfica, que deve conter os atributos psicológicos e fisicos necessários ao desempenho satisfatório do ocupante no cargo considerado.

Com essa ficha, o órgão de seleção pode estabelecer as tácnicas de seleção mais adequadas ao caso.

A ficha profissiográficas é um resumo da análie profissiográfica. Em sentido mais amplo, análie profissiográfica é o sinômino de análise do trabalho. Em sentido mais restrito, é a pesquisa dos elementos componentes de um trabalho e de sua interação, com o objetivo de determinar as condições necessárias a um desempenho adequado. Por elementos componentes de um trabalho entende-se os fatores humanos, intrumento, ambiental e organizacional envolvidos. Por condições necessárias entendem-se as condições ambientais ou de organização das tarefas, de melhor adaptação do equipamento ao homem ou de seleção de pessoal.

Em termos práticos, a ficha profissiográfica pretende leventar todos os elementos preditivos de um bom desempenho. Obviamente, a seleção de pessoal encarrega-se simplesmente, dos elementos que predizem o trabalho do futuro ocupante do cargo.

A ficha profissiográfica representa uma especie de codificação das características que o ocupante do cargp deverá possuir. Através dela, o selecionador poderá saber o que e quanto pesquisar nos candidatos.



FICHA PROFISSIOGRÁFICA

Cargo:_____________________________________
Seção:_____________________________________
Descrição do cargo:___________________________
______________________________________________________________________________________
Equipamentos de trabalhos:____________________
___________________________________________
Escolaridade:________________________________
Relacionamento Humano:______________________
___________________________________________
___________________________________________
Tipo de atividade:____________________________
Características psicológicas do ocupante :_________
___________________________________________
Características físicas do ocupante:______________
___________________________________________
Testes ou provas a serem aplicados:______________
___________________________________________














Técnicas De Seleção

Após uma análise do cargo e do documento de requisição de empregado, gerando a "ficha de especificação do cargo", escolhe-se as técnicas de seleção mais adequadas.

1) Entrevista de seleção: a técnica que mais influencia a decisão final e a mais utilizada, alcançando características intangíveis do candidato, apesar de subjetiva. Por causa disso, deve ser utilizada com bastante habilidade por entrevistadores treinados em "entrevista padronizada ou dirigida". Divide-se em quatro fases - planejamento (coleta de informações, escolha do tipo de informações a serem solicitadas e transmitidas aos candidatos), preparação (locais de espera e execução, horário, designação dos entrevistadores e material), execução (a entrevista propriamente dita - é "dirigida" quando o entrevistador segue um roteiro, através de um formulário - devendo cobrir as informações e o comportamento do candidato) e avaliação do candidato (imediatamente após a saída do candidato da sala de entrevista, o avaliador deve avaliar o candidato, checando a ficha de avaliação e anotando os detalhes);

2) Provas de conhecimentos ou de capacidades: podem ser orais, escritas (tradicionais dissertivas - menos abrangentes, de fácil organização e julgamento subjetivo, são de difícil correção -, objetivas - de abrangência maior, de correção rápida e organização demorada, permitem acerto ao acaso - ou mistas) ou de realização (práticas); gerais ou específicas (testando o conhecimento técnico relacionados ao cargo);

3) Testes psicológicos: têm a finalidade de avaliar a "personalidade" do candidato, podendo ser psicométricos ou de personalidade:

· Testes psicométricos: a medição, em condições padronizadas de comparação, da quantidade de determinados comportamentos humanos (aptidões = potencialidades e capacidades = habilidades atuais, de inteligência, aprendizagem, destreza, etc) presente no candidato, para admissão, transferência, promoção, treinamento ou retenção de pessoal

· Testes de personalidade: para analisar o caráter (adquirido) e o temperamento (inato) do indivíduo, podendo ser genéricos (testam a personalidade geral) ou específicos (concernentes a determinados aspectos da personalidade, como equilíbrio emocional, ansiedade, agressividade, etc)

4) Técnicas de simulação: a partir dos resultados dos testes psicológicos e entrevistas, submete-se o candidato a uma "dramatização" relacionada ao tipo de papel que desempenhará na empresa, reduzindo a margem de erro da seleção e permitindo inclusive ao candidato analisar sua adequação ao cargo pretendido.
As Etapas Do Processo De Seleção

A seleção de pessoal funciona como um processo composto de várias etapas ou fases seqüenciais pelas quais passam os candidatos. Nas etapas iniciais estão as técnicas mais simples e econômicas, ficando as técnicas mais caras e sofisticadas para o final:

Etapa 9: Decisão final de admissão
Etapa 8: Aplicação de técnicas de simulação
Etapa 7: Entrevista de seleção com o gerente
Etapa 6: Aplicação de testes de personalidade
Etapa 5: Aplicação de teste psicométricos
Etapa 4: Entrevista de seleção
Etapa 3: Aplicação de provas de conhecimento
Etapa 2: Entrevista de triagem
Etapa 1: Recepção preliminares dos candidatos


Avaliação E Controle De Qualidade Da Seleção

Podemos avaliar os resultados de uma seleção através de alguns parâmetros:

· Adequação do homem ao cargo (e decorrente satisfação pessoal);
· Rapidez de ajuste do empregado às suas funções;
· Melhoria do potencial humano da empresa;
· Maior estabilidade do pessoal (e conseqüente redução do turnover);
· Maior rendimento e produtividade do pessoal da empresa;
· Melhoria nas relações humanas;
· Menores necessidades de treinamento.

Remuneração
O QUE É REMUNERAÇÃO

O salário pago ao cargo ocupado, constitui somente uma parcela do pacote de compensação que as empresas costumam oferecer aos seus empregados. A remuneração geralmente é feita através de muitas outras formas além do pagamento em salário: uma considerável parte de remuneração total é constituída em benefícios sociais e de serviços sociais. Estes serviços e benefícios sociais constituem custos de manter pessoal.

A remuneração abrange todas as parcelas do salário direto, com todas as decorrências do salário indireto. Em outros termos, a remuneração constitui tudo quanto o empregado aufere direta ou indiretamente com conseqüência do trabalho que ele desenvolver em uma organização. Assim, a remuneração é gênero e o salário espécie.

DETERMINAÇÃO SALARIAL

Em relação à determinação salarial as organizações desenvolvem a sua política de salário segundo as suas disponibilidades financeiras e a lei da oferta e da procura. Também é parte da estrutura organizacional relativa a salário a ênfase atribuída à política de remuneração da mão-de-obra.

Em relação a esse item a componente política é replica das medidas e grandes empresas, visto que essas competem mais efetivamente com as de mesmo gênero e outras nacionalidades diferentes.

Além do aspecto acima mencionado, tecnicamente existem diferentes metodologias aplicáveis ao sistema de determinação salarial.

Em termos políticos toda a organização procura determinar o salário “justo e compensador”. Entende-se como “salário justo” todo aquele que é dimensionado em função do quanto do esforço físico e mental é exigido do ocupante do cargo para a execução de seu trabalho em condições normais. Entende-se como “salário compensador” todo aquele que além de justo apresente um outro componente que motive a mão-de-obra a produzir e a colocar à disposição da organização todo o esforço possível.

Administração de Salários (compensação)

Em uma organização cada função ou cada cargo tem o seu valor individual. Somente se pode remunerar com justeza e eqüidade o ocupante de um cargo, se conhecer o valor desse caro em relação aos demais cargos da organização e à situação de mercado. Como a organização é um conjunto integrado de cargos em diferentes níveis hierárquicos e em diferentes setores de especialidades, a administração de salários é o assunto que abarca a organização como um todo, repercutindo em todos os seus níveis e setores.

Assim sendo, pode-se definir administração de salários como o conjunto de normas e procedimentos que visam a estabelecer e/ou manter uma estrutura de a salários eqüitativa e justa na organização.

A eqüidade e justeza da administração de salários refere-se a um equilíbrio (que originará sua "política salarial"):

· Interno: em relação aos demais cargos dentro da própria organização. É alcançado através da avaliação e classificação de cargos (assentadas sobre um prévio programa de descrição e análise de cargos);
· Externo: em relação aos mesmos cargos em outras empresas do mercado. É alcançado através de pesquisa de salários.

Trabalho e salário

· O salário representa para as pessoas uma transação das mais complicadas, pois quando uma pessoa aceita um cargo ele está se comprometendo a uma rotina diária, a um padrão de atividades e a uma ampla faixa de relações interpessoais dentro de uma organização, para tanto, recebendo salário. O salário é a fonte de renda que define o padrão de vida de cada pessoa, em função do seu poder aquisitivo.

Convém lembrar que, para o empregado, o trabalho é muitas vezes considerado um meio para atingir um objetivo intermediário, que é o salário. Com o salário, muitos objetivos finais podem ser alcançados pelo, indivíduo, como já foi visto na teoria da experiência.

· Para as organizações o salário representa a um só tempo, um custo e um investimento. Custo porque o salário se reflete no custo do produto ou do serviço final. Investimento, porque representa aplicações de dinheiro em um fator de produção – o trabalho – como uma tentativa de conseguir um retorno maior a curto ou a médio prazo.

Há ainda outra abordagem do ponto de vista da organização. Os salários são, a um só tempo, um custo e um investimento. Custo, porque o salário se reflete no custo do produto ou do serviço final. Investimento, porque representa aplicação de dinheiro em um fator de produção – o trabalho – como uma tentativa de conseguir um retorno maior. Além disso, há que se ressaltar que, em uma organização, cada função ou cada cargo tem o seu valor.

· Salário: é o valor efetivamente pago ao funcionário pelo seu trabalho desenvolvido dentro da organização;
· Remuneração: é quanto o cargo vale de acordo como processo de avaliação do mesmo;
· Salário Direto: é a quantia em dinheiro recebida pelo funcionário ao final de cada mês;
· Salário Indireto: são benefícios concedidos aos funcionários pela empresa, que acrescentam valores ao salário tais como: plano de saúde, pagamento integral ou parcial de curso superior, pagamento de cursos de idiomas, fornecimento de tickets restaurantes, tickets alimentação, pagamento integral ou parcial de escola para os filhos doa funcionários, etc;
· Salário Nominal: é o salário bruto sem os devidos descontos:
- Representa o volume de dinheiro fixado em contrato individual pelo cargo ocupado;
- Quando se tem uma economia inflacionaria, este salário, quando não é atualizado periodicamente, sofra erosão
· Salário Real: é o valor recebido pelo funcionário, após os devidos descontos.

Composto salarial

Os salários são influenciados pelo "composto salarial":

a) Política salarial da empresa

É o conjunto (dinâmico) de princípios e diretrizes da empresa em relação à remuneração dos empregados, levando em conta benefícios sociais, estímulos e incentivos ao desempenho, oportunidades de crescimento, garantia de emprego, etc, sendo composta por:

1) Estrutura de cargos e salários
2) Salários de admissão
3) Previsão de reajustes salariais (coletivos e individuais - por promoção, enquadramento ou mérito)

b) Capacidade financeira e desempenho da empresa

c) Situação do Mercado de Trabalho

Antes de definir as estruturas salariais da empresa, convém à Administração de Salários buscar o equilíbrio externo, através de pesquisa salarial (de outras empresas, de empresas especializadas ou própria), através de questionários, visitas a empresas e reuniões de associações de classes e/ou especialistas , onde são levados em conta quais os cargos pesquisados (cargos de referência), as companhias (do mesmo ramo de atividade, localização geográfica, tamanho e política salarial de interesse) e a época, sendo tabulados e tratados estatisticamente os dados, para permitir a comparação com os próprios salários da empresa e refletir se seu esquema salarial está satisfatório ou se precisa ser corrigido.

d) Conjuntura econômica
e) Sindicatos e negociações coletivas
f) Legislação trabalhista

Objetivos da administração de salários

1) Remunerar cada empregado com o valor do cargo que ocupa;
2) Recompensá-lo adequadamente pelo seu desempenho e dedicação;
3) Atrair e reter os melhores candidatos para os cargos;
4) Ampliar a flexibilidade da organização, dando-lhe mobilidade de pessoal e racionalizando o desenvolvimento e encarreiramento (plano de carreira);
5) Obter dos seus empregados a aceitação dos sistemas de remuneração adotados;
6) Manter equilíbrio entre os interesses financeiros da organização e a sua política de relações com os empregados;
7) Facilitar o processamento da folha de pagamento.

Benefícios
O QUE SÃO BENEFÍCIOS

Benefícios sociais são aquelas facilidades, conveniências, vantagens e serviços que as empresas oferecem aos seus empregados, como remuneração indireta, no sentido de poupar-lhes esforços e preocupação.

OBJETIVOS DOS BENEFÍCIOS

1) Aumentar a produtividade;
2) Melhorar o clima organizacional (aumenta o moral, o relacionamento social, sentimento de segurança, lealdade e melhora a relação com a empresa, reduzindo queixas);
3) Facilitar o recrutamento;
4) Conseguir reter os empregados competentes (reduz turnover e absenteísmo);
5) Melhorar da qualidade de vida dos empregados.

TIPOS DE BENEFÍCIOS

a) Quanto À Exigência

· Legais: exigidos pela legislação trabalhista, previdenciária ou convenção coletiva entre sindicatos (13º salário, férias, aposentadoria, seguro de acidentes do trabalho, auxílio doença = "repouso remunerado", salário família, salário maternidade, horas extras, adicional noturno, etc);

· Espontâneos: concedidos por liberdade das empresas (gratificações, seguro de vida em grupo, refeições, transporte, empréstimos, convênio de assistência médico-hospitalar, complementação de aposentadoria, etc).

b) Quanto À Natureza

· Monetários: concedidos em dinheiro, através da folha de pagamento, gerando encargos (13º salário, férias, aposentadoria, complementação da aposentadoria, gratificações, planos de empréstimos, complementação de salário nos afastamentos por doença, reembolso ou financiamento de remédios, etc);

· Não monetários: serviços, vantagens ou falicilidades para os usuários (refeitório, assistência médico-hospitalar e odontológica, serviço social e aconselhamento, clube, seguro de vida em grupo, transporte, horário móvel de entrada e saída do pessoal de escritório, etc).

c) Quanto Aos Objetivos

· Assistenciais: visam prover certas condições de segurança e previdência ao empregado e sua família nos imprevistos ou emergências (assistência médico-hospitalar, assistência odontológica, empréstimos, serviço social, complementação de aposentadoria, complementação de salário nos afastamentos prolongados por doença, seguro de vida em grupo, seguro de acidentes pessoais, etc);

· Recreativos: objetivam dar condições de repouso, diversão, recreação, higiene mental e lazer (clube, áreas de lazer na empresa, música ambiente, atividades esportivas, excursões, festividades, etc);

· Supletivos: englobam certas facilidades, conveniências e utilidades que melhoram a qualidade de vida do empregado (transporte, restaurante, estacionamento, horário móvel, cooperativas de alimentos, agência bancária, etc).

CUSTOS DOS BENEFÍCIOS

A remuneração (direta ou indireta) dos participantes de uma organização é um dos custos de maior relevância. Os benefícios concedidos além das exigências legais constituem uma substancial parcela no orçamento de despesas, variando de acordo com:

· Número de empregados;
· Nível sócio-econômico do pessoal;
· Política salarial da empresa;
· Distribuição etária do pessoal;
· Proporção entre maiores e menores, homens e mulheres, solteiros e casados;
· Localização da empresa;
· Condições de infra-estrutura da comunidade, etc.


Alguns benefícios são pagos integralmente pela empresa (repouso remunerado), outros são pagos integralmente pelos empregados (seguro de vida em grupo, cooperativas de consumo, etc), enquanto outros são rateados (refeições, transporte, assistência educacional, etc), devendo sempre:

1) Trazer contribuição (produtividade) também para a empresa, ao menos igual ao seu custo;
2) Os seus custos devem poder ser planejados;
3) Seus custos devem ter uma participação relativa do empregado, para gerar interesse e valor.

DISFUNÇÕES DOS BENEFÍCIOS

Quando não são bem planejados e administrados, os benefícios podem ocasionar:

· Acusações de paternalismo;
· Custos excessivamente altos;
· Perda de vitalidade, ao tornar-se hábito;
· Manter os trabalhadores menos produtivos (acomodados);
· Negligência quanto a outras funções de pessoal (controle de freqüência, penalidades, etc);
· Novas fontes de queixas e reclamações;
· Relações questionáveis entre motivação e produtividade.

Desenvolvimento de RH e Treinamento
O QUE É DESENVOLVIMENTO DE RH E TREINAMENTO

É o treinamento, desenvolvimento de pessoal ou desenvolvimento organizacional, para as empresas desenvolverem seu pessoal, preocupando-se com:

1) Os fatores que influenciam no desempenho do pessoal;
2) Os fatores que influenciam na satisfação do pessoal;
3) Os métodos e procedimentos para maximizar o desempenho e a satisfação no trabalho.

OBJETIVOS DO TREINAMENTO

1) Ajudar a empresa a alcançar seus objetivos, o mais economicamente possível (é considerado um "investimento" empresarial);
2) Mudar a atitude das pessoas, melhorando o clima organizacional, aumentar a motivação e torná-las mais receptivas à chefia;
3) Preparar o pessoal para tarefas peculiares à organização;
4) Reduzir ou eliminar a diferença entre o atual desempenho do pessoal e os propostos pela empresa;
5) Proporcionar oportunidades aos funcionários de todos os níveis de obterem o conhecimento, a prática e a conduta requeridos pela organização.

ETAPAS DO PROCESSO DE TREINAMENTO

1 - Levantamento Das Necessidades De Treinamento

O levantamento de necessidades de treinamento é uma forma de diagnosticar e, como tal, deve basear-se em informações relevantes. Muitas dessas informações devem ser cuidadosamente coligadas e agrupadas sistematicamente, enquanto outras estão disponíveis às mãos de certos administradores de linha.

- Responsabilidade da determinação das necessidades de treinamento

A determinação das necessidades de treinamento é uma responsabilidade de linha e uma função de staff, cabe ao administrador de linha a responsabilidade pela percepção dos problemas provocados pela carência de treinamento. Cabem a ele todas as decisões referentes ao treinamento, mesmo que utilize ou não os serviços de assessoria prestados por especialistas em treinamento.

O levantamento da necessidade de treinamento deve fornecer as seguintes informações para que se possa traçar a programação de treinamento:

· O que deve ser ensinado?
· Quem deve aprender?
· Quando deve ensinado?
· Onde deve ser ensinado?
· Como se deve ensinar?
· Quem deve ensinar?

- Métodos para o levantamento das necessidades de treinamento

Os principais meios utilizados para o levantamento de necessidades de treinamento são:

1 Avaliação do desempenho – através da avaliação de desempenho é possível descobrir não apenas os empregados que vêm executando suas tarefas abaixo de um nível satisfatório, mas também averiguar os setores da empresa que reclamam uma atenção imediata dos responsáveis pelos treinamento;

2 Observação – verificar onde haja evidência de trabalho ineficiente, como excessiva quebrar de equipamento, atraso em relação ao cronograma, perda excessiva de matéria prima, número acentuado de problemas disciplinares, alto índice de ausências, turnover elevado, etc;

3 Questionários ­– pesquisas através de questionários e listas de verificação que coloquem em evidência as necessidades de treinamento;

4 Solicitação de supervisores e gerentes – quando a necessidade de treinamento atinge um nível muito alto, os próprios gerentes e supervisores tornam-se propensos a solicitar treinamento para o seu pessoal;

5 Entrevistas com supervisores e gerentes – contatos diretos com supervisores e gerentes, com referência a possíveis problemas solucionáveis através do treinamento, geralmente surgem por meio de entrevistas com os responsáveis pelos vários setores;

6 Reuniões interdepartamentais – discussões interdepartamentais acerca de assuntos administrativos;

7 Exame de empregados – testes sobre o conhecimento do trabalho de empregados que executam determinadas funções ou tarefas;

8 Modificação do trabalho – sempre que modificações totais ou parciais nas rotinas de trabalho sejam introduzidas, torna-se necessário treinamento prévio dos empregados nos novos métodos e processos de trabalho;

9 Entrevista de saída – quando o empregado está deixando a empresa é o momento mais apropriado para conhecer, não apenas sua opinião sincera sobre a organização, mas também as razões que motivam sua saída. É possível que várias deficiências da organização, passíveis de correção venham à superfície;

10 Análise de cargos;
11 Relatórios periódicos da empresa ou de produção.

- Indicadores de prioridade

a) Indicadores à prioridade: são os eventos que, se acontecerem, proporcionarão fatalmente necessidades futuras de treinamento, facilmente previstas:

· Admissão de novos empregados;
· Redução do número e empregados;
· Mudança de métodos e processos de trabalho;
· Substituição ou movimentação de pessoal;
· Faltas, licenças e férias do pessoal;
· Expansão dos serviços;
· Mudanças nos programas de trabalho ou de produção;
· Modernização do maquinário;
· Produção e comercialização de novos produtos ou serviços.

b) Indicadores à posteriori: são os problemas provocados por necessidade de treinamento já existente e não atendidas. Esses problemas geralmente estão relacionados com a produção ou com o pessoal e servem como diagnóstico de treinamento:

- Problemas de produção

· Baixa produtividade;
· Avarias freqüências em equipamentos e instalações;
· Comunicações defeituosas;
· Tempo de aprendizagem e integração ao cargo muito prolongado;
· Despesas excessivas na manutenção de máquinas e equipamentos;
· Excesso de erros e desperdícios;
· Elevado número de acidentes;
· Pouca versatilidade dos empregados;
· Mau aproveitamento do espaço disponível.

- Problemas de pessoal

· Relações deficientes entre o pessoal;
· Número excessivo de queixas;
· Pouco ou nenhum interesse pelo trabalho;
· Falta de cooperação;
· Faltas e substituições em demasia;
· Dificuldades na obtenção de bons elementos;
· Tendência a atribuir falhas aos outros;
· Erros na execução de ordens.

2 - Programação De Treinamento

Nesta etapa segue-se a terapeuta, ou seja, a escolha e prescrição dos meios de tratamento para sanar as necessidades indicadas ou percebidas de treinamento, passa-se então à sua programação.

A programação de treinamento é sistematizada e fundamentada sobre os seguintes aspectos que devem ser analisados durante o levantamento.

1. Qual a necessidade?
2. Onde foi assinalada em primeiro lugar?
3. Ocorre em outra área ou setor?
4. Qual é a causa?
5. É parte de uma necessidade maior?
6. Como resolvê-la: em separados ou combinados com outras?
7. É preciso alguma providência inicial, antes de resolvê-la?
8. A necessidade é imediata? Qual a sua prioridade em relação as demais?
9. A necessidade é permanente ou temporária?
10. Quantas pessoas e quantos serviços serão atingidos?
11. Qual o tempo disponível para o treinamento?
12. Qual o custo provável do treinamento?
13. Quem irá executar o treinamento?

- Técnicas de treinamento
A escolha das técnicas a serem utilizadas no programa de treinamento, tem o objetivo de otimizar a aprendizagem, ou seja, alcançar o maior volume de aprendizagem com o menor dispêndio de esforço, tempo e dinheiro:

a) Técnicas de Treinamento quanto ao uso

1. Técnicas de treinamento orientadas para o conteúdo – desenhadas para a transmissão de conhecimento ou informação como a técnica da leitura, recursos audiovisuais, instrução programada e instrução assistida por computador. Essas duas últimas são também chamadas “técnicas auto-instrucionais”;

2. Técnicas de treinamento orientadas para o processo – desenhadas para mudar atitudes, desenvolver consciência de si e dos outros e desenvolver habilidades interpessoais. São as que enfatizam a interação entre os treinandos no sentido de influenciar mudança de comportamento ou de atitude, mais do que transmitir conhecimento. Alguns processos são utilizados para desenvolver intravisão interpessoal, consciência de si e dos outros, como meio para mudar atitudes e desenvolver relações humanas, como é o caso de liderança ou de entrevista. Entre as técnicas orientadas para o processo estão o relo-playing, o treinamento da sensitividade, treinamento de grupo, etc;

3. Técnicas de treinamento mista – através das quais se transmite informação, e se procura mudar atitudes e comportamentos. São utilizadas para transmitir conhecimentos ou conteúdo, como também para alcançar objetivos estabelecidos para as técnicas orientadas para o processo. Entre as técnicas mistas sobressaem métodos de conferência, estudos de casos, simulações e jogos, e várias técnicas on the job (instrução no cargo, treinamento de orientação, treinamento de iniciação, rotação de cargos, etc), treinamento no cargo, e veiculam conhecimentos ou conteúdo, procuram mudar atitude, consciência de si e eficácia interpessoal;

b) Técnicas de treinamento quanto ao tempo

Treinamento de indução ou de integração à empresa – visa a adaptação e ambientação inicial do novo empregado à empresa e ao ambiente social e físico onde irá trabalhar. A introdução de um empregado novo ao seu trabalho é feita através de uma programação sistemática. Conduzida pelo chefe imediato, por um instrutor especializado ou por um colega.

É o chamado “Programa de Integração” ou “Programa de Indução”. Esse programa contém informações sobre: a empresa – história, desenvolvimento e organização, o produto ou serviço, os direitos e deveres do pessoal os termos do contrato de trabalho, as atividades sociais de empregados – benefícios e serviços, as normas e regulamentos internos, as noções sobre a proteção e segurança do trabalho, o cargo a ocupar – natureza do trabalho, horários, oportunidades de promoção, o supervisor do novo empregado – apresentação, as relações do cargo com os outros cargos e a descrição detalhada do cargo.

O programa de integração visa à introdução correta do funcionário no seu trabalho e permite vantagens, como: o novo empregado recebe informações gerais de que necessita sobre a empresa, como normas, regulamentos e procedimentos que afetam, de maneira racional, para que seu ajustamento seja rápido, redução no número de demissões ou de ações corretivas graças ao conhecimento dos regulamentos da empresa e conseqüentes penalidades advindas de sua violação, o supervisor pode explicar ao novo empregado sua posição na organização , o novo empregado é instruído de acordo com os requisitos definidos na descrição do cargo que irá ocupar.

c) Técnicas de treinamento quanto ao local

· Treinamento no local de trabalho – pode ser ministrado através de funcionários, supervisores ou especialista se staff. Não requer acomodações ou equipamento especiais e constitui a forma mais comum de transmitir os ensinamento necessários aos empregados. Encontra grande acolhida, em razão de sua praticidade, pois o empregado aprende enquanto trabalha. Empresas de pequeno e médio porte investem em treinamento dessa maneira;.

· Treinamento fora do local de trabalho – a maioria dos empregados de treinamento processados fora do local de trabalho não é diretamente relacionada ao trabalho: geralmente é suplementar ao treinamento no local de trabalho. A vantagem que oferece é possibilitar ao treinamento a dedicação de toda a atenção ao treinamento, o que não é possível quando mesmo está envolvido nas tarefas do cargo. As principais formas de treinamento fora do trabalho são:

- Aulas expositivas:
- Filmes, dispositivos (slides), vídeo:
- Método do caso (estudo do caso);
- Discussão em grupo, painéis e debates/dramatização;
- Simulação e jogos;
- Instrução programada, etc.

3 - Implementação E Execução De Treinamento

A execução do treinamento pressupõe o binômio: instrutor X aprendiz. Os aprendizes são as pessoas situadas em qualquer nível hierárquico da empresa e que necessitam aprender ou melhorar seus conhecimentos sobre alguma atividade ou trabalho. Os instrutores são as pessoas situadas em qualquer nível hierárquico da empresa, experientes ou especializadas em determinada atividade ou trabalho e que transmitem seus conhecimentos aos aprendizes.

Assim, os aprendizes podem ser auxiliares, chefes ou gerentes, bem como os instrutores também podem ser auxiliares, chefes ou gerentes ou ainda o encarregado ou gerente de treinamento. Porém também pode haver ocasiões em que o treinamento precisa ser ministrado por uma consultoria especializada.

- Fatores da execução de treinamento

A execução de treinamento depende dos seguintes fatores:

· Adequação do programa de treinamento às necessidades da organização – a decisão de estabelecer programas de treinamento depende da necessidade de melhorar o nível dos empregados. O treinamento deve ser a solução dos problemas que deram origem às necessidades diagnosticadas ou percebidas;

· A qualidade do material de treinamento apresentado – o material de ensino deve ser aplicado a fim de facilitar a execução do treinamento. O material de ensino visa concretizar a instrução, objetiva a facilitar a compreensão pela utilização de recursos audiovisuais, aumentar o rendimento do treinamento e racionalizar a tarefa do instrutor;

· A cooperação dos chefes e dirigentes da empresa – o treinamento deve ser feito com todo o pessoal da empresa, em todos os níveis e funções. Sua manutenção envolve uma quantidade considerável de esforço e de entusiasmo por parte de todos aqueles que estejam ligados aos assuntos, além de implicar um custo que deve ser encarado como investimento que capitalizará dividendos a médio e curto prazos e não uma despesa inativa;

· A qualidade e preparo dos instrutores – o êxito da execução do interesse, do gabarito e do treinamento dos instrutores. É importante o critério de seleção dos instrutores. Estes deverão reunir qualidades pessoais como: facilidade no relacionamento humano, motivação, raciocínio, didática, exposição fácil, além do conhecimento da especialidade;

· A qualidade dos aprendizes – a qualidade doa aprendizes influi nos resultados do programa de treinamento. Os melhores resultados são obtidos com uma seleção adequada dos aprendizes, em função da forma e conteúdo do programa e dos objetivos do treinamento para que se tenha um grupo homogêneo de pessoas.

4 - Avaliação Dos Resultados Do Treinamento

A etapa final do processo de treinamento é a avaliação dos resultados obtidos. Um dos problemas mais sérios relacionados com qualquer programa de treinamento refere-se à avaliação de sua eficiência. A avaliação deve considerar dois aspectos principais:

· Determinar até que ponto o treinamento realmente produziu as modificações desejadas no comportamento dos empregados;
· Demonstrar se os resultados do treinamento apresentam relação com a consecução das metas da empresa.

Além dessas duas questões básicas, será necessário se as técnicas de treinamento empregados são mais efetivas que outras que poderiam ser consideradas. O treinamento poderá ser também comparado com outras abordagens para desenvolver os recursos humanos, tais como o aprimoramento das técnicas de seleção das operações de produção.

a) Avaliação dos resultados ao nível organizacional

· Aumento da eficácia organizacional;
· Melhoria da imagem da empresa;
· Melhoria do clima organizacional;
· Melhor relacionamento empresa X empregado;
· Facilidade nas mudanças e na inovação;
· Aumento da eficiência; etc.

b) Avaliação dos resultados ao nível dos recursos humanos

· Redução da rotação de pessoal;
· Redução do absenteísmo;
· Aumento da eficiência individual dos empregados;
· Aumento das habilidades das pessoas;
· Elevação do conhecimento das pessoas;
· Mudança de atitude e de comportamento das pessoas.

c) Avaliação dos resultados ao nível das tarefas e operações

· Aumento de produtividade;
· Melhoria da qualidade doe produtos/serviços;
· Redução no fluxo da produção;
· Redução de tempo no recrutamento;
· Redução do índice de acidentes;
· Redução do índice de manutenção de máquinas e equipamentos.

Organizações de Aprendizagem
O QUE SÃO ORGANIZAÇÕES DE APRENDIZAGEM

Durante muito tempo todos acreditavam que trabalho era trabalho e escola era escola. Mas hoje a história é outra: para que as empresas estejam em um bom lugar no mercado, precisam dar mais valor ao seu capital humano, as pessoas. Sendo preciso formar as organizações de aprendizagem, que são aquelas nas quais as pessoas aprimoravam continuamente suas capacidades, de criar o futuro, trabalhando, juntas na investigação de inovações ou de assuntos de maior complexidade, o objetivo é conscientizá-los para profundas modificações pessoais para que possam questionar constantemente seus modelos mentais e criarem ambientes seguros para que outras pessoas possam fazer o mesmo.

Tudo isso, é exigido na nova economia onde a informação e o conhecimento são fontes do poder. O modelo gerencial é participativo, auto-gerenciador. O trabalho é de análise, planejamento e criatividade. Os profissionais são empreendedores de idéias. É preciso aliar a tecnologia a capacidade do indivíduo em aprender a captar, gerir, disseminar e aplicar o conhecimento dentro da organização.

Learning Organization significa aprendizagem organizacional, que é criar empresas que adquiram e coloquem em prática novos conhecimentos. São organizações aprendizes, capazes de reagir às mudanças do amanhã, capazes de lidar com os problemas de hoje, aproveitar oportunidades do futuro em que todos falam e todos ouvem, aplicar novas técnicas, teorias e conhecimentos, acompanhar a evolução, com que caminham para o mesmo objetivo.

O aprendizado significa entender, compreender e aprender com o passado, discutir sobre o passado, no sentido de orientar as ações futuras da empresa. A idéia não é concentrar o aprendizado no topo da hierarquia, mas sim difundir um conjunto de iniciativas, de técnicas e de formas novas de comunicação que permita a empresa, ao entender o passado, antecipar o futuro. Learning organization é a longo prazo e é uma ferramenta.

PORQUE SURGIRAM AS ORGANIZAÇÕES DE APRENDIZAGEM

Surgiram da necessidade das empresas de se inovarem constantemente para se adaptarem às mudanças sociais tecnológicas, bem como aos desafios do mercado globalizado.

UM POUCO DE HISTÓRIA DAS ORGANIZAÇÕES DE APRENDIZAGEM

A Learning organization foi criada por Chris Argyris, professor de Harvard. O conceito é baseado na idéia de Argyris, chamada de “double-looping learning” , que é quando os erros são corrigidos através da alteração das normas empresariais que o causaram.

Mas foi em 1990 que Peter Senge, 51 anos, popularizou o conceito através do seu best-seller: THE FIFT DISCIPLINE: THE ART AND THE PRATICE OF A LEARNING ORGANIZATION, 15 anos após o início de seus estudos.

AS CINCO DISCIPLINAS DAS ORGANIZAÇÕES DE APRENDIZAGEM

Disciplina é um conjunto de práticas de aprendizagem através das quais as pessoas se modificam, adquirindo novas habilidades, conhecimento, experiências e níveis de consciência.

A capacidade de instituições se adaptarem é um pressuposto para o desenvolvimento do indivíduo, que o autor chama de cinco disciplinas fundamentais.

Assim, as organizações devem desenvolver cinco características fundamentais, de forma a embasar e incentivar o processo de aprendizagem e inovação:

1. Domínio pessoal: capacidade de auto-conhecimento e conseqüente consciência do que as pessoas querem efetivamente, objetivando seus esforços;

2. Modelos mentais: é o mapa de identidade, as idéias mais enraizadas e generalizadas que influenciam a forma de uma pessoa de ver e de se relacionar com o mundo. Padrões de referências, paradigmas, generalizações, imagens, são visões preconcebidas clarificam como se interpreta o mundo e a conduta das pessoas em referência a padrões;

3. Visões partilhadas: quando o objetivo é claro, conhecido e partilhado por todos, as pessoas têm a oportunidade de se dedicarem e aprenderem, construindo visões partilhadas. Quando se parte de um objetivo comum, se constroe de forma partilhada uma visão de futuro, e isto as motiva a aprenderem visões partilhadas;

4. Aprendizagem em grupo: os membros do grupo elaboram uma lógica comum, de forma que o resultado das habilidades grupais é maior e mais significativo que a somatória das habilidades individuais de cada pessoa. Considera que as habilidades de uma equipe de trabalho ultrapassam as aptidões individuais; desenvolvem capacidade de ação e de coordenação. O aprendizado em grupo pressupõe o diálogo para trocar idéias e elaborar uma "Lógica Comum";
5. Pensamento sistêmico: integra as disciplinas descritas, teoria e prática. Capacidade de estar sempre transcendendo nas limitações posicionais e desafiar-se a compreender as ligações invisíveis e as inter-relações que caracterizam os sistemas.

APLICAÇÃO DAS ORGANIZAÇÕES DE APRENDIZAGEM EM UMA EMPRESA

Um percurso possível para a implantação das 5 disciplinas conforme o estudo realizado por Peter Senge, em empresas um nível de estabilidade e comunicação entre as pessoas:
VISÃO PARTILHADA
PENSAMENTO SISTÊMICO
MODELOS MENTAIS
DOMÍNIO PESSOAL
APRENDIZADO EM GRUPO








TEMPO


Para a empresa que não tem uma comunicação e estabilidade entre os membros, é indicado o processo cíclico:

MODELOS
MENTAIS
DOMÍNIO
PESSOAL
VISÃO
PARTILHADA
APRENDIZADO
EM GRUPO
PENSAMENTO
SISTÊMICO











Processo Cíclico

O ciclo de aprendizagem que constitui o conceito ‘Learning Organizations’ é constituído por três partes:

1 - Aptidões e capacidades

A partir do momento que se aplica novos conhecimentos e do qual não se fazia anteriormente, dar-se início ao processo de aprendizagem.

Estas se dividem em três grupos:

· Aspiração: a capacidade de toda a organização mudar por sua própria vontade e não por obrigação;
· Reflexão: a capacidade de refletir, conversar e duvidar;
· Conceptualização: a capacidade de compreender e exprimir o comportamento da organização.

2 - Consciência e sensibilidade

A partir do momento em que as pessoas adquirem conhecimento, elas perdem o medo do desconhecido e passam a olhar o mundo com outros olhos; em que suas dúvidas transformam em certezas.

3 - Atitudes e crenças

As crenças e a cultura não são abandonadas e sim aperfeiçoadas a uma nova consciência do mundo.

O ciclo de aprendizagem é difícil começar – novas consciências do mundo são função de longa experimentação e reflexão, não é fácil desenterrar velhas crenças e mudar para novos conceitos.

O ciclo de aprendizagem é duradouro. Ao adquirir novas aptidões, raramente as pessoas farão pior do que fariam antes, ao reconstruir novos modelos do que se está ao redor, dá-se passos irreversíveis para frente, rejeitando crenças e conceitos errados que não voltarão mais.

O ciclo e as disciplinas

São as 5 disciplinas que ativam o ciclo de aprendizagem e permitem mantê-lo em movimento. Assim que ativado, o ciclo produzirá mudanças duradouras e significativas.

Não se pode esquecer que o ciclo de aprendizagem demora a produzir resultados evidentes, logo a organização tem que ter paciência para alcançar seus resultados.

VANTAGENS DE SE TER UMA ORGANIZAÇÃO DE APRENDIZAGEM

· Melhor performance: a Learning Organization estimula a melhor performance de uma empresa porque as expectativas não serão voltadas somente ao topo da hierarquia, abaixo dela, pode-se obter idéias e visões que diferenciam a sua empresa perante os concorrentes;

· Ganhar uma vantagem competitiva: A única vantagem competitiva é a capacidade da empresa em aprender mais depressa que os seus competidores, pois o que a sua empresa apresenta hoje como inovador, pode ser facilmente copiado amanhã pelo seu principal concorrente. Agora, apenas com uma aprendizagem contínua a empresa poderá construir novas vantagens competitivas que substituam as velhas e deixem os principais concorrentes para trás;

· Criar uma equipe dinâmica: o valor da empresa confunde-se com o valor das pessoas que nela trabalham, então, as pessoas têm de aprender a pensar no interesse da empresa e a empresa precisa abrir um espaço para que as pessoas se motivem e se desenvolvam dentro das empresas, criando assim, uma equipe dinâmica capaz de lutar pelos interesses da empresa;

· Diálogo transparente: em uma Learning Organization as pessoas são encorajadas a terem um diálogo transparente, pois não há receio de errar, porque todos estão aprendendo e quando algo de mal acontece na organização, em vez dele ser escondido, esse algo é trazido à tona e discutido;

· Gerir mudança: uma Learning Organization é capaz de reagir às mudanças do amanhã capacitando as empresas a se adaptarem aos novos tempos.


RISCOS E DEFICIÊNCIAS DE UMA ORGANIZAÇÃO DE APRENDIZAGEM

a) Riscos

Toda empresa corre o risco de investir em uma Learning organization e, após terminado o período de aprendizagem, os funcionários que não estão realmente comprometidos com a empresa, simplesmente, se desligarem da empresa e passarem a usar tudo o que ele aprendeu em uma empresa concorrente.

b) Deficiências

Algumas armadilhas que as empresas devem evitar:

· Eu sou meu cargo: significa pensar que a pessoa é a mais importante, que é insubstituível e que sem ela a empresa não anda, ou seja, não há uma noção clara do objetivo da empresa e de sua contribuição para ele;

· O inimigo está lá fora: sempre quando algo dá errado a pessoa fica culpando os outros e não olha para si próprio;

· A não conscientização de mudanças lentas: o fracasso de uma Learning Organization pode ocorrer quando as pessoas querem que os resultados sejam a curto prazo, mas as mudanças devem ser a longo prazo;

· O mito da equipe administrativa: é a equipe que está bem quando realiza tarefas rotineiras, mas quando está sujeita a pressões ela não consegue manter a mesma integridade. As pessoas não podem deixar o barco afundar com as dificuldades, e sim lutar em conjunto pelos objetivos da organização.

Noções de Administração de Material
Gestão de Estoques

O QUE É GESTÃO DE ESTOQUES

"Administrar materiais é ter os materiais necessários, na quantidade, local e tempo certos, à disposição dos órgãos de produção da empresa."

A Organização, ou o Sistema-Empresa, é definida como a ordenação e agrupamento de atividades e recursos visando ao alcance dos objetivos estabelecidos.

A Administração de Matérias é um sub-sistema do Sistema-Empresa. Seu enfoque fundamental é determinar o quê, quanto e como adquirir ao menor custo - desde o momento de sua concepção até seu consumo final - para repor o estoque.

OBJETIVO DA GESTÃO DE ESTOQUES

A função do controle de estoques é maximizar o efeito lubrificante no feedback de vendas não realizadas, ajudando no ajuste do planejamento da produção.

A administração do controle de estoques deve minimizar o capital total investido em estoques, pois ele é caro e aumenta continuamente, uma vez que o custo financeiro também se eleva. Uma empresa não poderá trabalhar sem estoque, pois sua função amortecedora entre vários estágios de produção vai até a venda final do produto.

O estoque do produto acabado, matéria-prima e material em processo não serão vistos como independentes. Todas as decisões tomadas sobre um dos tipos de estoque, influenciarão os outros tipos. Às vezes acabam se esquecendo dessa regra nas estruturas de organização mais tradicionais e conservadoras.

Somente algumas matérias-primas têm a vantagem de estocar, em razão da influência da entrega do fornecedor. Outras matérias-primas especiais, o fornecedor precisa de vários dias para produzi-la.

O controle de estoques tem também o objetivo de planejar, controlar e replanejar o material armazenado na empresa.

Quanto maior é o investimento, também maior é a capacidade e a responsabilidade de cada setor da empresa.

O controle de estoques é de suma importância para a empresa, sendo que controla-se os desperdícios, desvios, apura-se valores para fins de análise, bem como apura o demasiado investimento, o qual prejudica o capital de giro.

Os objetivos dos departamentos de compras, de produção, de vendas e financeiro, deverão ser conciliados pela administração de controle de estoques, sem prejudicar a operacionalidade da empresa. A responsabilidade da divisão de estoques já é antiga: os materiais caem sobre o almoxarife, que zela pelas reposições necessárias.

Na administração moderna, a responsabilidade dos estoques fica sob uma única pessoa. Os departamentos tradicionais ficam livres desta responsabilidade e podem dedicar-se à sua função primária.

Atingir o equilíbrio ideal entre estoque e consumo é meta primordial, portanto deve existir uma integração das atividades como, compras, recepção e estocagem desses materiais, com o Sistema de Abastecimento, que, juntamente com outros componentes do Sistema, necessitam de uma coordenação específica, de forma a permitir a racionalização de sua manipulação. Logo, a Administração de materiais tem como finalidade gerir e coordenar esse aglomerado de atividades, insumos materiais e estabelecer normas, critérios e rotinas operacionais de modo que tudo funcione regularmente.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

· Minimizar o investimento em estoques;
· Prever necessidades e disponibilidades de materiais, assim como as condições de mercado;
· Manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais como em potencial, verificando preços, qualidade e outros fatores que tenham influência no material e nas condições de fornecimento;
· Pesquisar continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores;
· Padronizar materiais, embalagens e fornecedores;
· Controlar disponibilidades de materiais e situação dos pedidos, tanto em relação a fornecedores como em relação à produção da empresa;
· Obter segurança de fornecimento;
· Obter preços mínimos de compra.

FUNÇÕES BÁSICAS DE UM SISTEMA DE GESTÃO DE ESTOQUES

Suas funções básicas, interligadas pelo Planejamento e Controle da produção, são:

1. Programação;
2. Aquisição;
3. Estocagem;
4. Distribuição.

A Administração de Materiais é uma função administrativa semelhante a outras funções de administração de recursos, tais como a Administração Financeira, a Administração de Recursos Humanos, etc. Comumente é denominada, também, de “Administração de Suprimentos”, adquirindo um conceito um pouco mais geral, englobando também serviços e energia. Quando associada à distribuição de produtos e materiais em geral é denominada “Logística”.
Em algumas organizações as atividades de compras estão em um setor, as de estocagem em outro e as de movimentação em outro. A localização no organograma depende do tipo de empresa.

PRINCÍPIOS BÁSICOS PARA A GESTÃO DE ESTOQUES

Para se organizar um setor de controle de estoques, inicialmente deveremos descrever suas principais funções:

a) Determinar o que deve permanecer em estoque. Número de itens;
b) Determinar quando se deve reabastecer o estoque. Prioridade;
c) Determinar a quantidade de estoque que será necessário para um período pré-determinado;
d) Acionar o departamento de compras para executar a aquisição de estoque;
e) Receber, armazenar e atender os materiais estocados de acordo com as necessidades;
f) Controlar o estoque em termos de quantidade e valor e fornecer informações sobre sua posição;
g) Manter inventários periódicos para avaliação das quantidades e estados dos materiais estocados;
h) Identificar e retirar do estoque os itens danificados.

Existem determinados aspectos que devem ser especificados, antes de se montar um sistema de controle de estoques. Um deles refere-se aos diferentes tipos de estoques existentes em uma fábrica. Os principais tipos encontrados em uma empresa industrial são: matéria-prima, produto em processo, produto acabado e peças de manutenção.

PRINCIPAIS ENFOQUES DA GESTÃO DE ESTOQUES

Para a consecução dos objetivos, o Administrador de Materiais deve ter como seus principais enfoques:

1. Administração de Recursos: que é em grande parte baseada em técnicas que integram os elementos de tecnologia de manufatura e otimizam a utilização de pessoas, materiais e instalações ou equipamentos);

2. Sistema de Controle de Informações: pois sua utilização correta leva a uma melhoria de produtividade, através da distribuição de informações; integrando gestores, funcionários, clientes, fornecedores e setores da empresa envolvidos com seu abastecimento, como:

· Informações para os usuários;
· Informações para a gestão;
· Informações para compras;
· Informações para o almoxarifado;
· Informações para inventário.

É um processo, que coleta, organiza e dissemina informações tecnológicas, com uma rede estabelecida para comunicar tecnologias recém-identificadas.

O Sistema-Empresa fazendo bem o uso de suas informações estará a frente em relação aos seus concorrentes, porque a disponibilidade e distribuição onipresente da informação faz parte de um dos vetores para a competitividade das empresas.

Utilizando bem esses recursos, informações e pessoas, o Administrador de Materiais estará apto a exercer as suas funções de forma eficaz, ou seja, gerenciando as entradas e saídas dos materiais necessários à empresa.

RESSUPRIMENTO DE ESTOQUES

Para contornar problemas, tais como estimativas exageradas que implicam a imobilização desnecessária de recursos financeiros (além de congestionamento de áreas de armazenagem), utiliza-se parâmetro de ressuprimento, que tem por finalidade manter os níveis permanentemente ajustados em função da lei de consumo, do prazo de reposição, da importância operacional e do valor de cada material.

POLÍTICA DE GESTÃO DE ESTOQUES

A administração geral da empresa deverá determinar ao departamento de controle de estoques o programa de objetivos a serem atingidos, isto é, estabelece certos padrões que sirvam de guias aos programadores e controladores e também de critérios para medir o desenvolvimento do departamento.

Estas políticas são diretrizes que, de maneira geral, são as seguintes:

a) Metas de empresas quando há tempo de entrega dos produtos ao cliente;
b) Definição do número de depósitos de almoxarifados e da lista de materiais a serem estocados neles;
c) Até que nível deverão flutuar os estoques para atender uma alta ou baixa demanda ou uma alteração de consumo.

As definições das políticas são muito importantes ao bom funcionamento da administração de estoques. Percebe-se, então, que uma gestão inadequada pode resultar em efeitos danosos, tais como, insegurança na empresa, elevados custos, perda de tempo, falta de confiabilidade de funcionários, fornecedores e clientes. Resultando o possível fechamento da empresa.

Aquisição
ESPECIFICAÇÃO

· Antes de se iniciar uma especificação, é fundamental ter em mente, de forma clara: O QUÊ se quer comprar, PARA QUE servirá esse produto e QUEM fará uso dele;

· Depois de definido o produto, sua utilidade e o usuário, o segundo passo é procurar conhecer bem o produto. Não se pode descrever algo que não se conhece bem.

a) Custo-benefício

Conhecido bem o produto, atingi-se a fase mais difícil da especificação: a relação custo-beneficio.

Uma boa especificação não deve prever apenas as características dos materiais e o custo da compra, mas deve ser também uma forma de fazer com que o dinheiro gasto na compra renda mais.

Esta difícil tarefa de estabelecer critérios na especificação capazes de favorecer a qualidade e o uso adequado do produto - sem, no entanto, encarecê-lo ou suprimir características julgadas supérfluas - é a aplicação prática da RELAÇÃO CUSTO-BENEFÍCIO.

Quanto mais conhecemos um produto e o fim para o qual deve ser utilizado, mais nos aproximamos da relação custo-beneficio.

Nem sempre o mais barato é ruim, como também nem sempre o mais caro é o melhor. Assim, somente um estudo, envolvendo os usuários, os técnicos e os responsáveis pelas especificações, poderá determinar o material que melhor atende às suas necessidades, para depois, dentre as várias ofertas de mercado, optar-se pela de melhor preço.

Uma das formas de se analisar o custo-beneficio é formular as seguintes perguntas:

. O que é realmente necessário?
. Qual é a durabilidade, tamanho, forma, cor e tudo mais que for desejável no produto?
. O que faz o produto?
. Quanto custa?
. Suas características favorecem o usuário?

b) Utilização

Quem especifica deve conhecer como se utiliza o produto que será comprado. Ajudado pelos usuários finais e pelos responsáveis pelo recebimento, o "especificador " fará constar da especificação as qualidades necessárias para correta utilização e os defeitos que, se presentes, causarão a recusa do produto. Não é possível fazer uma boa especificação sem se manter contato com os outros setores de compras.

SOLICITAÇÃO DE COMPRAS

A Solicitação de Compras é um documento que dá a autorização para o comprador executar uma compra. Seja para materiais produtivos ou improdutivos ela é solicitada para um programa de produção, para um projeto que se está desenvolvendo ou ainda para abastecimento geral da empresa. É o documento que deve informar o que se deve comprar, a quantidade, o prazo de entrega, local da entrega e, em alguns casos especiais, os prováveis fornecedores.

COLETA DE PREÇOS

A cotação é o registro do preço obtido da oferta de diversos fornecedores em relação ao material cuja compra foi solicitada. Não deve ter rasuras e deverá conter preço, quantidade e data do recebimento na Seção de Compras; deverá ainda estar sempre ao alcance de qualquer consulta e análise de Auditoria quando for solicitada.

E um documento que precisa ser manuseado com atenção; os elementos aí contidos devem fornecer não somente ao comprador, mas também a qualquer outro os informes completos do que se está pretendendo comprar, para que a cotação dada corresponda exatamente ao preço do produto requerido e não surjam dúvidas futuras por insuficiên­cia de lados ou das características exigidas.

Para melhor análise desses dados, eles podem ser transcritos em um mapa que é a cópia fiel das cotações recebidas, a fim de que se tenha uma melhor visualização. Existem casos em que a empresa utiliza a própria solicitação de compras para registro da coleta de preços.

CONDIÇÕES DE AQUISIÇÃO

Ao se fazer uma cotação de preços para determinado equipamento ou produto, os fornecedores em potencial enviam propostas de fornecimento, que informam preço, prazo, reajuste e uma serie de condições gerais que estabelecem. A empresa, por intermédio do comprador, fixa também diversas condições para o fornecedor. Vejamos algumas das condições mais usuais que são feitas pelos fornecedores.

a) Condição De Pagamento

Em casos de atrasos na entrega de mercadorias sem culpa do fornecedor, as datas dos pagamentos permanecerão as mesmas, como se a entrega tivesse sido feita na data devida. Se as condições de pagamento, inclusive as relativas ao reajuste de preços, não forem observadas além da correção monetária, a ser calculada com base nos índices conjuntural publicado pela F.G.V. e proporcional ao atraso ocorrido, o comprador ficará sujeito ao pagamento de multa moratória de 1% ao mês sobre as importâncias devidas sem necessidade de qualquer interpelação, judicial ou extrajudicial.

O comprador não pode suspender ou reduzir os pagamentos baseado em reclama­ções não reconhecidas como procedentes pelos vendedores. Se, por ocasião do término da fabricação não for possível o despacho do material, por motivos alheios à vontade do fornecedor, efetua-se o respectivo faturamento, correndo a armaze­nagem por conta exclusiva do comprador.

O pagamento inicial efetuado pelo comprador, mesmo sem o envio do pedido, traduz a concorrência tácita do volume do fornecimento, das características técnicas e das condições constantes da proposta. Consistindo o pedido em várias ou diferentes unidades, assiste-nos o direito de fornecer e faturar cada unidade separadamente. As duplicatas extraídas em conformidade com as condições de pagamento ajustados devem ser aceitas nos termos da legislação em vigor. Um eventual reajuste de preço deverá ser pago contra apresentação da respectiva fatura.

b) Prazo de Fabricação

Os prazos de fabricação são geralmente indicados na proposta em dias úteis de trabalho, de acordo com a programação estimada na data da proposta. Portanto, para que tenha validade, por ocasião da encomenda, os prazos devem ser expressamente confirmados. O prazo de fabricação deverá ser contado a partir da data do recebimento do sinal e da primeira parcela do preço de venda ou da data de nossa confirmação, por escrito, do pedido expressamente aceita por nós.

O prazo, inclusive para efeito do cálculo do reajuste de preço, ficará prorrogado de tantos dias quantos forem os dias da mora no pagamento das prestações ajustadas ou nos casos de qualquer das seguintes ocorrências:

· Informações, documentação e esclarecimentos pedidos ao comprador, a pes­soas ou entidades indicadas pelo mesmo comprador, e não respondidos ou entregues no devido tempo;

· Atrasos por motivos de força maior, tais como guerra, revolução, motim perturbação da ordem, epidemias, inundações, incêndio, explosão greves e de, modo geral, geral, acontecimentos fortuitos, alheios á vontade; inclusive falhas de fabricação e impossibilidade na obtenção de matérias-primas.

c) Local De Entrega

Salvo o que diferentemente for estabelecido, a entrega do material é efetuada na fábrica. O material, uma vez pronto, total ou parcialmente, deverá ser retirado logo após o aviso. Na impossibilidade da retirada do mesmo, por motivos independentes à sua vontade, o fornecedor reserva-se o direito de despachá-lo ao endereço do comprador, por sua conta e risco, ou de armazená-lo, igualmente por sua conta e risco, mantendo-o à distância do mesmo, sendo considerado entregue. Os venci­mentos, para efeito de pagamento, são contados a partir da data do aviso de disponibilidade.

Exceções ou modificações dessas "Condições Gerais" somente serão válidas quando forem aceitas por escrito. Na existência de condições de compra, estabelecidas pelo comprador, contrárias às condições gerais, prevalecem estas últimas.

PEDIDO DE COMPRA

O Pedido de Compra é um contrato formal entre a empresa e o fornecedor, devendo representar fielmente todas as condições e características da compra aí estabelecidas; razão pela qual o fornecedor deve estar ciente de todas as cláusulas e pré-requisitos constantes do impresso, dos procedimentos que regem o recebimento das peças ou produtos, dos controles e das exigências de qualidade, para que o pedido possa legalmente ser considerado em vigor. As alterações das condições iniciais também devem ser objeto de discussões e entendimentos, para que não surjam dúvidas e venha a empresa a ser prejudicada com uma contestação pelos fornecedores envolvidos.

O Pedido de Compra tem força de contrato e a sua aceitação pelo fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas, tais como: quantidade, qualidade, freqüência de entregas, prazos, preços e local de entrega. Deve-se alertar o fornecedor para a propriedade dos desenhos e marcas exclusivas da compradora e para as implicações legais daí decorrentes.

Cuidados especiais devem ser tomados na negocia­ção que envolva a encomenda e a compra de uma ferramenta específica, evitando-se que a mesma não venha a ser fornecida a terceiros. Os pedidos de compra devem sempre ser remetidos ao fornecedor por intermédio de um protocolo, para o qual se farão registros e controles.

São bastante normais atrasos nos prazos de entrega dos fornecedores, porém esta situação deve, na medida do possível, ser evitada; o comprador deverá manter um acompanhamento constante desses prazos, comunicando ao fornecedor quando os atrasos passam a ser significativos.

É bastante comum que no verso do Pedido de Compra cada empresa registre as suas condições de compra, que são características especiais da estrutura de cada empresa e da sua política de Compras. Essas Condições poderiam ser, de maneira geral, as seguintes:

1. As mercadorias deverão ser entregues absolutamente dentro do prazo combinado. A não-observância da presente cláusula garante-nos o direito de cancelar este Pedido de Compra em todo ou em parte, sem qualquer prejuízo de nossa parte;

2. Todo material fornecido deverá estar rigorosamente de acordo com o nosso pedido, no que se refere a especificações, desenhos etc., e sua aceitação é condicionada à aprovação de nossa inspeção. Em casos de rejeição será colocado a disposição por conta e risco do fornecedor, até sua retirada. Qualquer despesa de transporte, relativa a materiais assim rejeitados, ocorrera por conta do fornecedor;

3. Reservamo-nos o direito de recusar e devolver, às custas do fornecedor, qualquer parcela de material recebido em quantidade superior àquela cujo fornecimento foi autorizado pela presente;

4. A presente encomenda não poderá ser faturada por preço mais elevada do que aquele aqui estabelecido, salvo prévia modificação e posterior consentimento de nossa parte;

5. Não serão aceitas responsabilidades de pagamentos referentes a transporte, embalagem, seguros etc., salvo se especificadamente autorizados pela presente;

6. Qualquer débito resultante de pagamento por parte do fornecedor sobre transporte, embalagem, seguro etc., quando autorizado, deverá ser corretamente documentado junto à fatura correspondente ao fornecimento feito;

7. Fica expressamente entendido que o fornecedor será considerado estritamente responsável por qualquer obrigação ou ônus resultante da venda ou fabricação de qualquer dos itens deste pedido de compra que viole ou transgrida qualquer lei, decreto ou direitos de patentes e de copyright ou marca registrada;

8. Não assumimos qualquer responsabilidade por mercadorias, cujas entregas não tenham sido autorizadas por um Pedido de Compra devidamente aprovado ou que, de qualquer modo, não estejam de acordo com os termos e condições supra-esta­belecidas;

9. Garanta a possibilidade de novos pedidos respeitando o estabelecido nos itens acima. Pedimos, em beneficio recíproco, avisar-nos por telefone, telegrama ou carta sobre qualquer dilatação que venha a sofrer o prazo de entrega originalmente fixado ou sobre sua impossibilidade de cumprir qualquer das cláusulas acima.

Ao receber um produto do fornecedor existem normalmente algumas divergências entre aquilo que foi solicitado e o que efetivamente o fornecedor entregou, ou divergências com qualquer negociação combinada anteriormente constante no Pedido de Compra. Para evitar comunicações extensas e periódicas, lança-se mão de uma carta-padrão, aonde estvam englobadas todas as irregularidade que porventura ve­nham a acontecer.

LICITAÇÕES

Para o setor público o instrumento utilizado para compras é a licitação, como forma de dar transparência à compra pública.

Licitação é o procedimento administrativo pelo qual uma pessoa governamental pretendendo alienar, adquirir ou locar bens, realizar obras ou serviços, segundo condições por ela estipuladas previamente, convoca interessados na apresentação de propostas, a fim de selecionar a que se revele mais conveniente em função de parâmetros antecipadamente estabelecidos e divulga­dos. Esta exigência encontra fundamento na Constituição Federal, no seu artigo 37 inciso XXI.

Este procedimento visa garantir duplo objetivo:

· De um, lado proporcionar às entidades governamentais possibilidade de realizarem o negócio mais vantajoso;
· De outro, assegurar aos administrados ensejo de disputarem entre si a participação nos negócios que as pessoas administrativas entendam de realizar com os particulares.
a) Quem Está Obrigado A Licitar

União, Estados, Municípios, Distrito Federal, Territórios e autarquias estão obrigados a licitar, em obediência às pertinentes leis de licitação, o que é ponto incontroverso. O problema que se põe é saber se as sociedades de economia mista e empresas públicas também se sujeitam ao dever de licitar.

b) Inexigibilidade De Licitação

A obrigatoriedade somente não se aplica em determinados casos descritos a seguir conforme decreto-lei Nº 200 de 25 de fevereiro de 1967:

Art. 126. As compras, obras e serviços efetuar-se-ão com estrita observância do princípio da licitação.
§ 1.0. A licitação só será dispensada nos casos previstos nesta lei.
§ 2.0. É dispensável a licitação:
· Nos casos de guerra, grave perturbação da ordem ou calamidade pública;
· Quando sua realização comprometer a segurança nacional, a juízo do Presidente da República;
· Quando não acudirem interessados à licitação anterior, mantidas, neste caso, as condições preestabelecidas;
· Na aquisição de materiais, equipamentos ou gêneros que só podem ser fornecidos por produtor, empresa ou representante comercial exclusivos, bem como na contratação de serviços com profissionais ou firmas de notória especialização;
· Na aquisição de obras de arte e objetos históricos;
· Quando a operação envolver concessionário de serviço público ou, exclusivamente, pessoas de direito público interno ou entidades sujeitas ao seu controle majoritário;
· Na aquisição ou arrendamento de imóveis destinados ao Serviço Público;
· Nos casos de emergência, caracterizada a urgência de atendimento de situação que possa ocasionar prejuízos ou comprometer a segurança de pessoas, obras, bens ou equipamentos;
· Nas compras ou execução de obras e serviços de pequeno vulto, entendidos como tal os que envolverem importância inferior a cinco vezes, no caso de compras e serviços, e a cinqüenta vezes, no caso de obras, o valor do maior salário mínimo mensal.

c) Princípios De Licitação

A Lei Nº.8-666, de 21 de junho de 1993, dispõe no artigo 3º que as licitações serão processadas e julgadas na conformidade com os seguintes princípios: da legalidade, da impessoalidade, da moralidade, da igualdade, da publicidade, da probidade administrativa, da vinculação ao instrumento convocatório, do julgamento objetivo e dos que lhe são correlatos.

Além dos princípios arrolados na Lei 8.666/93, Hely Lopes Meirelles acrescenta outros como sigilo na apresentação das propostas: adjudicação compulsória e procedimento formal.

d) Modalidades Da Licitação

Cinco são as modalidades de licitação previstas na lei -art. 22 (O § 8' veda a criação de outras modalidades licitatórias ou sua combinação):

· Concorrência - é a modalidade de licitação própria para contratos de grande valor, em que se admite a participação de quaisquer interessados, cadastrados ou não, que satisfaçam as condições do edital, convocados com a antecedência mínima prevista na lei, com ampla publicidade pelo órgão oficial e pela imprensa particular;

· Tomada de preços - é a licitação realizada entre interessados previamente registrados, observada a necessária habilitação, convocados com a antecedência mínima prevista na lei, por aviso publicado na imprensa oficial e em jornal particular, contendo as informações essenciais da licitação e o local onde pode ser obtido o edital. A nova lei aproximou a tomada de preços da concorrência, exigindo a publicação do aviso e permitindo o cadastramento até o terceiro dia anterior à data do recebimento das propostas;

· Convite - é a modalidade de licitação mais simples, destinada às contratações de pequeno valor, consistindo na solicitação escrita a pelo menos três interessados do ramo, registrados ou não, para que apresentem suas propostas no prazo mínimo de cinco dias úteis. O convite não exige publicação, porque é feito diretamente aos escolhidos pela Administração através de carta-convite. A lei nova, porém, determina que cópia do instrumento convocatório seja afixada em local apropriado, estendendo-se automaticamente aos demais cadastrados da mesma categoria, desde que manifestem seu interesse até vinte e quatro horas antes da apresentação das propostas;

· Concurso - é a modalidade de licitação destinada à escolha de trabalho técnico ou artístico, predominantemente de criação intelectual. Normalmente, há atribuição de prêmio aos classificados, mas a lei admite também a oferta de remuneração;

· Leilão - é espécie de licitação utilizável na venda de bens móveis e semoventes e, em casos especiais, também de imóveis.

e) Publicação Dos Editais

Os editais de concorrência, tomada de preços, concurso e leilão deverão ser publicados com antecedência, no mínimo, por uma vez no Diário Oficial da União, no Diário Oficial do Estado, ou em jornal de grande circulação no Estado e também, se houver, em jornal de circulação no Município, dependendo da estância da licitação.

f) Limites Das Licitações

O artigo 23 define 3 modalidades de Licitação em função dos tipos de serviços solicitados, tendo em vista o valor estimado da contratação. Estes limites foram recentemente alterados pelo Decreto n. 9.618, publicado no Diário Oficial da União em 28/05/98 com os seguintes valores:

Para Obras e Serviços de Engenharia:

· Convite: valores de até R$ 150.000,00
· Tomada de Preços: valores de R$ 150.000,00 a R$ 1.500.000,00;
· Concorrência: valores acima de R$ 1.500.000,00.


Para Compras e Serviços não referidos no tópico anterior:

· Convite: valores de até R$ 80.000,00
· Tomada de Preços: valores de R$ 80.000,00 a R$ 650.000,00;
· Concorrência. : valores acima de R$ 650.000,00.

g) Dispensa de Licitação

O Artigo 24 define que a Licitação é dispensável nos seguintes casos:

· Para obras e Serviços de Engenharia: até o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade Convite (R$ 15.000,00), desde que não se refiram a parcelas de uma mesma obra ou serviço ou ainda para obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local que possam ser realizadas conjunta e concomitantemente;

· Para Compras e outros Serviços: até o valor de 10% do limite previsto no caso da modalidade convite (R$ 8.000,00), desde que não se refiram a parcelas de um mesmo serviço ou compra de maior vulto que possa ser realizada de uma só vez.

h) Prazos Para Publicação Do Edital

O prazo mínimo que deverá mediar entre a última publicação do edital resumido ou da expedição do convite e o recebimento das propostas será:

· De quarenta e cinco dias para:
- Concurso;
- Concorrência: do tipo "melhor técnica" ou "técnica e preço", ou execução por empreitada integral;

· De trinta dias para:
- Concorrência, nos casos não especificados acima;
- Tomada de preços, quando a licitação for do tipo "melhor técnica" ou "técnica e preço";

· De quinze dias para:
- Tomada de preços, nos casos não especificados acima;
- Leilão;

· De cinco dias úteis para:
- Convite.

i) Procedimento Da Licitação

Apesar dos atos que compõem o procedimento terem, cada um, finalidade específica, eles têm um objetivo comum: a seleção da melhor proposta. Este ato derradeiro do procedimento é um ato unilateral que se inclui dentro do próprio certame, diferentemente do contrato, que é externo ao procedimento.

"O procedimento da licitação será iniciado com a abertura de processo administrativo, devidamente autuado, protocolado e numerado, contendo a autorização respectiva, a indicação sucinta de seu objeto e do recurso próprio para a despesa, e ao qual serão juntados oportunamente:... "

Da Requisição de Compra deverá constar obrigatoriamente:

· Justificativa do pedido, endossada pelo titular do órgão;
· Especificação adequada do produto a ser adquirido;
· Indicação do recurso próprio a ser onerado, devidamente confirmado pela Seção de Contabilidade da unidade requisitante;
· Atendimento ao princípio de padronização, sempre que possível for;
· Indicação dos fatores a serem considerados e expressamente declarados no Edital, para fins de julgamento das propostas.

Segundo Hely Lopes Meirelles, esta é a fase interna da licitação à qual se segue a fase externa, que se desenvolve através dos seguintes atos, nesta ordem:

1. Edital ou convite de convocação dos interessados;
2. Recebimento da documentação e propostas;
3. Habilitação dos licitantes;
4. Julgamento das propostas (classificação)
5. Adjudicação e homologação.

A modalidade em que todas as fases da licitação se encontram claramente definidas é a concorrência.

1 - Edital

"É o instrumento pelo qual a Administração leva ao conhecimento público a abertura de concorrência, de tomada de preços, de concurso e de leilão, fixa as condições de sua realização e convoca os interessados para a apresentação de suas propostas. Como lei interna da licitação, vincula a Administração e os participantes.

Funções do edital

Segundo a lição de Celso Antônio Bandeira de Mello, o edital:

· Dá publicidade à licitação;
· Identifica o objeto licitado e delimita o universo das propostas;
· Circunscreve o universo dos proponentes;
· Estabelece os critérios para análise e avaliação dos proponentes e das propostas;
· Regula atos e termos processuais do procedimento;
· Fixa cláusulas do futuro contrato.

2 - Habilitação

A habilitação, por vezes denominada “qualificação”, é a fase do procedimento em que se analisa a aptidão dos licitantes. Entende-se por aptidão a qualificação indispensável para que sua proposta possa ser objeto de consideração, sendo que o licitante pode ser habilitado ou não pelo órgão competente.

Obs: Na modalidade de licitação chamada “convite” inexiste a fase de habilitação. Ela é presumida; é feita a priori pelo próprio órgão licitante que escolhe e convoca aqueles que julga capacitados a participar do certame, admitindo, também, eventual interessado, não convidado, mas cadastrado.

3 - Classificação

"É o ato pelo qual as propostas admitidas são ordenadas em função das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital". (Celso A. Bandeira de Mello - ob. cit. pg. 3 14)

Após se confrontar as ofertas, classificam-se as propostas e escolhe-se o vencedor , a partir das vantagens que oferecem, na conformidade dos critérios de avaliação estabelecidos no edital a quem deverá ser adjudicado o objeto da licitação." (ob. cit. pc , 272)

A classificação se divide em duas fases:

· Na primeira, ocorre a abertura dos envelopes "proposta" entregues pelos participantes do certame. Os envelopes são abertos em ato público, previamente designado, do qual se lavrará ata circunstanciada;

· Na segunda, há o julgamento das propostas, que deve ser objetivo e em conformidade com os tipos de licitação.

Critérios de classificação

Existem quatro tipos básicos de licitação (4 critérios básicos para avaliação das propostas):

· Licitação de menor preço - é a mais comum. O critério do menor preço é , sem dúvida, o mais objetivo. É usual na contratação de obras singelas, de serviços que dispensam especialização, na compra de materiais ou gêneros padronizados;

· Licitação de melhor técnica - esse critério privilegia a qualidade do bem, obra ou serviço propostos em função da necessidade administrativa a ser preenchida. O que a Administração pretende é a obra, o serviço, o material mais eficiente, mais durável, mais adequado aos objetivos a serem atingidos;

· Licitação de técnica e preço - neste tipo de licitação, combinam-se os dois fatores: técnica e preço. Esse critério pode consistir em que a técnica e preço sejam avaliados separadamente, de modo a que, após selecionar as propostas que vierem a alcançar certo índice de qualidade ou de técnica, o preço será o fator de decisão. Pode-se, ainda atribuir pesos, ou seja, ponderação aos resultados da parte técnica e ponderação ao preço, que serão considerados em conjunto;

· Licitação de maior lance ou oferta - nos casos de alienação de bens ou concessão de direito real de uso (art. 45 § 1' da Lei 8.666/93).

As propostas que estiverem de acordo com o edital serão classificadas na ordem de preferência, na escolha conforme o tipo de licitação. Aquelas que não se apresentarem em conformidade com o instrumento convocatório serão desclassificadas.

Não se pode aceitar proposta que apresente preços unitários simbólicos, irrisórios ou de valor zero, ainda que o instrumento convocatório não tenha estabelecido limites mínimos (v. § 3' do art. 44 da Lei 8.666/93).

j) Conclusão

O processo de compras públicas se assemelha em quase sua totalidade ao do sistema privado, sendo assim, todas as técnicas de compras devem ser observadas e sempre que possível aplicadas, seguindo o que foi visto neste trabalho.

O fator diferencial para compras públicas é o uso do instrumento para a efetivação da compra: a licitação, que consiste geralmente de um processo longo e extremamente burocrático com grande quantidade de documentação. Sua utilização pode ser explicada pela preocupação de se garantir a ética no que se trata ao uso do dinheiro público.

A licitação visa evitar fraudes e vícios do sistema, por isso é um processo rígido com pouca flexibilidade o que dificulta o desenvolvimento de inovações.

Estes fatores vêm a reforçar os argumentos para que geralmente se compre em grandes quantidades (gerando aumento no custo final da mercadoria). Na verdade o que realmente deve-se fazer é tomar a licitação como a restrição do sistema e, por este motivo, deve-se concentrar esforços e subordinar as outras atividades à restrição para se otimizar ao máximo o processo, possibilitando a redução dos estoques. Umas das atividades com enorme relevância neste sentido é a de planejar rigorosamente a aquisição dos materiais para que o estoque dos mesmos não termine antes da adjudicação de um novo lote.

Certamente este método não deve ser adotado pelas empresas privadas pois já está garantido o controle do emprego do dinheiro pelo dono do capital, gozando então do benefício de utilizar processos mais flexíveis e eficientes, proporcionando menores custos e melhores resultados à empresa.

Classificação
O QUE É CLASSIFICAÇÃO

Sem o estoque de certas quantidades de materiais que atendam regularmente às necessidades dos vários setores da organização, não se pode garantir um bom funcionamento e um padrão de atendimento desejável. Estes materiais, necessários à manutenção, aos serviços administrativos e à produção de bens e serviços, formam grupos ou classes que comumente constituem a classificação de materiais. Estes grupos recebem denominação de acordo com o serviço a que se destinam (manutenção, limpeza, etc.), ou à natureza dos materiais que neles são relacionados (tintas, ferragens, etc.), ou do tipo de demanda, estocagem, etc.

Classificar um material então é agrupá-lo segundo sua forma, dimensão, peso, tipo, uso etc. A classificação não deve gerar confusão, ou seja, um produto não poderá ser classificado de modo que seja confundido com outro, mesmo sendo semelhante. A classificação, ainda, deve ser feita de maneira que cada gênero de material ocupe seu respectivo local. Por exemplo: produtos químicos poderão estragar produtos alimentícios se estiverem próximos entre si. Classificar material, em outras palavras, significa ordená-lo segundo critérios adotados, agrupando-o de acordo com a semelhança, sem, contudo, causar confusão ou dispersão no espaço e alteração na qualidade.

OBJETIVO DA CLASSIFICAÇÃO

O objetivo da classificação de materiais é definir uma catalogação, simplificação, especificação, normalização, padronização e codificação de todos os materiais componentes do estoque da empresa.

IMPORTÃNCIA DA CLASSIFICAÇÃO

O sistema de classificação é primordial para qualquer Departamento de Materiais, pois sem ele não poderia existir um controle eficiente dos estoques, armazenagem adequada e funcionamento correto do almoxarifado.

CRITÉRIOS DE CLASSIFICAÇÃO

Entre outros, costuma-se dividir os materiais segundo os seguintes critérios:

1 - Quanto À Sua Estocagem

a) Materiais estocáveis

São materiais que devem existir em estoque e para os quais serão determinados critérios de ressuprimento, de acordo com a previsão de consumo.

b) Materiais não-estocáveis

São materiais não destinados à estocagem e que não são críticos para a operação da organização; Por isso, seu ressuprimento não é feito automaticamente. Sua aquisição se dá mediante solicitação dos setores usuários, e sua utilização geralmente é imediata.

c) Materiais de estocagem permanente

São materiais mantidos em nível normal de estoque, para garantir o abastecimento ininterrupto de qualquer atividade. Aconselha-se o sistema de renovação automática.

d) Materiais de estocagem temporária

Não são considerados materiais de estoque e por isso são guardados apenas durante determinado tempo, até sua utilização.

2 - Quanto À Sua Aplicação

a) Materiais de consumo geral

São materiais que a empresa utiliza em seus diversos setores, para fins diretos ou indiretos de produção.

b) Materiais de manutenção

São os materiais utilizados pelo setor específico de manutenção da organização.

PRINCÍPIOS DA CLASSIFICAÇÃO

A classificação de materiais está relacionada à:

1 - Catalogação

A Catalogação é a primeira fase do processo de classificação de materiais e consiste em ordenar, de forma lógica, todo um conjunto de dados relativos aos itens identificados, codificados e cadastrados, de modo a facilitar a sua consulta pelas diversas áreas da empresa.

Simplificar material é, por exemplo, reduzir a grande diversidade de um item empregado para o mesmo fim. Assim, no caso de haver duas peças para uma finalidade qualquer, aconselha-se a simplificação, ou seja, a opção pelo uso de uma delas. Ao simplificarmos um material, favorecemos sua normalização, reduzimos as despesas ou evitamos que elas oscilem. Por exemplo, cadernos com capa, número de folhas e formato idênticos contribuem para que haja a normalização.

Ao requisitar uma quantidade desse material, o usuário irá fornecer todos os dados (tipo de capa, número de folhas e formato), o que facilitará sobremaneira não somente sua aquisição, como também o desempenho daqueles que se servem do material, pois a não simplificação (padronização) pode confundir o usuário do material, se este um dia apresentar uma forma e outro dia outra forma de maneira totalmente diferente.

2 – Especificação

Aliado a uma simplificação é necessária uma especificação do material, que é uma descrição minuciosa para possibilitar melhor entendimento entre consumidor e o fornecedor quanto ao tipo de material a ser requisitado.

3 - Normalização

A normalização se ocupa da maneira pela qual devem ser utilizados os materiais em suas diversas finalidades e da padronização e identificação do material, de modo que tanto o usuário como o almoxarifado possam requisitar e atender os itens utilizando a mesma terminologia. A normalização é aplicada também no caso de peso, medida e formato.

4 - Codificação

É a apresentação de cada item através de um código, com as informações necessárias e suficientes, por meio de números e/ou letras. É utilizada para facilitar a localização de materiais armazenados no almoxarifado, quando a quantidade de itens é muito grande.

Em função de uma boa classificação do material, poderemos partir para a codificação do mesmo, ou seja, representar todas as informações necessárias, suficientes e desejadas por meios de números e/ou letras. Os sistemas de codificação mais comumente usados são: o alfabético (procurando aprimorar o sistema de codificação, passou-se a adotar de uma ou mais letras o código numérico), alfanumérico e numérico, também chamado “decimal”. A escolha do sistema utilizado deve estar voltada para obtenção de uma codificação clara e precisa, que não gere confusão e evite interpretações duvidosas a respeito do material.. Este processo ficou conhecido como “código alfabético”. Entre as inúmeras vantagens da codificação está a de afastar todos os elementos de confusão que porventura se apresentarem na pronta identificação de um material.

a) Objetivos da codificação

· Desenvolver métodos de codificação que por um modo simples, racional, metódico e claro, identifique-se os materiais;
· Facilitar o controle de estoques;
· Evitar duplicidade de itens em estoque;
· Facilitar as comunicações internas da organização no que se refere a materiais e compras;
· Permitir atividades de gestão de estoques e compras;
· Definir instruções, técnicas de controle de estoques e compras, indispensáveis ao bom desempenho das unidades da empresa.

b) Métodos de codificação

- Número Seqüencial

É o método pelo qual se distribui seqüencialmente números arábicos a casa material que se deseja codificar. Este método embora simples, não deixa de ser bastante eficaz, especialmente em empresas de pequeno e médio portes.

- Método Alfabético

A codificação pelo sistema alfabético é a que utiliza letras em vez de números, para a identificação dos materiais. É um sistema bastante limitado especialmente hoje, quando as máquinas que não aceitam símbolos alfabéticos já são tão largamente aceitas nas empresas modernas.

No sistema alfabético o material é codificado segundo uma letra, sendo utilizado um conjunto de letras suficientes para preencher toda a identificação do material. Pelo seu limite em termos de quantidade de itens e uma difícil memorização, este sistema esta em desuso.

- Método Alfanumérico ou Misto

Este método caracteriza-se pela associação de letras e algarismos. Permite certa flexibilidade porquanto as letras que antecedem os números poderão indicar lotes ou representar a inicial do material codificado. Apesar de ser o método mais difundido no Brasil, apresenta o problema da não aceitação das letras pelos sistemas mecanizados.

O sistema alfanumérico é uma combinação de letras e números e permite um número de itens em estoque superior ao sistema alfabético. Normalmente é dividido em grupos e classes, assim:

A C --- 3721
(classe, grupo e código indicador)

- Método decimal (simplificado)

Este método de codificação apoia-se na “Decimal Classification”, do famoso bibliotecário norte americano Melville Louis Kossuth Dervey. É uma adaptação de idéia genial de Dervey, uma simplificação de seu sistema. Consiste basicamente na associação de três grupos e sete algarismos. É o método mais utilizado nos almoxarifados para a codificação dos materiais.

1º Grupo-00 - Classificador: designa as grandes “ Classes ” ou agrupamentos de materiais em estoque;
2º Grupo-00 - Individualizador: identifica cada um dos materiais do 1º grupo;
3º Grupo-000 - Caracterizador: descreve os materiais pertencentes ao 2º grupo, de forma definitiva, com todas as suas características, a fim de torná-los inconfundíveis.

Sendo o mais usado nas empresas, pela sua simplicidade e com possibilidades de itens em estoque e informações incomensuráveis.

- Exemplo

Suponhamos que uma empresa utilize a seguinte classificação para especificar os diversos tipos de materiais em estoque:

· Matéria-prima;
· Óleos, combustíveis e lubrificantes;
· Produtos em processos;
· Produtos acabados;
· Material de escritório;
· Material de limpeza.

Podemos verificar que todos os materiais estão classificados sob títulos gerais, de acordo com suas características. É uma classificação bem geral. Cada um dos títulos da classificação geral é submetido a uma nova divisão que individualiza os materiais. para exemplificar tomemos o título 05 – materiais de escritório, da classificação geral, e suponhamos que tenha a seguinte divisão:

05 - Material de Escritório
lápis
canetas esferográficas
blocos pautados
papel carta

Devido ao fato de um escritório ter diversos tipos de materiais, esta classificação torna-se necessária e chama-se classificação individualizadora. Esta codificação ainda não é suficiente, por faltar uma definição dos diversos tipos de materiais. Por esta razão, cada título da classificação individualizadora recebe uma nova codificação, por exemplo, temos o título 02 - caneta esferográfica, da classificação individualizadora, e suponhamos que seja classificada da maneira seguinte:

02 - canetas esferográficas
marca alfa, escrita fina, cor azul
marca gama, escrita fina, cor preta

Esta nova classificação é chamada de “codificação definidora” e, quando necessitamos referir-nos a qualquer material, basta que informemos os números das três classificações que obedecem à seguinte ordem:

· Nr da classificação geral;
· Nr da classificação individualizadora;
· Nr da classificação definidora.


Por exemplo, quando quisermos referir-nos a “caneta esferográfica marca alfa, cor vermelha, escrita fina”, basta que tomemos os números: 05 da classificação geral; 02 da classificação individualizadora; e 003 da classificação definidora, e escrevemos:

05 - 02- 003

O sistema numérico pode ter uma amplitude muito grande e com enormes variações, sendo uma delas o sistema americano “Federal Supply Classification” que tem a seguinte estrutura:

XX ---- XX ---- XXXXXX ---- X
Dígito de controle
Código de identificação
Classe
Grupo

Assim mesmo, ele pode ser subdividido em subgrupos e subclasses, de acordo com a necessidade da empresa e volume de informações que se deseja obter de um sistema de codificação. Para comparação com o exemplo anterior, a classificação geral seria o grupo, o subgrupo a classificação individualizadora, e a classe, a classificação definidora, e os quatros dígitos faltantes do código de identificação serviriam para qualquer informação que se deseja acrescentar.

5 - Padronização

É o processo pelo qual se elimina variedades desnecessárias, que, sendo geralmente adquiridas em pequenas quantidades, encarecem sobremaneira os materiais de uso normal. Dentro desta conceituação de padronização estabelecem-se padrões de medição, qualidade, peso, dimensão do material, etc.

No estudo de padrões, deve-se atentar para os organismos de padronização em geral (ABNT, ISO, ASTM, NEMA, ANSI, etc.), procurando-se normas impostas por legislação e de maior uso no mercado fornecedor.
A ABNT – Associação Brasileira de Normas Técnicas é o organismo oficial de normalização no Brasil, representando-o nos organismos internacionais.

a) Objetivo da padronização

Eliminar as variedades desnecessárias, excluindo desta forma os desperdícios e as sobras, economizando tempo, espaço e dinheiro. A padronização deve ser de acordo com o padrão de mercado, com maior número de fornecedores, facilitando sua aquisição e minimização dos custos.

b) Vantagens da padronização

· Favorece a diminuição do número de itens;
· Simplifica o trabalho de estocagem;
· Permite a obtenção de melhores preços;
· Reduz o trabalho de compras;
· Diminui os custos de estocagem;
· Permite a aquisição dos materiais com maior rapidez e economiza com consertos e substituições de peças.

Pela padronização se adquire a certeza de não haver confusão entre os tipos de materiais que se assemelham sem se equiparem, ficando, portanto, distintamente classificados pela própria especificação.

c) Desvantagem da padronização

· Um programa de padronização, se não for sabiamente realizado, poderá acarretar muita confusão;

· As Normas para Padronização seguem algumas recomendações previamente utilizáveis na aplicação da técnica de padronização de materiais: Consulta de Catálogos; Informações dos Fornecedores; Análise dos Estoques existentes; Informações do Setor Usuário.

6 – Identificação

a) Conceito de item

O termo item de material é aplicável a um conjunto de objetos (materiais) que possuem as mesmas características. Como exemplo, consideremos as latas de cerveja de 330 ml em uma caixa de latas de um supermercado. Apesar de poder haver diferença entre uma lata e outra (pequenas diferenças dimensionais, de peso, etc.), para o cliente que adquire uma lata da caixa essas diferenças praticamente não têm interesse algum.

A lata de cerveja do exemplo acima é um item de material (o código de barras que identifica o produto é o mesmo para as diversas latas). As características que definem essa lata (volume líquido, composição, tipo de lata, marca, tipo de cerveja, data de validade etc.) são as mesmas para as diversas latas da caixa.

Um item pode especificar, também, um produto vendido a granel. Quando colocamos combustível em um posto, o álcool comum é um item.

Um item pode se referir, ainda, a um conjunto de peças iguais em uma embalagem (uma caixa de borracha escolar com várias borrachas) ou a um conjunto de peças diferentes (um “kit” de ferramentas, por exemplo).

Numa empresa existem itens que são estocados e itens que são utilizados imediatamente após a aquisição (ou que se comportam, para fins contábeis, como se fossem utilizados imediatamente após a aquisição). Geralmente são denominados, respectivamente, “itens de estoque“e “itens não de estoque”.

A embalagem com que o material é comercializado, por ser uma característica que pode ser importante para o cliente, pode determinar a existência de itens diferentes para o mesmo material básico. Como exemplo, álcool em embalagens de 1 litro é um item diferente de álcool em embalagens de ½ litro.

A marca do produto é uma característica importante para o cliente em um supermercado, devido ao preço, à confiança na marca, à forma da embalagem etc. No supermercado, para cada marca tem-se um item diferente. Em um setor de manutenção de uma empresa a marca do álcool utilizado para a limpeza não é importante, desde que o produto tenha a qualidade requerida. Neste caso, para as várias marcas tem-se um só item.

b) Conceito de número da parte

A identificação de itens de material em uma organização pode ser feita de diversas formas, dependendo de onde é utilizada: código interno, número de desenho, código do fabricante, código do fornecedor, número de catálogo, amostra, protótipo, modelo, aplicação, nome, descrição, norma técnica, especificação, código internacional de produtos (código de barras) etc.

Os códigos de identificação de itens de material são geralmente conhecidos, na indústria, como “número de parte”. No comércio costuma-se dar a denominação de “código do produto”. Às vezes são denominados “número de peça”, o que nem sempre é adequado, principalmente para materiais vendidos a granel (exemplo: mangueira vendida em metros) ou vendidos em caixas com várias peças (exemplo: caixa com 4 velas para um motor de automóvel).

c) Conceito de número de série

Há situações em que se torna importante a distinção de cada uma das peças de um item. Como exemplo típico, os itens que possuem garantia (televisores, máquinas em geral, etc.) tornam necessária a identificação de cada peça isoladamente. Essa identificação é feita por um código denominado “número de série”. O número de série é, portanto, uma espécie de detalhamento do número de parte. Os itens onde há necessidade de utilização de número de série são conhecidos, habitualmente, como “serializados”.

O número do chassi de um automóvel é um número de série típico. Na fábrica de automóveis todos os chassis com as mesmas características correspondem ao mesmo item, porém possuem números de série diferentes. O número de série individualiza o material.

d) Identificação de lotes

Certos materiais, tanto por necessidade legal como por interesse de controle de qualidade, devem ser identificados por lotes de fabricação. Essa identificação pode ser feita no próprio produto ou em sua embalagem e visa localizar todos os produtos (peças, remédios, produtos metalúrgicos, alimentos, etc.), com algum tipo de problema detectado tanto pelos clientes como pela própria empresa.

Uma empresa que fabrica parafusos, por exemplo, pode detectar uma incidência muito grande de refugos no processo de fabricação. É importante, nesse caso, que o controle de produção permita rastrear o processo de fabricação até a identificação do lote da matéria prima utilizada no processo, para poder pesquisar as possíveis causas do problema. Essa característica de “rastreabilidade” é muito importante no processo de fabricação para se poder ter garantia de qualidade do processo.

A identificação por lotes é uma espécie de intermediário entre o número de série e o número de parte. Nos produtos serializados o lote fica facilmente identificado pela faixa de números de série.

e) Identificação pelos atributos

A descrição de um item através de suas características (atributos, propriedades), conhecida por “nome”, “nomenclatura”, “descrição”, ”denominação”, “designação”, ” especificação”, etc., é uma das formas de identificação de materiais. O termo especificação é, em geral, empregado com o significado de identificar precisamente o material, de modo a torná-lo inconfundível (ou seja, específico), principalmente para fins de aquisição.

O conjunto de descrições de materiais forma a nomenclatura de materiais da empresa. É altamente interessante a padronização da nomenclatura. Uma nomenclatura padronizada é formada por uma estrutura de nomes ou palavras-chaves (nome básico e nomes modificadores), dimensões, características físicas em geral (tensão, cor, etc.), embalagem, aplicação, características químicas, etc. É conhecida, também, como “nomenclatura estruturada”.

O “nome básico” é a denominação inicial da descrição (exemplo: arruela, parafuso, etc.), enquanto o “nome modificador” é um complemento do nome básico (exemplo para arruela: pressão, lisa, cobre, etc.). Um nome básico pode estar associado a vários modificadores. Exemplo: arruela lisa de cobre, espessura 0,5 mm, diâmetro interno 6 mm, diâmetro externo 14 mm (nome básico = arruela e modificadores = lisa, cobre,...)

A nomenclatura deve ser apresentada em catálogos em diversas ordens, para facilidade de se encontrar o código de identificação a partir do nome ou vice-versa, ou então para se encontrar o material pretendido a partir de características conhecidas.

Cadastramento de Materiais

Uma vez identificado e codificado, o material é cadastrado. O Cadastramento é o registro, em computador, dos materiais com todos os dados identificadores, como: nome, código, unidade, etc., de interesse da empresa. De posse do cadastro de materiais, a organização terá facilmente à mão as listagens de materiais, tão necessárias para consultas e análise econômico-administrativas.

Armazenamento
SISTEMAS DE ARMAZENAMENTO (estoqcagem)

· Carga unitária: embalagens de transporte (“pallets”) arranjam uma certa quantidade de material (como se fosse uma unidade), facilitando o manuseio, transporte e armazenagem, economizando tempo de armazenagem, carga e descarga, esforço, mão-de-obra e área;

· Caixas ou gavetas: ideal para materiais de pequenas dimensões, como parafusos, arruelas, material de escritório, etc, até na própria seção de produção;

· Prateleiras: destinadas a materiais de tamanhos diversos e para o apoio de gavetas ou caixas. Adequadas para peças pequenas e leves e quando o estoque não é muito grande. Constitui o sistema mais simples e econômico

· Raques: para peças longas e estreitas (como tubos, barras, tiras, vergalhões e feixes). Podem ser montados em rodízios, para facilitar o deslocamento;

· Empilhamento: uma variante das caixas, para aproveitar ao máximo o espaço vertical, reduzindo a necessidade de divisões nas prateleiras (formando uma única prateleira) e facilitando a utilização das empilhadeiras. As caixas ou pallets são empilhados uns sobre os outros, obedecendo a uma distribuição quantitativa;

· Container flexível: é uma das técnicas mais recentes, utilizada para sólidos a granel e líquidos em sacos.


ARMAZENAMENTO CENTRALIZADO X ARMAZENAMENTO DESCENTRALIZADO

CENTRALIZADO
DESCENTRALIZADO
Estocagem em um único local
Estocagem junto aos pontos de utilização
Facilita o planejamento da produção, o inventário e o controle
A entrega e o inventário são mais rápidos, o trabalho com o fichário e documentação é menor

INVENTÁRIO FÍSICO

É a verificação da existência dos materiais da empresa, através de um levantamento físico de contagem, para confrontação com os estoques registrados nas fichas, efetuado periodicamente, para efeito de balanço contábil físico e financeiro do almoxarifado, seções, depósitos e de toda a empresa, atendendo a exigência fiscal da legislação.

1 - Levantamento

· Os inventariantes são escolhidos e agrupados em duas equipes: “de contagem” (ou “de reconhecimento”) e “revisora” (ou de revisão);
· Devem ser agrupados os itens iguais, identificados com os cartões e isolados os que não serão inventariados.
2 - Contagem

2) Cada item é contado duas vezes;
3) A primeira contagem é feita pela "equipe recolhedora", que fixará o cartão de inventário em cada item, anotando a quantidade da contagem no destaque do "cartão de inventário";
4) A Segunda contagem é feita pela "equipe revisora".

Obs: Todos os registros de movimentações de estoque devem ser atualizados até a data do inventário, quando deverão ser suspensas para evitar erros

3 - Apuração

O coordenador do inventário deverá conferir ambas as contagens. Se positivo, o inventário para o item está correto, se não deverá haver uma terceira contagem por outra equipe diferente.

4 - Conciliação

Em caso de divergências, os responsáveis pelo controle do estoque deverão justificar as diferenças entre o estoque contábil e inventariado, através de relatório.

OBJETIVOS DA ARMAZENAMENTO

O avanço tecnológico proporcionou a otimização de uma série de processos e rotinas das organizações. Na área de armazenagem, introduziram-se novos métodos de racionalização e fluxos de distribuição de produtos, estendendo as melhorias à adequação das instalações e utilização de novos equipamentos para movimentar cargas.

A prática do armazenamento visa utilizar o espaço nas três dimensões, da maneira mais eficiente possível. Logo, as instalações devem proporcionar rápida movimentação de materiais, de maneira fácil e prática.

CUIDADOS ESSENCIAIS PARA A ARMAZENAMENTO

1. Determinação do local;
2. Definição adequada do layout;
3. Definição de uma política de preservação, com embalagens convenientes aos materiais;
4. Ordem, arrumação e limpeza, de forma constante;
5. Segurança patrimonial, contra furtos, incêndios, etc.

RESULTADOS DA OTIMIZAÇÃO DA ARMAZENAMENTO

1. Máxima utilização do espaço;
2. Efetiva utilização dos recursos disponíveis;
3. Pronto acesso a todos os itens (seletividade);
4. Máxima proteção aos itens estocados;
5. Boa organização;
6. Satisfação das necessidades dos clientes.

CRITÉRIOS DE ARMAZENAGEM

Existem dois tipos de armazenagem, a simples e a complexa. O que determina a complexidade da armazenagem são as características intrínsecas dos materiais, que variam em relação a:

Fragilidade
Combustibilidade
Volatização
Oxidação
Explosividade
Intoxicação
Radiação
Corrosão
Inflamabilidade
Volume
Peso
Forma
Esses materiais demandam as seguintes necessidades básicas:

Preservação especial
Equipamentos especiais anti-incêndio
Equipamentos especiais paa movimentação
Meio ambiente especial
Estrutura de armazenagem especial
Manuseio especial

TIPOS DE ARMAZENAMENTO

O esquema de armazenagem escolhido por uma empresa depende da situação geográfica de suas instalações, da natureza de seus estoques, tamanho e respectivo valor. A disposição dos materiais deve se enquadrar em uma das alternativas que melhor atenda a seu fluxo:

a) Armazenagem por agrupamento – facilita as tarefas de arrumação e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do espaço;

b) Armazenagem por tamanhos – permite bom aproveitamento do espaço;

c) Armazenagem por freqüência – implica armazenar tão próximo quanto possível da saída os materiais que tenham maior freqüência de movimentos;

d) Armazenagem Especial

- Ambiente climatizado – destinado a materiais que exigem tratamento especial;

- Inflamáveis – os produtos inflamáveis obedecem rígidas normas de segurança.

Critérios para armazenagem de cilindros de gases especiais:

Grupo 1 – Não inflamáveis, não corrosivos, baixa toxidez;
Grupo 2 – Inflamáveis, não corrosivos, baixa toxidez;
Grupo 3 – Inflamáveis, tóxicos e corrosivos;
Grupo 4 – Tóxicos e/ou corrosivos, não inflamáveis;
Grupo 5 – Espontaneamente inflamáveis;
Grupo 6 – Muito venenosos:

Os cilindros devem ser colocados em áreas cobertas, ventiladas e em posição vertical, de modo compacto, impedindo a movimentação, e somente podem ser armazenados juntos os gases cuja soma dos números do grupo perfizerem 5 (argônio – grupo 1 + amônia – grupo 4);

- Perecíveis – devem ser armazenados segundo o método “FIFO” (“First in First Out”) – “primeiro que entra é o primeiro que as”i.

e) Armazenagem em área externa – muitos materiais podem ser armazenados em áreas externas, o que diminui os custos e amplia o espaço interno. Podem ser colocados em áreas externas material a granel, tambores e contentores, pecas fundidas, chapas de metal e outros.

Coberturas Alternativas

- Galpão fix: construído com perfilados de alumínio extrudado e conexões de aço galvanizado, cobertos com laminado de PVC anti-chama, de elevada resistência a rasgos, fungos e raios ultravioleta;

- Galpão móvel: semelhante ao galpão fixo, com a vantagem de possuir flexibilidade, capacidade de deslocamento, permitindo a manipulação de materiais em qualquer lugar, eliminando a necessidade de corredores.

Independente de qualquer critério ou consideração à seleção do método de armazenamento, é oportuno salientar a conveniência a respeito às indicações contidas nas embalagens em geral, por meio dos símbolos convencionais que indicam os cuidados a serem seguidos no manuseio, transporte e armazenagem, de acordo com a carga contida.

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